Light-electric.com

IT Журнал
19 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание базы в access 2020

Создание баз данных MS Access;

Окно базы данных

Особым окном в MS Access является окно БД (рис. 6.16), которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов MS Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно назвать режимом выполнения:

— для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

— для отчета – это режим предварительного просмотра;

— для макроса – это действительно режим выполнения;

— для модуля этот режим отключен.


Второй режим – это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна БД, с помощью команд меню Вид или с помощью кнопок на панели инструментов MS Access.

В MS Access создать БД можно двумя способами. Имеется возможность создать пустую БД, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента БД.

Можно с помощью мастера сразу создать БД определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания БД. Мастер создает новую БД целиком, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую БД. Данный способ создания БД использует существующие шаблоны по определенной тематике.

При запуске MS Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую БД или открыть существующую. При создании новой БД в процессе работы прежняя БД будет автоматически закрыта.

При создании БД с помощью мастера необходимо выбрать в этом диалоговом окне способ создания базы данных переключателем Мастера, страницы и проекты БД (рис. 6.17), а затем нажать кнопку ОК. Откроется окно Создание, в котором необходимо выбрать тип создаваемой БД (рис. 6.18).

После создания файл БД обновляется автоматически при закрытии и выполнении всех операций. Далее, следуя указаниям мастера, необходимо открыть шесть окон Создание базы данных (рис. 6.19).

Создание таблиц

Таблицы – основные объекты БД, которые используются для хранения данных. Любой таблице характерны два компонента: структура таблицы и её данные. Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в неё данных. Она определяется вводимыми и хранимыми данными и правилами ввода, изменения и удаления данных. Структура таблицы включает следующую информацию:

— Имя таблицы, по которому можно обратиться к ней.

— Столбцы таблицы. Каждый столбец имеет имя и тип данного.

— Табличные и столбцовые ограничения целостности, определенные на уровне таблицы или на уровне столбца.


В MS Access имеется несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации:

— в режиме Конструктора;

— в режиме Мастера таблиц;

— в режиме Таблицы;

— путём импорта в текущую БД структур таблиц и данных из внешнего источника;

— путём создания в текущей БД таблиц, связанных с таблицами внешнего источника.

Независимо от метода создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание таблицы в режиме Конструктора

Режим конструктора позволяет гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

— После запуска MS Access перейти в окно БД. Выбрав вкладку Таблицы,нажать кнопку Создать.Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей БД невозможно. Если связанная таблица является таблицей MS Access, для добавления поля необходимо открыть исходную БД. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

— В окне Новая таблицавыбрать элемент Конструктор(рис. 6.21).

— Определить в таблице каждое поле. Это делается с помощью окна Таблица (рис. 6.22). В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат.

— Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля. В MS Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска вводаи Подписьопределяют вид БД, таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию.

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

С помощью Мастера таблиц можно создавать часто встречающиеся структуры данных. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 25 образцов делового и 20 образцов таблиц личного применения.

Процесс создания объекта БД при помощи Мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта.

Чтобы использовать Мастер создания таблиц, необходимо:

1. Щёлкнуть на значке Создание таблицы с помощью Мастера.

2. В диалоговом окне Создание таблицнеобходимо выбрать вид таблицы: Деловые или Личные (рис. 6.23).

3. В списке Образцы таблиц выбрать образец создаваемой таблицы.

4. Щелкнув на кнопке со стрелкой вправо (> – переместить одно поле,>> – переместить все поля), добавить из списка Образцы полей выбранное поле в структуру создаваемой таблицы. После выбора необходимых полей будет сформирована структура таблицы. При необходимости переименовать какое – либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя и нажать кнопку ОК.

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
Читать еще:  Vba access фильтр формы

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Создание баз данных в Microsoft Access

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

  • текстовый;
  • поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
  • числовой;
  • дата/время;
  • денежный;
  • счётчик;
  • логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
  • поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
  • гиперссылка;
  • вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
  • вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
  • мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу.

Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

Создание баз данных MS Access;

Окно базы данных

Особым окном в MS Access является окно БД (рис. 6.16), которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов MS Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно назвать режимом выполнения:

— для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

— для отчета – это режим предварительного просмотра;

— для макроса – это действительно режим выполнения;

— для модуля этот режим отключен.


Второй режим – это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна БД, с помощью команд меню Вид или с помощью кнопок на панели инструментов MS Access.

В MS Access создать БД можно двумя способами. Имеется возможность создать пустую БД, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента БД.

Можно с помощью мастера сразу создать БД определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания БД. Мастер создает новую БД целиком, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую БД. Данный способ создания БД использует существующие шаблоны по определенной тематике.

При запуске MS Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую БД или открыть существующую. При создании новой БД в процессе работы прежняя БД будет автоматически закрыта.

При создании БД с помощью мастера необходимо выбрать в этом диалоговом окне способ создания базы данных переключателем Мастера, страницы и проекты БД (рис. 6.17), а затем нажать кнопку ОК. Откроется окно Создание, в котором необходимо выбрать тип создаваемой БД (рис. 6.18).

После создания файл БД обновляется автоматически при закрытии и выполнении всех операций. Далее, следуя указаниям мастера, необходимо открыть шесть окон Создание базы данных (рис. 6.19).

Создание таблиц

Таблицы – основные объекты БД, которые используются для хранения данных. Любой таблице характерны два компонента: структура таблицы и её данные. Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в неё данных. Она определяется вводимыми и хранимыми данными и правилами ввода, изменения и удаления данных. Структура таблицы включает следующую информацию:

— Имя таблицы, по которому можно обратиться к ней.

— Столбцы таблицы. Каждый столбец имеет имя и тип данного.

— Табличные и столбцовые ограничения целостности, определенные на уровне таблицы или на уровне столбца.


В MS Access имеется несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации:

— в режиме Конструктора;

— в режиме Мастера таблиц;

— в режиме Таблицы;

— путём импорта в текущую БД структур таблиц и данных из внешнего источника;

— путём создания в текущей БД таблиц, связанных с таблицами внешнего источника.

Независимо от метода создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание таблицы в режиме Конструктора

Режим конструктора позволяет гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

— После запуска MS Access перейти в окно БД. Выбрав вкладку Таблицы,нажать кнопку Создать.Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей БД невозможно. Если связанная таблица является таблицей MS Access, для добавления поля необходимо открыть исходную БД. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

— В окне Новая таблицавыбрать элемент Конструктор(рис. 6.21).

— Определить в таблице каждое поле. Это делается с помощью окна Таблица (рис. 6.22). В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат.

— Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля. В MS Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска вводаи Подписьопределяют вид БД, таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию.

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

С помощью Мастера таблиц можно создавать часто встречающиеся структуры данных. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 25 образцов делового и 20 образцов таблиц личного применения.

Процесс создания объекта БД при помощи Мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта.

Чтобы использовать Мастер создания таблиц, необходимо:

1. Щёлкнуть на значке Создание таблицы с помощью Мастера.

2. В диалоговом окне Создание таблицнеобходимо выбрать вид таблицы: Деловые или Личные (рис. 6.23).

3. В списке Образцы таблиц выбрать образец создаваемой таблицы.

4. Щелкнув на кнопке со стрелкой вправо (> – переместить одно поле,>> – переместить все поля), добавить из списка Образцы полей выбранное поле в структуру создаваемой таблицы. После выбора необходимых полей будет сформирована структура таблицы. При необходимости переименовать какое – либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя и нажать кнопку ОК.

Начало работы в Access-2007

Введение

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.

Невзирая на то, что в этой статье сделана попытка собрать материал, который будет интересен и начинающим пользователям программы Access, и тем, кто уже знаком с предыдущими версиями данной программы.

Для того чтобы мы говорили на одном языке, определимся с понятиями, которые будут использоваться. В реляционной теории содержится очень много различных понятий и терминов, но мы будем использовать упрощенный набор определений. Это практическое руководство к действию, а не теоретические изыскания.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас — это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). О ключах мы поговорим подробнее в соответствующем разделе.

Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.

В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется . Мы не будем использовать указанные шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Запуск Access 2007 для создания новой базы

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно . Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.

Допустим, что мы решили на своем сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем базу . Для этого щелкните мышью на иконке .

В открывшемся поле имени файла введите имя файла . При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в E:my doc.

Создание таблиц Access

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента — это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его . Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком , то станет активным поле в котором отобразится слово . Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для учета наших продуктов. Для этого в первой строке второго столбца вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет . После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием . Второй столбец получил по умолчанию наименование . Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст . Поскольку в ячейку таблицы был введен текст , то программа автоматически определила тип данных как .

Аналогично в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла в килобайтах — 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их и . Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных .

Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки , .

Сохраните таблицу, нажав кнопку в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле укажите .

Аналогичным образом создайте таблицу , используя команду ленты (Рис. 01_8).

Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы электронных платежей WebMoney. Нам потребуется указать Для учета этой информации нам потребуются поля с текстовым типом данных, — с числовым типом данных и с типом данных в кратком формате даты.

Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных располагается кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните таблицу .

Создание форм

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте . Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы выглядит следующим образом.

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.

Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 02_3).

Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.

Используя команду ленты создаем форму для таблицы и .

После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей информацией:

Для этого щелкните мышкой по кнопке на Строке состояния в нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей , нажимая ее до появления на экране пустой записи в форме. После внесения данных в форму закройте ее, щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку формы и выбрав в открывшемся контекстном меню команду .

Аналогичным образом дополните информацию о заказчиках, внеся следующую запись:

После внесения данных в форму закройте её.

Создание отчетов

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой расположенной на ленте .

В процессе работы предложит выбрать из списка доступные поля (см. Рис. 03_2), для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.

Мы переносим в правую часть все доступные поля.

На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля .

Далее выбираем макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом.

Следующий шаг предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) — выберете тот, который вам больше подходит.

На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду . Выбираем последний вариант.

Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля в , нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде в левой части ленты и переключаемся в режим просмотра полученного отчета.

Аналогично создаем отчет для таблицы . Если вы выполните все предыдущие этапы, то отчет должен иметь такой вид, как на рисунке ниже, возможно отличаясь только выбранным стилем.

Релятивисты и позитивисты утверждают, что «мысленный эксперимент» весьма полезный интрумент для проверки теорий (также возникающих в нашем уме) на непротиворечивость. В этом они обманывают людей, так как любая проверка может осуществляться только независимым от объекта проверки источником. Сам заявитель гипотезы не может быть проверкой своего же заявления, так как причина самого этого заявления есть отсутствие видимых для заявителя противоречий в заявлении.

Это мы видим на примере СТО и ОТО, превратившихся в своеобразный вид религии, управляющей наукой и общественным мнением. Никакое количество фактов, противоречащих им, не может преодолеть формулу Эйнштейна: «Если факт не соответствует теории — измените факт» (В другом варианте » — Факт не соответствует теории? — Тем хуже для факта»).

Максимально, на что может претендовать «мысленный эксперимент» — это только на внутреннюю непротиворечивость гипотезы в рамках собственной, часто отнюдь не истинной логики заявителя. Соответсвие практике это не проверяет. Настоящая проверка может состояться только в действительном физическом эксперименте.

Эксперимент на то и эксперимент, что он есть не изощрение мысли, а проверка мысли. Непротиворечивая внутри себя мысль не может сама себя проверить. Это доказано Куртом Гёделем.

Понятие «мысленный эксперимент» придумано специально спекулянтами — релятивистами для шулерской подмены реальной проверки мысли на практике (эксперимента) своим «честным словом». Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector