Light-electric.com

IT Журнал
9 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Информационные технологии автоматизация офиса

Современные технологии офисной автоматизации

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

  • во внутрифирменном взаимодействии персонала;
  • в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

  • профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
  • контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
  • составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
  • поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
  • контролирование бэк-офиса;
  • обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
  • финансовое и производственное планирование;
  • упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
  • специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
  • автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

  • оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
  • накопленной аналитической информации о деятельности организации;
  • личных дел персонала;
  • разработок на производстве;
  • данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

  • сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
  • интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
  • структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

  • табличный и текстовый процессоры;
  • электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
  • аудиопочта и видеотекст;
  • хранение большого объема информации;
  • программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

  • операционная система:
    • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
    • Apple;
    • Linux;
  • офисные программные компоненты:
    • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
    • Siag Office для Unix;
    • iWork и т. д.;
  • прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
    • Adobe Acrobat;
    • Photoshop;
    • LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
    • Autocad;
    • Coreldraw;
    • TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
    • Finereader;
    • Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
    • Expert-Ease;
    • Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
    • логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
    • Columbis (для турбизнеса);
    • Ventura Publisher;
    • Lexicon и т. д.;
  • антивирусы:
    • Kaspersky;
    • Webroot;
    • Norton;
    • Avast;
    • McAfee;
    • Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

  • корпоративной почте с домашнего компьютера;
  • офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
  • внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

  • виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
  • технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
  • Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
  • программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
  • Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
  • Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
  • базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
  • Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
  • служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
  • новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
  • GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

  • трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
  • возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
  • элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
  • снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
  • актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).
Читать еще:  Бесплатный офис для бизнеса

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Информационные технологии автоматизации офиса

Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 1. Основные компоненты автоматизации офиса

Информационная технология автоматизации офиса организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и другими служащими. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. Базам данных будет посвящена отдельная лекция.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта (E-mail) , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции (аудио- и видеоконференции) используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) основывается на использовании устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии. происходит в результате итерационного процесса (рис. 2), в котором участвуют:

  • система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
  • человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис. 2. ИТ поддержки принятия решений как итерационный процесс

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

  • ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
  • сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей;
  • направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
  • высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Рис. 3. Основные компоненты ИТ поддержки принятия решений.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей.

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

  • составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, использования процедур агрегирования и фильтрации,
  • быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
  • построение логической структуры данных в терминах пользователя.
  • использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
  • обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

База моделей. Целью создания моделей являются описание и описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации полезной для принятия правильных решений.

Информационная технология автоматизации офиса

1) Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности- ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Основные компоненты автоматизации офиса

  • 2) База данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Из базы данных информация поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
  • 3) Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.
  • 4) Электронная почта, основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.
  • 5) Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Аудиопочта реализуется и в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
  • 6) Табличный процессор является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.
  • 7) Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
  • 8) Компьютерные конференции и телеконференции.Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
  • 9) Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Обмен каталогами прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Услуги компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
  • 10) Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
  • 11) Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их за возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров, территориально удаленных от главного офиса.
  • 12) Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом
Читать еще:  Как подшутить над коллегой в офисе

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

6.4 Информационная технология поддержки принятия решений

Главной ее особенностью является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют (рис. 6.4):

  • * система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена;
  • * человек, задающий входные данные и оценивающий полученный результат.

Рис. 6.4. Информационная технология поддержки принятия решений

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. Информационная технология поддержки принятия решения может использоваться на любом уровне управления. Важной функцией данной технологии является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Конспект по дисциплине Информационные технологии на тему «Автоматизация офиса»

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникаций персонала (с её совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить её.

Основными компонентами являются:

1. Электронный календарь. Он представляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

2. Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио — и видеоконференций.

3. Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

4. Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент введено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

5. Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы.

6. Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

Читать еще:  Офис под мак

односторонняя видео — и аудиосвязь. Здесь видео — и аудио сигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

односторонняя видео — и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео — и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео — и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

7. Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающий определенную проблему, независимо от их географического положения.

Информационные технологии автоматизация офиса

Информационные технологии автоматизированного офиса

По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются практически всеми служащими организаций на различных уровнях управления. Особенно они привлекательны для группового решения проблем, т.к. они позволяют повысить производительность труда секретарей и других офисных работников, дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем, улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности — ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Начало процесса — генерирование информации (информационных документов), окончание — восприятие, интерпретация и связанные с этим действия. Информация теряет смысл, если нет цикла интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию, выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Следовательно, человек может максимально использовать все свои способы восприятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами.

Интертекст — взаимодействие между текстами — приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста и обнажает противоречия. Компьютер как компонент информационных сетей становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение, профессионального стиля работы. Постановка проблемы в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения в процессе взаимодействия с компьютером.

Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационной технологии и ее аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки больших потоков информации из множества различных источников.

Информационные потоки (речь, изображение, текст, данные)! должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте в офисе. Рассмотрим указанные виды информационных сообщений каналы передачи (связи), по которым они поступают.

Речевые сообщения. Такие сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Телефон как важнейшее средство вер бальной коммуникации совершенствуется. Его функции значительно развились с момента начала эксплуатации в 1878 г.

В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляв’ коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами

Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны( Телефон выступает в роли: автоответчика; определителя номер звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом) средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородных сетях; блока защиты номера телефона от его определения внешних абонентом; устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.

Телефонная связь коллективная, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Новые возможности телефонной связи для преодоления этого неудобства и развития телефонного сервиса обеспечивает система радио-пейджинг.

Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают. Они:

— обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений;

— принимают и накапливают в памяти не одно, а несколько сообщений;

— обеспечивают возможность передачи групповых сообщений сразу группе владельцев пейджеров и многое другое.

Аудиоконференции. Используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Использование аудиоконференции облегчает принятие решений.

Бумажные документы. К ним могут быть отнесены всевозможные каналы передачи бумажных сообщения и их комбинаций (телетайпная связь, телексная связь, телефаксная связь и др.). полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию или копированию.

Электронная почта позволяет передавать и обрабатывать полученную корреспонденцию с помощью компьютера. На практике часто используется для пересылки деловых документов, графиков, таблиц, фотографий и т.д.

Система информационного обмена телекс. Эта информационная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различных абонентам. Система обмена телекс постепенно вбирает в себя преимущества телеграфа и телетайпа и улучшает из. По мере развития системы в нее включается также возможности факсимильной связи.

Информационная система телетекст. Телетекст — это своеобразная электронная газета или электронных бюллетень, в которых непрерывно передаются страницы текста из газет, журналов, агентств и служб.

Информационная система видеотекст. Эта система расширяет возможности получения информации и свободы выбора, а также объединяет возможности телефона, компьютера и телевизора.

Автоматизация управленческой деятельности становится все более привлекательной для менеджеров всех уровней не только потому что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но и также потому что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector