Электронный офис это

Информационные технологии конечного пользователя

4.2. Электронный офис

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

автоматизация рутинных работ с документами;
организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис. 4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ , которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ : разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ , ориентированных на работу с документационной информацией.

Характеристика основных программ, предназначенных для формирования и редактирования документов в электронном офисе, представлена в табл. 4.1.

2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение .

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
работа с электронной почтой и факсом и т. д.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Аппаратные средства электронного офиса — это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные ( рис. 4.8).

Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис. 4.8).

В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства, представленные на рис. 4.9.

Копирование. В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов.

Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются:

средства электрофотографического копирования;
средства микрофильмирования.

К средствам электрофотографического копирования относятся копировальные аппараты.

В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закреплении его на любом воспринимающем краситель материале, заряженном положительно — бумаге, кальке, металлической фольге и т. д.

Современные копировальные аппараты позволяют:

автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата;
копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата;
производить двустороннее копирование;
сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т. д.

Средства микрофильмирования служат для переноса информации на фотопленку. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.

сократить объем и площадь хранения информационных материалов на 90-95% по сравнению с объемом и площадью хранения оригиналов;
снизить стоимость изготовления копий;
организовать автоматизированный поиск необходимых документов и т. д.

Средства размножения документов (средства оперативной полиграфии) позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи копий документов. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства — ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.

Процесс размножения на ризографе идет в два этапа: подготовка рабочей матрицы и печать . Оба этапа копирования проходят без участия пользователя внутри компактного устройства. Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества.

В условиях функционирования электронного офиса большое внимание уделяется оформлению документов. При оформлении документы подвергаются обработке, которая выполняется при помощи следующих средств, представленных в табл. 4.2.

Сущность информационных технологий в офисе. Электронный офис

Содержание

1 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ 3

1.1 Сущность информационных технологий в офисе. Электронный офис 3

1.2 Характеристика и основные компоненты информационных технологий в офисе 8

2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ 12

2.1 Организация электронного документооборота. 12

2.2 Состав пакетов офисных программ.. 21

2.3 Технологии обработки текстовой информации. 24

2.4 Технологии автоматизации расчетов. 34

2.5 Базы данных и СУБД.. 38

2.6 Технологии обработки графической информации. 44

2.7 Мультимедийные технологии. 50

3 Коммуникационные технологии в офисе 55

3.1 Технологии связи. 55

3.2 Электронные органайзеры.. 58

3.3 Интернет-технологии. 62

3.4 Основы информационной безопасности. 71

Список литературы 74

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

Сущность информационных технологий в офисе. Электронный офис

Информационная технология — совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Информационные технологии обеспечивают переход от рутинных к промышленным методам и средствам работы с информацией в различных сферах человеческой деятельности, обеспечивая ее рациональное и эффективное использование.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используя совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

К офисным задачам можно отнести следующее: делопроизводство, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:

— обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д.);

— сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);

— хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).

Читать еще: Как в офисе сделать презентацию

Отсюда следует, если при решении выше перечисленных задач, офисная деятельность характеризуется, прежде всего, используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации, если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Электронный офис — это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.

Использование вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло в своем развитии следующие три этапа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный.

Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печать, общение, выверка документов, работа с почтой, ведение картотек, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, выполнение расчетов, планирование и др.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением, специализированных функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу.

В производственном офисе организовано применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Электронный офис практически исключает возможность внутрифирменного представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Основные функции электронного офиса:

— общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

— локальное хранение документов;

— обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

— дистанционная и совместная работа служащих над документом;

— поддержка общения без отрыва от рабочего места;

— персональная обработка данных;

— составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

— обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;

— генерация отчетов по обработке данных;

— управление личным временем;

— контроль автоматической корреспонденции;

— обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

— обеспечение стилистического качества документов;

— моделирование решений и имитация их принятия;

— информационная поддержка принятия решений;

— создание адаптируемых АРМ;

— обмен локальной и персонализированной информацией;

— обмен и интеграция программных средств;

— перенос документов с одного носителя на другой:

— полиграфическое оформление документов;

— групповой контакт через терминалы.

В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Список возможностей виртуального офиса позволяет сравнить его с реальным: здесь можно проводить переговоры, презентации, конференции, консультации с помощью доступных способов интернет-коммуникаций (например, чат, вебинар).

Примером организации виртуального офиса является сайт компании, виртуальная АТС.

Преимущества виртуального офиса:

— экономия текущих издержек. Благодаря виртуальному офису компании не нужно содержать дорогостоящий офис. Экономия средств в данном случае позволяет существенно уменьшить тарифы на обслуживание. В Европе и Америке существует большое количество брокерских контор и дисконтных банков, у которых клиентских офисов нет вообще или расположены они за пределами города в дешевых помещениях;

— привлечение новых клиентов. Снижение тарифов, а также удобство пользования таким сервисом привлекает в компанию новых клиентов.

Электронный офис

Пример.

1)порядка 2 относительно при ;

2) —б.б.3-го порядка относительно при .

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами– работу в электронном офисе.

· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

· средства копирования документов;

· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.

В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием.

1.2.Автоматизация деловых процессов

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителей этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

Первый класс.Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).

Второй класс.Более сложные задачи – задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

Третий класс. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Четвёртый класс.Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

Пятый класс.Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

1.3.Классификация работников офиса

При классификации работников офиса явно выделяются три группы (см. рис. 1).

Рис. 1. Классификация работников офиса в зависимости от уровня управления

Менеджеры высшего звена–топ-менеджеры (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники отделов и т.п.), решающие задачи четвертого и пятого классов. Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями обобщенных информационных ресурсов учреждения.

Менеджеры среднего звена и специалисты составляют специалисты — работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.

Читать еще: Где найти майкрософт офис

Эффективность функционирования учреждения в основном определяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.

Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике этого не происходит).

Исполнители, менеджеры низшего звена– технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clercs) – кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) и т.п.

Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой же группе относятся работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы — оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок. Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.

Понятие электронного офиса.

Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.

К офисным задачам можно отнести следующие задачи: делопроизводство управление, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:

· обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д. );

· сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);

· хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).

Электронный офис — это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов

Основные функции электронного офиса:

· общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

· локальное хранение документов;

· обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

· дистанционная и совместная работа служащих над документом;

· поддержка общения без отрыва от рабочего места;

· персональная обработка данных;

· составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

· обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и веление персональных баз данных;

· генерация отчетов по обработке данных;

· управление личным временем;

· контроль автоматической корреспонденции;

· обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

· обеспечение стилистического качества документов;

· моделирование решений и имитация их принятия;

· информационная поддержка принятия решений;

· создание адаптируемых АРМ;

· обмен локальной и персонализированной информацией;

· обмен и интеграция программных средств;

· перенос документов с одного носителя на другой:

· полиграфическое оформление документов;

· групповой контакт через терминалы.

С помощью автоматизированной информационной технологии можно реализовать, как минимум, три этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ, принятие решений.

Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объёмов сложноорганизованной информации.

Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.

Профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ) является главным инструментом общения специалиста с компьютерной системой. Оно может играть роль автономного рабочего места, рабочей станции в локальной сети, интеллектуального терминала с удаленным доступом к ресурсам главного компьютера или внешней сети.

Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работ.

Основные операции по накоплению, хранению и обработке информации при организации АРМ специалиста возлагаются на компьютерную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач, анализе функций управления и подготовке управленческих решений.

АРМы финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента (от сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного анализа, в котором используются различные методики):

· формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;

· анализ финансового состояния предприятия;

· анализ устойчивости, рентабельности, показателей ликвидности и др.;

· анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;

· сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.

Техническое обеспечение электронного офиса в финансовом менеджменте выбирается, исходя из объёма и сложности решаемых на предприятии задач финансового менеджмента, уровня развития информационных технологий в данной предметной области.

В современном электронном офисе используются следующие технические средства:

· устройства ввода-вывода информации,

· устройства хранения информации,

В электронном офисе для решения задач финансового менеджмента используется один или несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. На рынке представлен широкий спектр моделей персональных компьютеров, отличающихся функциональными возможностями и стоимостью (В мире персональных компьютеров, занимающих в настоящее время лидирующие позиции в обеспечении информационных технологий, наиболее широко распространены IBM-совместимые персональные компьютеры с процессором Intel (семейство процессоров х86). Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией — совокупностью основных устройств, типом и моделью процессора, объёмом оперативной памяти и жесткого диска, наличием устройств мультимедиа и дисководов, типом и размером монитора, типом видеокарты.

Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объёма и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объёмы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.

Для организации и поддержания в рабочем состоянии компьютерных сетей используется сетевое оборудование:

· концентратор (HUB) — предназначен для распознавания конфликтов между элементами сети и их ликвидации, синхронизации информационных потоков внутри сети, обычно используется в локальных компьютерных сетях радиальной топологии;

· коммутатор — аппаратное средство, обеспечивающее прием, контроль поступления и маршрутизацию информационных пакетов;

· маршрутизатор (router) — предназначен для организации взаимосвязи между несколькими локальными сетями, объединения таких сетей в сети более высокого уровня, распределения потоков информации между сегментами сетей. Для обеспечения связи с «внешним миром», передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факс-модемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (мини-АТС), пейджеры и др. Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры (оптико-электрические считывающие устройства) различной конструкции.

Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные (игольчатые), струйные и лазерные принтеры. При выборе модели принтера можно руководствоваться следующим:

· если объём информации, которую необходимо выводить на печать, невелик и скорость и качество не имеют большого значения, можно воспользоваться матричным принтером;

· если необходима качественная печать черно-белых материалов, можно воспользоваться монохромным лазерным принтером, его производительность и формат выбираются в соответствии с потребностями офиса;

· если необходимо осуществлять печать и черно-белых, и цветных, материалов, то самый дешевый вариант — выбор цветного струйного принтера;

· если есть потребность в печати цветных материалов полиграфического качества в условиях сети, то следует приобрести и использовать сетевой цветной лазерный принтер.

Для размещения данных в электронной форме на магнитных или оптических носителях предназначены устройства хранения информации. Кроме жесткого диска, дисководов для гибких дисков, которые стали неотъемлемыми элементами конфигурации персонального компьютера, в офисе могут быть использованы:

· стример — устройство памяти на магнитной ленте большой емкости, основное применение это обмен информацией с жестким диском для создания резервной копии памяти и архива;

· устройства для записи (чтения-записи) компакт-дисков (CD-R, CD-RW), позволяющие производить запись на специальные матрицы (либо для однократной записи, либо для многократного использования). Установка такого устройства в офисе поможет решить проблему резервного копирования;

Читать еще: Ключ офис 2020 плюс

· DVD-накопители, использующие самые современные технологии записи информации; на стандартном DVD-диске можно разместить более четырех гигабайт информации (на порядок больше, чем вмещает компакт-диск). DVD- накопители позволяют работать практически со всеми видами обычных компакт-дисков.

Для обработки видео- и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.

К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно-копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители — фирмы Xerox, Canon и др.).

К дополнительным устройствам можно отнести:

· сетевой фильтр — устройство, предназначенное для сглаживания скачков напряжения в сетях электропитания;

· блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течение некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.

Электронная библиотека

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:

ü автоматизации обработки и передачи документов;

ü хранения документации в памяти систем;

ü интеграции всех процессов документооборота;

ü повышения информированности руководства;

ü уменьшения стоимости документального обеспечения;

ü сокращения времени поиска документов;

ü создания качественно новой информационной базы документации.

В результате использования информационных систем и сетей электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

ü учет и анализ корреспонденции;

ü учет кадров и ведение бухгалтерии;

ü составление договоров;

ü обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

ü выполнение экспертиз и проведение консультаций;

ü анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

ü проведение баланса и оценок работы;

ü ревизия отчетности;

ü ведение электронных картотек.

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль над деятельностью (ревизию отчетности, баланса, оценку работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей задачи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработку корреспонденции, подготовку отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное ПО, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

ü использование текстового и графического редактора;

ü работа с электронными таблицами;

ü применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;

ü использование программ подготовки презентаций.

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает рассматриваемая система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная же обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Основными функциями системы являются:

ü прием, регистрация и учет документов;

ü упорядочение и классификация документов:

ü обработка документов;

ü дописывание комментариев к документам;

ü поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;

ü создание личных библиотек документов;

ü изменение конфигурации документов;

ü контроль версий документов при их модификации;

ü предоставление возможности удаленного доступа к документам независимо от места их хранения;

ü управление информацией;

ü обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

ü пересылка и рассылка документов;

ü администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них видеофильмов, звука, неподвижных изображений и текстов.

Поиск документов осуществляется в соответствии с разнообразными их характеристиками: датой создания, авторами, организацией, рассматриваемой темой, типом документа. В помощь поиску осуществляется индексирование документов. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия.

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

Технология обработки документов в электронном офисе дополняется удобными формами выполнения необходимых работ. Например, на экране компьютера показывается поверхность «рабочего стола», на котором расположены пиктограммы, представляющие документы. Каждую пиктограмму, показав на нее курсором и нажав на клавишу, можно превратить в изображение документа, прочесть его либо отредактировать. И, наоборот, документ так же просто превращается в представляющую его пиктограмму. С документами-пиктограммами, расположенными на экране, можно выполнять разнообразные операции:

ü перемещать пиктограмму (документ) из одной «папки» в другую;

ü помещать пиктограмму в «корзину» (ликвидировать документ);

ü создавать новый документ и превращать его в пиктограмму;

ü передвигать на экране пиктограмму на изображение принтера (печатать документ).

На экране также изображаются условные обозначения запоминающих устройств. Передвижение пиктограммы с изображения одного из них на изображение другого, запускает процесс пересылки документа между этими устройствами.

Технология обработки документов вначале осуществлялась только с помощью одной информационной системы. Сложность этой работы и развитие сетей привели к созданию технологий распределенной обработки, осуществляемой большим числом систем сети предприятия, взаимодействующих друг с другом. Для обеспечения этих технологий были созданы электронные каталоги, являющиеся упорядоченными списками объектов, составленных в порядке, облегчающем их нахождение. Объектами, отображенными в каталогах, являются: документы, базы данных и знаний, пользователи, серверы, клиенты, программы и т.д. База данных каждого каталога содержит сведения об определенных группах объектов.

Необходимость работать с документами, прикладными программами и базами данных учреждения (предприятия) дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов – электронных офисов, оборудование которых располагается в разных местах, городах, странах. При этом создается виртуальная сеть предприятия, предоставляющая свои ресурсы так, как будто это физическая локальная сеть. Виртуальный офис, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опирается на локальные сети, соединенные с региональными. Благодаря этому абонентские системы сотрудников предприятия (учреждения) не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть.

В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора: прежде всего, это электронная почта и речевая почта: во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.

Создание виртуального офиса позволяет:

ü способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям;

ü формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы;

ü сокращать штат учреждения (предприятия) и уменьшать стоимость недвижимости:

ü поддерживать телеработу;

ü выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток.

Четкая граница между работой в учреждении и домом стала стираться.

Тенденция развития виртуальных офисов стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате, быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома.

Добавление к технологиям электронного офиса услуг Internet привело к появлению понятия «Internet-офиса». В нем кроме обычных выполняются задачи работы с банками, биржами, получение информации о состоянии банковских счетов, курсах валют и т.д.

0 0 голоса

Рейтинг статьи