Функции ms access
СУБД MS Access. Назначение основные функции.
СУБДMicrosoft Accessпредоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией.СУБДMicrosoft Accessтакже существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.СУБДMicrosoft Accessвключает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Основные объекты базы данных Access.
1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например, о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данныеи записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма.Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например, изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
4. Отчет.Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос.Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
6. Модуль.Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа кданным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:
· Функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.);
· Функции работы с окнами;
· Функции работы в базовых режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.;
MS Access: Архитектура и основные объекты СУБД MS Access. Связи между ними. Виды связей между таблицами.
Access представляет собой простую, но достаточно мощную настольную реляционную СУБД и преимущественно предназначен для создания некоммерческих приложений или приложений средней мощности, не связанных с интенсивной обработкой данных. Access входит в состав MS Office и достаточно тесно интегрирован с остальными ее компонентами.
Среди достоинств Access можно выделить также следующие:
· Простота освоения. Возможность использования непрофессионалом;
· Визуальное программирование. Простую БД можно создать только с помощью мыши, даже не прибегая к программированию;
· Наличие мастеров, которые помогают решать такие сложные задачи, как анализ данных в таблицах на избыточность, создание связанных форм, отчетов и т.д.;
· Возможность динамической проверки результатов без всякой компиляции. Конструируя таблицу, можно легко переходить в режим таблицы и при обнаружении недостатков возвращаться назад для корректировки. При этом модернизацию можно провести немедленно или отложить на длительный срок;
· Тесная интеграция с остальными компонентами MS Office.
Так как Access является интерпретатором (отчасти в силу того, что он основан на языке Visual Basic), появляется необходимость в совмещении в одном приложении функций разработки приложения и собственно функций готового приложения. Для доступа к объектам базы в режиме разработки служит специальное окно БД, содержащее список всех объектов БД. С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно условно назвать режимом выполнения или рабочего состояния. Второй режим – это режим конструктора, в котором производится создание и модификация объекта. Наличие окна БД определяет открытую БД. Закрытие окна приводит к закрытию БД. После полной разработки БД появление данного окна можно отключить. Исключив также все команды разработчика из меню и панелей инструментов, можно создать распространяемую версию БД. Такая база данных Access будет функционировать при условии наличия на компьютере СУБД Access. При необходимости можно воспользоваться пакетом Access Developer Toolkit для создания инсталляционной версии БД, где СУБД Access будет представлена несколькими файлами DLL. Для работы с распространяемой версией БД пользователям предоставляется интерфейс, обычно содержащий главную переключательную (по числу решаемых задач) и несколько обычных форм.
Программирование на VBA Access 2003 – Встроенные функции
Пришло время поговорить и о программировании на VBA Access, так как мы с Вами рассматривали уже достаточно много примеров реализации тех или иных задач в Access 2003, но мы не затрагивали основы VBA, и сегодня мы начнем со встроенных функций. Рассмотрим часто используемые функции и конечно разберем примеры их использования, для лучшего освоения языка программирования VBA для Access.
Если говорить о том, что именно мы уже рассматривали в Access 2003 то, например это Загрузка данных из текстового файла на VBA Access или Выгрузка данных из Access в шаблон Word и Excel. А сегодня мы будем рассматривать именно основы VBA и как уже сказалось выше встроенные функции.
Встроенные функции VBA Access
Если Вы уже немного знакомы с какими-нибудь языками программирования, например, Вы, знаете основы JavaScript или основы Visual Basic, то Вы должны понимать что такое встроенные функции, а если нет то я могу привести свое определение данного термина.
Встроенные функции – это функции, которые уже встроены в среду программирования. Они уже написаны до Вас и созданы именно для того, чтобы облегчить Вам написание той или иной программы, другими словами в них заложены все часто используемые операции над теми или иными данными. Они условно подразделяются на несколько типов, например: математические, строковые, функции преобразования и другие. В разных языках их количество отличается и также отличается синтаксис, но иногда как название, так и синтаксис совпадает даже в разных языках программирования, так как я уже сказал, что эти функции выполняют за Вас определенную узкую задачу, например, преобразование одного типа данных в другой, а как Вы понимаете такие задачи встречаются во всех языках программирования.
И так хватит теории, давайте приступим к рассмотрению встроенных функций VBA Access.
Для начала создадим форму, добавим на нее элемент управления «Кнопка» затем откроем, обработчик события «Нажатие кнопки», где мы и будем программировать на VBA, а конкретней пробовать использование встроенных функции.
Функция msgbox – простая функция для отображения сообщения на экране в виде диалогового окна.
И теперь сохраните, откройте форму и нажмите на нашу кнопку и у Вас отобразится это сообщение:
У данной функции один обязательный параметр и несколько необязательных. Как Вы понимаете обязательный параметр это строковое выражение для вывода сообщения, с помощью необязательных параметров вы можете задавать вид отображения этого диалогового окна, заголовок или указать файл справки. Пример чуть посложней:
Примечание! Далее я буду писать все примеры без указания начала процедуры и ее конца т.е. без Private Sub Кнопка1_Click() и End Sub, подразумевается что все примеры мы будем писать в обработчике одной кнопки, Вы просто вставляйте код ниже между этим строками.
Примечание! Более подробно об описании и значениях констант можете прочитать во встроенной автономной справке Access 2003. Тоже относится и к остальным встроенным функциям и любым другим возникающим вопросам, так как в этой справке есть все, всем советую ей пользоваться.
Функция Mid – данная функция относится к строковым функциям Access и она вырезает указанное число знаков строки. Имеет три параметра, первый это собственно сама строка, второй это начальная позиция, и третий это число символов.
Здесь мы просто указали строку, из которой необходимо вырезать, и с какого символа нужно начинать, третий параметр мы не указывали (поэтому вырезалось все, начиная с 7 символа), а если захотели, то код был бы таким (абсолютно равнозначный):
Функция Len – также относится к строковым функциям и она просто считает количество символов в строке. Давайте объединим предыдущий пример с функцией len, так как порой неизвестно (да и не удобно) сколько символов необходимо вырезать.
И результат будет таким же, как и предыдущем примере.
Функция LCase – строковая функция vba которая преобразует все буквы строки в строчные. Для закрепления давайте рассмотрим все на том же примере, только сейчас обрамим наше выражение еще и функцией LCase.
И результат будет таким же, как и раньше, но все заглавные буквы станут строчными, в нашем случае это первая буква «Н», результат:
Функции left и right – это строковые функции vba, которые вырезают указанное количеств символов слева и справа соответственно. Принцип такой же, как и, например, в Excel функциях левсимв и правсимв.
Функция right работает аналогично, только вырезает символы справа.
Функции date, time, now – это функции, с помощью которых можно получить текущую дату и время. По названию я думаю понятно, какая функция для чего нужна, если нет то date текущая дата, time текущее время, now текущая дата и время. Данные функции запускаются без параметров.
Здесь мы просто через конкатенацию вывели результаты выполнения сразу всех функций.
Функции hour, minute, second – эти функции возвращают соответственно часы, минуты и секунды. Принимают один параметр это текущее время.
Функция isnull – проверяет значение на NULL.
Программно задать значение NULL, для того чтобы данная функция вернула TRUE нельзя, поэтому применяйте эту функцию к переменным или полям, которые формируются на основе данных формы или источника данных.
Функция Nz — данная функция возвращает значение не NULL. Принимает один обязательный параметр с типом variant и один не обязательный. Она работает следующим образом, если входящий параметр NULL она преобразует его в другое значение, для предотвращения использования NULL значений в выражении. Также если указан второй параметр, то в случае если первый параметр NULL то она вернет его, т.е. второй параметр.
Пример предотвращения NULL значения в выражении:
Т.е. если бы мы не использовали данную функцию, то тогда у нас была ошибка, так как сложить число со значением NULL нельзя, но мы это предвидели и предотвратили.
Пример возвращения значения, если входящий параметр равен NULL:
Здесь просто мы смотрим если первый параметр NULL, то возвращаем второй в виде строки.
Приведу несколько функций для работы с числами.
Функции Int, Fix, Abs – функции которые работают с числами, все они принимают один параметр и делают следующее:
- Int – принимает значение типа Double и возвращает число меньшее или равное исходному числу, в случае если число отрицательное;
- Fix — принимает значение типа Double и возвращает число большее или равное исходному числу, в случае если число отрицательное;
- Abs – возвращает абсолютное значение числа переданное во входящем параметре.
Примечание! Для перевода на новую строку мы использовали константу vbNewLine.
Пока это все, надеюсь, данные простые примеры помогут Вам освоить и понять что такое встроенные функции, а мы с Вами продолжим изучать VBA Access в следующих статьях. Удачи!
Лекция 6 Тема: Запросы. Вычисления и групповые операциию
6.1. Вычисляемые поля.
6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений.
6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access.
6.4. Итоговые запросы.
6.5. Перекрестные запросы.
Очень часто при формировании набора записей требуется произвести вычисления над данными (определить возраст сотрудника, стоимость заказа, процент от продаж, выделить часть номенклатурного кода и т. п., т. е. вывести информацию, которая не хранится в базе данных) или выполнить определенные операции по непосредственной обработке отбираемых данных.
В QBE СУБД MS Access такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции.
6.1. Вычисляемые поля
Вычисляемое поле представляет собой выражение, состоящее из операторов (арифметических, сравнения, логических, конкатенации) и операндов. В качестве операндов могут быть использованы константы, встроенные или определенные пользователем функции и идентификаторы, например
Стоимость: Товары! Цена * Количество * (1-Скидка)
КоличествоМужчин: Sum(IIf(Пол = «м»; 1; 0))
Стоимость, КоличествоМужчин и ФИО являются именами вычисляемых полей и отображаются в режиме таблицы в заголовке столбца, символ двоеточие исполняет роль разделителя между именем вычисляемого поля и выражением.
Если имя таблицы или поля содержит пробелы, то его идентификатор обязан в выражении заключаться в квадратные скобки, например
Стоимость: Цена*[Количество товара]
Вычисляемое поле создается прямо в бланке QBE путем внесения выражения в ячейку Поле любого свободного столбца. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных.
Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.
Для построения сложных выражений в СУБД MS Access входит утилита, называемая Построитель выражений.
6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений
Построитель выражений можно запустить щелкнув по клавише Построить на панели инструментов Конструктор запросов или выбрав в контекстном меню поля бланка запроса QBE команду меню Построить….
Рис.6.1. Диалоговое окно Построитель выражений
Рис.6.2. Диалоговое окно Построителя выражений
со сформированным выражением
6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access
СУБД MS Access содержит более 100 встроенных функций (рис.6.3), которые можно использовать при формировании вычисляемого поля или при задании условия отбора.
Рис.6.3. Диалоговое окно Построителя выражений
со списком встроенных функций
Все встроенные функции в Построителе выражений сгруппированы по функциональному назначению.
При выборе функции в правом окне построителя, в нижней области окна Построителя выражений отображается синтаксис этой функции. Для более детальной справки необходимо щелкнуть по клавише Справка.
Обзор всех встроенных функций выходит за рамки лекции, поэтому рассмотрим наиболее используемые.
Таблица 6.1
Функции категории Дата/время
Возвращает значение дня месяца от 1 до 31
Возвращает значение месяца от 1 до 12
Возвращает название месяца соответствующего номеру месяца: 1 – январь, 2 – февраль, и т. д. Если значение аргумента флаг Истина, то функция возвращает аббревиатуру месяца: 1 – янв, 2 – фев и т. д.
Возвращает значение года от 100 до 9999
Если аргумент число не указан, возвращает значение дня недели от 1 (воскресенье) до 7 (суббота). Если аргумент число имеет значение 0, то возвращает значение дня недели от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье)
Возвращает целое число от 0 од 23, представляющее значение часа
Возвращает числовое значение в зависимости от значения аргумента интервал:
«q» – квартал (от 1 до 4);
«m» – месяц (от 1 до 12);
«yyyy» – год (от 100 до 9999);
«ww» – неделя (от 1 до 53);
и т. п. (см. справку по функции).
Возвращает текущую системную дату
Функции категории Проверка
Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) равно Null
Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) имеет один из числовых типов данных
Функции категории Управление
IIf(условие; выр1; выр2)
Возвращает значение выражения выр1 если значение аргумента условие Истина и возвращает значение выражения выр2 если значение аргумента условие Ложь. Данная функция аналогична функции ЕСЛИ в MS Excel.
Продолжение таблицы 6.1
Функции категории Текстовые
Возвращает n левых символов аргумента текст
Возвращает n правых символов аргумента текст
Mid(текст; нач_поз[; n])
Возвращает n символов начиная с позиции нач_поз аргумента текст. Если аргумент n не указан, то возвращает все символы до конца строки начиная с позиции нач_поз аргумента текст.
Возвращает количество символов (длину строки) в аргументе текст
Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных пробелов
Возвращает строковое значение аргумента текст без заключительных пробелов
Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных и заключительных пробелов
Возвращает строковое значение аргумента число
Возвращает значение аргумента переменная в формате заданным аргументом формат
6.3. Итоговые запросы
При анализе данных очень часто интересуют не отдельные записи, а итоговые значения по группам данных, например:
— количество сделок с Партнерами за определенный промежуток времени;
— средний объем продаж по каждому месяцу за предыдущий год.
Ответы на такие вопросы дает итоговый запрос.
Для вычисления итоговых значений необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов, чтобы в бланке QBE появилась строка Групповая операция (после имени таблицы).
По умолчанию для каждого поля, занесенного в бланк запроса, устанавливается значение Группировка (итоги не подводятся).
Для подведения итогов необходимо заменить установку Группировка на конкретную итоговую функцию. В СУБД MS Access предусмотрено 9 функций (табл. 6.2), обеспечивающих выполнение групповых операций.
Таблица 6.2
Функции категории Статистические
Возвращает сумму набора значений
Возвращает среднее арифметическое набора значений
Возвращает наименьшее значение из набора значений
Возвращает наибольшее значение из набора значений
Возвращает количество записей в наборе значений отличных от Null
Возвращает первое значение поля в группе
Возвращает последнее значение поля в группе
Возвращает среднеквадратичное отклонение набора значений
Возвращает дисперсию набора значений
В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Выражение. Данная установка применяется, когда в выражении (строка Поле) используется несколько итоговых функций.
В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Условие. Данная установка применяется, когда в строке Условие отбора записано условие выборки, но данные столбца (поля) не должны участвовать в групповой операции.
Для решения более сложных статистических задач в СУБД MS Access предусмотрен специальный тип запроса – перекрестный запросов.
6.4. Перекрестные запросы
Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса, в котором отражаются результаты статистических расчетов по значению одного поля таблицы.
Для построения перекрестного запроса достаточно трех полей базового источника. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы (рис.6.4). По повторяющимся значениям другого поля формируются названия заголовков столбцов итоговой (сводной) таблицы. Результаты статистической обработки по третьему полю отображаются в ячейках сводной таблицы (область значений). Пример перекрестного запроса в режиме конструктора представлен на рис.6.5, а результаты выполнения запроса на рис. 6.6.
В области заголовков строк допускается размещение нескольких полей, в то время как в других областях может размещаться только по одному полю.
В перекрестном запросе допускается указание условий отбора. Сортировка может проводиться только по полям, размещенным в области заголовков строк.
Опишите возможности СУБД MS Access.
MS Access предназначена для разработки настольных баз данных и создания приложений баз данных архитектуры клиент-сервер, работающих под управлением операционных систем семейства Windows. Эта система доступна для пользователя любого уровня.
MS Access работает с объектами, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все связанные между собой объекты организованы в один файл, называемый базой данных.
Средствами Access можно выполнить следующие операции.
1. Проектирование базовых объектов ИС — двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры(для фильтрации данных).
4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:
- оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных(формы);
- соединение данных из различных таблиц;
- проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;
- отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
- составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.
MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.
В Microsoft Access 2002 имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой пользователь, на компьютере которого установлен Microsoft Internet Explorer 5 или более поздняя версия.
Microsoft Access 2002 предоставляет мощные интуитивные способы совместного использования данных XML (Extensible Markup Language), независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. Язык XML является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями.
В Microsoft Access 2002 значительно усовершенствована интеграция Access и SQL Server за счет включения расширенных свойств базы данных SQL в проект Microsoft Access. Применение расширенных свойств в проектах Microsoft Access 2002 сделало возможным использование таких средств, как связи подстановок, условия на значения (также известные как ограничения), форматирование текста и подтаблицы.
51. Какие объекты входят в состав файла базы данных MS Access?
Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB
В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
Объекты MS Access.
MS Access работает со следующими объектами:
Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.
Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму, напечатать отчет).
Модуль – это программа, написанная на специальном языке.
Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица – это объект предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
Форма не является самостоятельным объектом MS Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Смысл их в том, чтобы предоставить пользователю средства для заполения только тех полей, которые положено заполнять. Одновремнно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики,раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее)
Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции. Запрос – объект БД , позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Отчет – объект БД предназначенный для печати данных.
Страницы это специальные объекты баз данных, выполненные в коде HTML, размещаемом на Web-странице и передаваемые клиенту вместе с ней.Страницы доступа к данным осуществляет интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенных на сервере.
Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени не более 64 символов, включая русские буквы и пробел (исключение – точка и некоторые специальные символы).
Поле – элемент таблицы, столбец или ячейка.
Запись – полный набор данных об определенном объекте, в режиме таблицы это строка.
52. Какие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов действуют в MS Access?
На имена полей, элементов управления и объектов действуют ограничения:
- Имя должно содержать не более 64 символов;
- Имя может содержать буквы, цифры, пробелы и символы, кроме точки (.), восклицательного знака (!), квадратных скобок ([ ]), кавычек («).
- С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне.
- Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.
- Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).
Текстовый — Число знаков, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства Размер поля (FieldSize). Microsoft Access не сохраняет пробелы в неиспользуемой части поля.
Поле МЕМО- До 65 535 знаков. (Если полеMEMO обрабатывается через объекты доступа к данным и содержит только текст и числа, а не двоичные данные, то его размер ограничивается размером базы данных).
Числовой — 1, 2, 4 или 8 байт (16 байт только если для свойства ^Размер поля (FieldSize)задано значение «Код репликации»).
Дата/время- 8 байт.
Дата добавления: 2015-01-19 ; просмотров: 271 ; Нарушение авторских прав
Основные функции базы данных Access
Функции базы данных Access: организация, добавление и изменение информации, связывание таблиц, макросы, модули, средства печати. Элементы базы данных: запросы, таблицы, формы и отчеты. Виды запросов: на выборку, перекрестные, на изменение, с параметрами.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
База данных — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.
Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:
· СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
· СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
· СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
Access — мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.
Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных
1. Общие сведения о базах данных
Если бы функции базы данных на этом заканчивались, она была бы не полезнее листа бумаги. Но поскольку в базе данных информация хранится в электронном виде, ее можно обрабатывать различными способами, извлекая большие преимущества.
Например, городская телефонная книга, возможно, лежит на полке в нескольких метрах от вас. В ней всегда можно найти конкретного человека или организацию из вашего города, поскольку информация в телефонной книге организована по понятным правилам. Чтобы связаться с кем-то, кто находится за пределами города, можно пойти в библиотеку и воспользоваться хранящимися в ней телефонными книгами, среди которых, вероятно, найдется хотя бы одна для каждого крупного города страны. Но если вы захотите отыскать всех людей в стране с вашей фамилией, или если вам понадобился телефон соседа вашей бабушки, эти телефонные книги не смогут помочь, поскольку способ организации информации в них делает такой поиск весьма затруднительным.
Особенности Access. Простые программы баз данных, такие как компонент Database пакета Microsoft Works, позволяют хранить информацию только в одной таблице (однотабличный файл). Такие простые базы данных называются однотабличными. Более сложные программы для работы с базами данных, такие как Access, позволяют хранить информацию в нескольких связанных таблицах, то есть создавать так называемые реляционные базы данных. Если информация в реляционной базе данных организована правильно, с этими несколькими таблицами можно работать как с одной областью хранения и получать данные в электронном виде из различных таблиц в нужном порядке.
2. Основные функции базы данных Access
· Организация данных. Создание таблиц и управление ими.
· Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным.Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
· Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представления данных, отличного от табличного (формы).
· Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.
· Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.
· Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.
· Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
· Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.
3. Элементы базы данных
·
Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.
· Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
· Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.
· Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.
База данных может содержать до 32768 объектов.
В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.
4. Таблицы
Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц. Чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы. Ниже приведен пример разработки таблиц «Клиенты», «Путевки» и «Вакансии» в режиме конструктора
Заполненные таблицы Клиенты, Путевки, Вакансии
Ниже приводится схема связей таблиц базы данных
5. Запросы
Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.
В Access существует четыре типа запросов для различных целей:
Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.
Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.
Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.
Запросы с параметрами — это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.
Примеры разработки запроса в режиме конструктора
база данные запрос отчет
Запрос 1. Клиенты и дата отправления
Запрос 2, 3, 4. Запрос Путевки, запрос с условием: Путевки в Турцию, запрос с условием: Путевки на 10 дней
Запрос Путевки на 10 дней в режиме конструктора
