Для чего предназначены отчеты access

Для чего предназначены отчеты access

1. Основные сведения об отчетах.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчетов.

3. Создание отчета в режиме Конструктор.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

3.2. Структура отчета

3.3. Форматирование отчета

Для получения печатного документа в СУБД MS Access предусмотрено несколько возможностей:

— печать таблицы в режиме таблицы (вывод всех записей или записей удовлетворяющих условиям фильтрации в табличном виде);

— печать набора записей запроса в режиме таблицы;

— печать формы в режиме формы или в режиме таблицы;

1. Основные сведения об отчетах

Отчет – настраиваемое диалоговое окно, позволяющее организовать форматированное представление данных, предназначенное для вывода на экран, принтер или в файл. В СУБД MS Access отчеты являются объектами базы данных.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать, отчеты обладают 2-мя принципиальными преимуществами:

– предоставляют широкие возможности для группировки, сортировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов записей (вычисления можно производить в разрезе группы, нескольких групп и по отчету в целом);

– позволяют осуществлять вывод данных в виде, приближенном к стандартным бланкам документов.

Этапы создания отчета.

На первом этапе разрабатывается на бумаге макет будущего отчета. При этом, указывается: из какой таблицы или запроса необходимо отображать данные, определяются уровни группировки и сортировки данных, какие поля должны быть представлены в отчете и какие элементы управления будут использовать для отображения данных, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться для придания отчету профессионального вида.

На следующем этапе происходит конструирование отчета средствами СУБД.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчета

Для создания нового отчета в СУБД MS Access необходимо перейти в окне базы данных на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет (рис.10.1) выбрать средство создания отчета.

Все средства, перечисленные в списке диалогового окна Новый отчет, можно разделить на три основные группы:

– средства автоматического создания отчетов (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный);

– мастера создания отчетов (Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки);

– конструктор создания отчетов.

Рис.10.1. Диалоговое окно Новый отчет

Средства автоматического создания отчетов позволяют на основе выбранного источника данных: таблицы или запроса, создать отчет соответствующего вида.

Мастера создания отчетов позволяют создавать отчеты в режиме диалога с пользователем. С помощью мастеров можно сформировать источник данных для отчета, выбрать вид представления данных, определить поля для группировки, сортировки и подведения итогов, выбрать итоговые функции по группе, определить макет отчета и стиль оформления, а также задать имя отчета.

Конструктор отчетов является основным средством позволяющим создавать отчеты любой сложности вручную. Вид отчета и его содержание зависят от квалификации разработчика отчета.

Обычно для создания прототипа отчета используются автоматические средства создания отчетов или мастера, а уже в конструкторе отчетов вид отчета доводится до профессионального вида.

Работа с отчетами может происходить в трех режимах: в режиме Предварительный просмотр , в режиме Образец и в режиме Конструктор .

Режим Предварительный просмотр предназначен для формирования отчета и вывода всех данных из источника записей на экран, режим Образец предназначен для быстрого формирования отчета на основе механической подстановки данных из нескольких записей источника данных (критерии выборки и сортировки игнорируются), режим Конструктор предназначен для создания и изменения структуры отчета. Для изменения режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой Вид на панели инструментов Конструктор отчетов или аналогичной командой меню Вид.

3. Создание отчета в режиме Конструктор

Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо выполнить следующие действия:

1. Настроить параметры страницы.

2. Выбрать или создать источник записей для отчета.

3. Определить уровни группировки и сортировки.

4. Разместить поля источника записей в отчете.

5. Добавить вычисляемые и свободные элементы управления.

6. Настроить свойства элементов управления и разделов отчета.

7. Отформатировать отчет с целью придания профессионального вида.

8. Сохранить отчет, задав имя.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

Основное назначение отчета – вывод на печать информации из базы данных в форматированном виде (приближенном к бланку бумажного документа). Поэтому прежде чем конструировать отчет (размещать в отчете элементы управления) необходимо настроить параметры страницы отчета (выбрать принтер, определить размер листа и его ориентацию, установить размеры полей и т. п.).

При физическом отсутствии принтера необходимо установить принтер программно с помощью команды операционной системы Пуск | Настройка | Принтеры | Установка принтера.

Для настройки параметров страницы отчета необходимо выполнить команду Файл | Параметры страницы …. Диалоговое окно Параметры страницы представлено на рис.10.2.

вкладка Страница (а) вкладка Поля (б)

Рис.10.2. Диалоговое окно Параметры страницы

Параметры страницы настраиваются для каждого отчета.

Если существует возможность вывода отчетов на различные принтеры, то в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница можно выбрать необходимый тип принтера. Диалоговое окно Выбор принтера представлено на рис.10.3.

Рис.10.3. Диалоговое окно Выбор принтера

От типа выбранного принтера зависят другие параметры страницы (см. рис.10.2): максимальный формат и размер бумаги, минимальные размеры полей, тип подачи бумаги.

От типа выбранного принтера и настройки его свойств зависит цветность отчета: вывод в цветном или черно-белом варианте.

3.2. Структура отчета

Структура отчета в режиме Конструктор представлена на рис.10.4. Любой отчет имеет следующие разделы:

– заголовок отчета (выводится только на 1-м листе отчета (титульном листе) и может содержать наименование отчета, логотип фирмы, юридический адрес предприятия и т. п.);

– верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

– область данных (предназначена для вывода полей из запроса или таблицы – источника записей для отчета);

– нижний колонтитул (выводится в нижней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

– примечание отчета (выводится только на последнем листе отчета и может содержать итоговые расчеты, выводы по отчету и т. п.).

Из всех перечисленных разделов обязательным является раздел – область данных.

Разделы заголовок отчета и примечание отчета отображаются/скрываются в окне Конструктора одновременно. Такой же принцип отображения/скрытия и у разделов верхний и нижний колонтитул (см. рис.10.4).

При группировке записей в окно Конструктора отчетов (см. рис.10.4) могут быть добавлены для каждой группы, а в отчетах можно определить до 10 уровней группировки и сортировки, независимо следующие разделы:

– заголовок группы (выводится в начале каждой новой группы и может содержать поле, по которому проводится группировка);

– примечание группы (выводится в конце каждой группы и может содержать итоговые значения по группе).

Высоту области любого раздела отчета можно изменять с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Ширину отчета настраивают исходя из выбранного размера бумаги, ориентации листа и размеров печатных полей.

Пример определения ширины отчета для бумаги формата А4 представлен в таблице 10.1.

Отчеты в базе данных Access 2007

Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 1):

• Мастер отчетов
• Конструктор отчетов
• Инструмент Report
• Пустой report

Рис. 1.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
• В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
• Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).

Рис. 2.

• Все «Доступные поля» переведем в «Выбранные поля», выделив их и щелкнув на кнопку >>.
• На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
• На шаге «Выберите порядок сортировки записей». В раскрывающемся списке выберем «Фамилия» для сортировки по возрастанию.
• На шаге «Выберите вид макета для отчета». Выбираем: Макет — блок, ориентация — книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
• На шаге » Выберите требуемый стиль». Выбираем — Изящная.
• Следующий шаг — «Задайте имя отчета». Вводим имя — Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Рис. 3.

• Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

Рис. 4.

Редактирование:
1) удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля КодГруппы переместить поле «Название» из списка «Группы студентов»;
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим «Предварительный просмотр» (рис 6).

Рис. 6.

Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет. Инструмент «Пустой report» позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область «Список полей» существующих таблиц. Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы «Элементы управления» на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Ответьте на вопросы в тетрадях по СРСП:

(Ответы должны быть полными с объяснениями можно вклеить рисунки из СУБД MS Access с помощью копирования кнопкой PrtScrn)

1. Что такое Базы данных и СУБД? (Для устного ответа: покажите созданное готовое БД в СУБД MS Access и объясните как организованна в ней БД.)

2. Как организуется реляционная БД? (Для устного ответа: покажите созданные таблицы готовом БД в СУБД MS Access и объясните как они организованны).

3. Объясните первоначальный этап создания файла БД в СУБД MS Access? Что такое расширение файла и с каким расширением сохраняется файл БД в СУБД MS Access ?

4. Что является основным объектом в реляционной БД?

5. Какие поля имеет таблица БД в СУБД MS Access?

6. Что такое ключ в таблицах СУБД MS Access? Какие существуют ключи в БД?

7. Как организуются логические связи в таблицах СУБД MS Access?

8. Что такое запрос СУБД MS Access и что используют для его создания?

9. Что такое форма СУБД MS Access и как создают формы в СУБД MS Access?

10. Что такое отчет и чем отличается он от других объектов СУБД MS Access? Как создаются формы в СУБД MS Access?

При проставлении баллов: за СРСП 9 будет учитываться написанный ответ в тетради; за СРСП 10 подробный устный ответ, на один из вопросов, с показом и объяснением примера в созданной Вами БД на лабораторных работах . (Устный вопрос соответствует вашему номеру в списке журнала преподавателя по информатике.

Отчеты: назначение, средства создания, использование (MS Access).

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.Изображение кнопки

Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее. Ссылки на дополнительные сведения о создании отношений см. в разделе См. также.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчетов см. в разделе Просмотр, печать отчета и отправка его по электронной почте.

Примечание. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

Заголовок отчета Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

Заголовок группы Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

Нижний колонтитул Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание отчета Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание. В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.

вопрос 51. Индексирование (упорядочение) записей в базе.

Упорядочение (сортировка) данных в таблицах при выводе на экран.

В процессе работы с данными в базе возникает необходимость изменить порядок их следования по значениям определенных полей. Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

• В пункте меню Записи выбрать команду Сортировка;

• Указать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию.

Есть возможность упорядочения данных по значению нескольких полей одновременно, когда сначала упорядочиваются данные по значению первого заданного поля, затем в рамках одного значения первого поля упорядочиваются записи по значению второго поля и т. д.

Для многоуровневой сортировки используется расширенный фильтр.

Порядок действия при многоуровневой сортировки таков:

• Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

• В пункте меню Записи выбрать команду Расширенный фильтр;

• В появившемся окне «Фильтр» в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей;

• Для каждого поля в строке бланка Сортировка указать порядок сортировки;

• При необходимости не только упорядочить записи в таблице, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке Условие отбора задать нужное условие;

• В пункте меню Фильтр выбрать команду Применить фильтр.

Следует помнит, что поиск и сортировка в таблицах очень большого объема может занимать много времени. Для ускорения этого процесса поля, по которым проводятся указанные операции, должны быть индексированы.

Для отмены фильтра следует выбрать команду Удалить фильтр в пункте меню Записи.

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.

Запись – совокупность логически связанных полей, данные из которых описывают признаки одного объекта предметной области.

Поле – совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области.

Вопрос 54. Пополнение и коррекция данных в БД.

Изменение таблицы может касаться изменения структуры таблицы и изменения данных в таблице. Для изменения структуры таблицы в окне «База данных» следует выбрать нужную таблицу и нажать кнопку Конструктор (угольник, линейка, карандаш). Появится окно со структурой таблице. Для изменения данных в таблице следует открыть ее в окне «База данных» двойным щелчком мыши на значке таблицы. Так же можно редактировать данные с помощью объекта Форма (см. вопрос 61).

Вопрос 58. Поиск данных в БД по определенному правилу и выдача ответа в виде списка.

Для поиска в базе данных по слову или цифре выполните следующие действия: в списке объектов выберите столбец по которому необходимо произвести поиск, далее из строки меню нужно выбрать [СЕРВИС], затем [НАЙТИ. ] и ввести в открывшемся диалоге слово или цифру и нажать кнопку [НАЙТИ ДАЛЕЕ], для дальнейшего поиска нажимайте клавишу F3 на клавиатуре.

Для поиска в базе данных по номеру телефона нажмите кнопку «телефон», введите номер телефона и нажмите кнопку [ОК], в списке объектов будут отображены объекты с этим номером телефона.

База данных Microsoft Access и как с ними работать

Для большинства людей, работающих в офисах, база данных Microsoft Access просто необходима. В статье разберем создание базы данных microsoft Access и установку самой программы на компьютер. Научимся строить отчеты, запросы и формы Microsoft Access

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — многофункциональный редактор баз данных, который нужен пользователям для получения широких возможностей в создании новых, и форматировании готовых баз.

Он помогает достаточно быстро обрабатывать и систематизировать большой объём данных. Удобный и понятный интерфейс базы данных Microsoft Access, наличие возможности экспорта файлов из других программ и конструктора форм, делают этот софт уникальным.

Установка Microsoft Access

Установка аксесс на компьютер начинается с того, что установочный файл софта необходимо предварительно загрузить с официального сайта майкрософт . Здесь на выбор представлены различные версии разных годов. Самое оптимальное — выбирать версии, которые были выпущены позже всего, т.к. поддержка программ разработчиком будет длиться максимально долгое время. К тому же, актуальные ревизии софта содержат большое количество новых возможностей. Например: поддержка больших чисел, использование типа данных bigint и другие.

После загрузки установщика запускаем и следуем инструкциям на экране. Даже для начинающего пользователя ПК установка и первоначальная настройка приложения не вызовет особых трудностей. Запускаем Microsoft Access, на экране отобразится стартовое окно приложения.

Создание базы данных Microsoft Access

Работавшие в описываемом софте юзеры знают, что перед началом работы в майкрософт аксесс нужно сделать чистый файл базы, или, открыть уже существующий.

После открытия аксесс найдите в основном меню и нажмите кнопку “Файл”, в нём отыщите пункт “Создать”. После создания нового документа перед вами откроется пустая таблица. Для оптимально простого создания базы, пользователю на выбор даются готовые макеты, использование которых позволяет создать базу, заранее направленную на определенную задачу. Данная функция помогает вам моментально начать работать с таблицей, не настраивая форму вручную.

Начало работы с таблицей

При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

• Таблица майкрософтаксес с идентична по строению с другой программой этой же корпорации — Excel , соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;
• Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
• Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
• Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

Наполнение таблицы информацией

При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране — пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”. Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс , текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла. В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

Создание запросов и их виды

Запрос — функция Access, которая позволяет редактировать или вносить информацию в базу данных. Запросы делятся на 2 типа:

• Выборочный запрос. В данном случае приложение самостоятельно находит нужную информацию и проводит по ней соответствующие расчеты;
• Запрос действия. Позволяет добавить или удалить информацию из базы данных.

Создать запросы можно, воспользовавшись встроенным помощником “Мастер запросов”. Вызвать меню по его настройке можно, найдя нужную кнопку в графе основного меню “Создание”.

Способов для использования запросов — тысячи, поэтому перечислять их не имеет смысла, главное понимать, что это — один из самых приятных и удобных для пользователя способов использования информации в редакторе.

Формы Microsoft Access

Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять. В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы. Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

Отчеты Microsoft Access

Отчеты — многофункциональный способ получения со всех возможных источников таблицы. Конфигурация отчетов настолько многогранна, что получить сведения возможно почти любые, зависит это лишь от количества введенной в базу.

Microsoft Access предоставляет для применения несколько типов отчетов:

• Отчет — аксесс создаст автоматически отчет, собрав всю имеющуюся информацию;
• Пустой отчет — чистая форма, для заполнения которой вам нужно будет выбрать одно из необходимых для заполнения полей;
• Мастер отчетов — удобный инструмент для создания отчетов и форматирования полученных материалов.

Преимуществом пустого отчета является то, что пользователь самостоятельно имеет возможность добавить, удалить и настроить поля, а также заполнить их так, как будет удобно.

Знакомство с Access

Отчеты

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора , позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца , где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра , где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан. Отчет в режиме конструктора представлен на следующем рисунке.

В этом упражнении вы просмотрите отчет, сохраненный в базе GardenCo, только для того, чтобы получить общее представление об отчетах. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBSAccessChap09Reports. Выполните следующие шаги.

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
2. На панели объектов щелкните на пункте Отчеты (Reports). В окне базы данных отобразится список отчетов, созданных ранее, за исключением двух первых элементов, которые представляют собой команды, предназначенные для создания отчетов.
3. Щелкните на Адреса клиентов, а затем щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Preview)вверху окна базы данных, чтобы отобразить отчет. Откроется окно предварительного просмотра, характерное для всех программ Microsoft Windows. Отчет содержит адресные данные заказчиков, напечатанные в формате почтовых наклеек.

В режиме конструктора отчет напоминает форму, причем методика, которая используется для создания форм, может быть использована и в данном случае.

Другие объекты Access

Таблицы, запросы, формы и отчеты представляют собой объекты, которые широко используются при разработке баз данных Access. С их помощью можно создать мощные и удобные для работы приложения. Однако можно существенно расширить возможности базы данных , если воспользоваться страницами доступа, макросами и модулями. Чтобы обзор Access был полным, ознакомьтесь с кратким описанием этих объектов, представленным в этом разделе.

Чтобы предоставить доступ к информации, хранящейся в базе данных, пользователям Интернета или интранета, можно создать страницы, называемые страницами доступа к данным . Работа с данными на странице доступа в Web осуществляется примерно так же, как в Access — пользователи могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм.

Хотя публикация информации из базы данных в Web на первый взгляд кажется сложной, Access включает мастер, которые берет на себя большую часть кропотливой работы по созданию страницы доступа. При желании созданную мастером страницу можно доработать в режиме конструктора.

Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых обеспечивается реакция Access на такие события, как открытие формы, щелчок кнопки или обновление записи. Это особенно удобно, если предполагается передать базу данных неквалифицированным пользователям. Например, можно написать макросы, содержащие последовательность команд, выполняющих рутинные задачи, или связать такие действия, как открытие формы или печать отчета, с кнопками кнопочной формы.

Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications ( VBA ), языке программирования высокого уровня, разработанного Microsoft для создания приложений Windows . Помимо стандартного набора команд VBA , каждая программа Microsoft Office имеет собственные команды. В отличие от макросов, позволяющих автоматизировать не более пяти, шести десятков операций, VBA включает сотни команд и может неограниченно расширяться за счет дополнений, вносимых другими компаниями и частными лицами. Программы VBA используются для решения задач, слишком сложных для макросов, как, например, извлечение определенной информации из рабочих листов Excel .