Light-electric.com

IT Журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Обработка информации офисным пакетом

Информационные технологии конечного пользователя

4.2. Электронный офис

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

  • автоматизация рутинных работ с документами;
  • организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис. 4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ , которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ : разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ , ориентированных на работу с документационной информацией.

Характеристика основных программ, предназначенных для формирования и редактирования документов в электронном офисе, представлена в табл. 4.1.

2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение .

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

  • формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
  • ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
  • обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
  • автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
  • работа с электронной почтой и факсом и т. д.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

  • обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
  • поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
  • оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
  • исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
  • исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Аппаратные средства электронного офиса — это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные ( рис. 4.8).

Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис. 4.8).

В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства, представленные на рис. 4.9.

Копирование. В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов.

Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются:

  • средства электрофотографического копирования;
  • средства микрофильмирования.

К средствам электрофотографического копирования относятся копировальные аппараты.

В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закреплении его на любом воспринимающем краситель материале, заряженном положительно — бумаге, кальке, металлической фольге и т. д.

Современные копировальные аппараты позволяют:

  • автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата;
  • копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата;
  • производить двустороннее копирование;
  • сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т. д.

Средства микрофильмирования служат для переноса информации на фотопленку. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.

  • сократить объем и площадь хранения информационных материалов на 90-95% по сравнению с объемом и площадью хранения оригиналов;
  • снизить стоимость изготовления копий;
  • организовать автоматизированный поиск необходимых документов и т. д.

Средства размножения документов (средства оперативной полиграфии) позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи копий документов. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства — ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.

Процесс размножения на ризографе идет в два этапа: подготовка рабочей матрицы и печать . Оба этапа копирования проходят без участия пользователя внутри компактного устройства. Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества.

В условиях функционирования электронного офиса большое внимание уделяется оформлению документов. При оформлении документы подвергаются обработке, которая выполняется при помощи следующих средств, представленных в табл. 4.2.

Читать еще:  Ключ от майкрософт офис 365

Функциональные пакеты для обработки информации. Интегрированные пакеты для офисов

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, способных работать как на отдельных ПЭВМ, как и в условиях вычислительной сети. На их основе с помощью информационных технологий решаются задачи автоматизации деятельности, как отдельных специалистов, так и всей организации в целом, позволяя развивать и интегрировать информационные, вычислительные и телекоммуникационные ресурсы. Обеспечивается их совместное использование на основе ведения больших баз данных, автоматизации электронного документооборота в масштабах одной организации или ведомства и во взаимодействии с глобальными информационными системами.

Сотрудник службы ДОУ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов — писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т. д. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Доминирующее положение на рынке программных продуктов занимает программа Microsoft Word

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ). ЭТ позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое. Доминирующее положение на рынке программных продуктов занимает программа Microsoft Excel.

Разнородные по формату данных документы, относящиеся к одному проекту можно собрать в одной подшивке, используя программу Office Binder. К примеру, можно поместить в Office Binder отчет в формате Word, несколько рабочих книг Excel и презентацию в Power Point. Доступ к документам одного проекта значительно упрощается — достаточно запустить файл Office Binder.

Office Binder позволяет печатать на принтере входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией. Кроме того, возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть все документы, входящие в подшивку.

Microsoft Outlook — настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule+ (персональный менеджер расписаний). Outlook — не просто новая версия этих программ, а принципиально новый тип делового приложения — интегрированный настольный информационный менеджер. Он объединяет следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование; персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange; приложения коллективной работы.

Outlook является эффективной клиентской программой для, связи с Интернетом, предоставляет полный набор функций, которые могут быть использованы как при работе с Microsoft, Exchange Server, так и при непосредственном соединении с поставщиком услуг Интернета. Пользователи Outlook могут посылать и принимать почтовые сообщения через Интернет. С помощью Outlook можно планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook или Schedule+. Используя Outlook, удаленные пользователи могут подсоединяться к Microsoft Exchange Server через Интернет для того, чтобы иметь полный доступ к электронной почте, расписаниям и общим папкам в сети их главного офиса

В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД (кроме них, в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты). Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета.

Документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта (табл. 1):

— Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office

— SmartSuite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM

— Microsoft Office фирмы Microsoft

— BackOffice фирмы Microsoft.

Таблица 1 – Интегрированные пакеты для офиса

Состав пакета электронного офиса и общая характеристика пакета MS Office 2000

Текстовый процессор Word. Представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии. В настоящее время известно большое количество текстовых процессоров: Лексикон, MultiEdit, MS DOS Editor, MS Word Perfect for Windows, MS Word for Windows, Comfo text и т. п.

Основные типы документов в Word:

  • 1. Печатные — создаются и распечатываются на одном рабочем листе или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме.
  • 2. Электронные документы в формате текстового процессора Word передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. Заказчик может его дорабатывать, форматировать, распечатывать или использовать компоненты этого документа для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей).
  • 3. Web-документы для работы в Интернете. Наиболее широк выбор средств форматирования и управления цветом.

Табличный процессор Excel. Предоставляет технологии для выполнения экономических расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет составлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм, выполнять задачи учета, планирования, статистики, вычисления аналитических данных. Табличный процессор Excel содержит средства для совместной работы целого коллектива сотрудников, которые физически находятся в совершенно разных местах, даже в разных городах. Табличный процессор Excel позволяет сохранить работу в виде web-страницы и опубликовать ее на сайте для всеобщего обозрения.

Читать еще:  Ключ офис 2020 стандарт

Файлы, создаваемые в табличном процессоре Excel, называются рабочими книгами. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, которых может быть один или несколько. Рабочие листы могут быть связаны между собой или совершенно независимы.

Данные, вводимые в рабочий лист, принимают значения даты и времени, денежных сумм, любые числа, текст, графику и т. д.

Система управления базами данных Access. Реализует технологии структурирования информации посредством гипертекстовой технологии. Работает с таблицами, как и Excel, но при этом данные могут быть связаны между собой перекрестными гиперссылками, что позволяет выполнять различные запросы.

Подготовка презентаций в программе Power Point. Программа Power Point предоставляет средства для подготовки презентаций, иллюстративного материала.

В пакет Microsoft Office для Windows входит приложение MS Power Point, предназначенное для создания и редактирования произвольных презентаций. Техника обработки презентаций тесно связана с техникой редактирования текстовых документов.

Презентация (англ, prezentation — представление) — это набор цветных иллюстраций — слайдов на определенную тему, который хранится в файле специального формата с расширением .ppt (для шаблонов презентаций .pot).

Термин «презентация» связан с информационными и рекламными функциями иллюстраций, которые рассчитаны на определенную категорию зрителей: потенциальных покупателей и заказчиков, акционеров, посетителей юридических консультаций, журналистов, читателей, аспирантов, студентов и т. д. В настоящее время презентации широко используются во всевозможных конференциях, семинарах, на защитах дипломных проектов и т. п.

Почтовая система Outlook Express. Почтовая система и персональный диспетчер Outlook Express обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Он включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную книгу и другие технологии.

Технология создания и поддержки web-узлов Front Page. Программа для работы с web-узлами, наборами специально оформленных web-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками.

Настольная издательская система Publisher. Выполняет многие технологии Word. Результат ее работы — документ в виде высококачественного полиграфического издания.

Программа для управления проектами Microsoft Project. Предназначена исключительно для управления проектами. Другое важное отличие состоит в том, что с программой Microsoft Project невозможно работать без знания теории управления проектами и особенностей этой программы.

Рабочая область программы состоит из панели представлений и собственно представлений проектных данных. Представление — это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать как таблицы, диаграммы и формы, так и их комбинации.

Диаграмма Ганта — это одно из наиболее популярных средств графического представления плана проекта, применяемое в программах для управления проектами.

Сетевой график, или блок-схема, — не менее популярное средство визуализации плана проекта, чем диаграмма Ганта. В программе Microsoft Project имеются три вида сетевых графиков:

  • • Network Diagram (сетевой график);
  • • Descriptive Network Diagram (сетевой график с описанием);
  • • Relationship Diagram (схема данных).

Основные функции современной офисной системы. Современная офисная система выполняет следующие функции:

  • • интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
  • • переход на безбумажную технологию;
  • • автоматизация рутинных операций по обработке информации;
  • • архивация информации;
  • • создание и поддержка приложений;
  • • обеспечение сохранности, целостности и достоверности информации;
  • • установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;
  • • обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;
  • • создание гибкой системы разделения и распределения информации;
  • • организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационных сетях;
  • • быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;
  • • обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.

Основные задачи офисной автоматизации. С помощью технологии автоматизированного делопроизводства решаются следующие задачи:

  • • ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;
  • • регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
  • • распределение документов по исполнителям с назначением срока исполнения по соответствующим нормативам;
  • • контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям;
  • • поиск документов по запросам;
  • • ведение оперативных и архивных фондов хранения документов;
  • • поиск архивной документации по запросам;
  • • формирование статистических данных, составление различных итоговых и сводных документов;
  • • формирование справок руководству о состоянии исполнения документов;
  • • внутренний и внешний обмен документами.

Работа с пакетом офисных программ

1. Цель работы:получение навыков работы с текстовыми документами, электронными таблицами и графическими редакторами.

2. Краткая теория:

Пакет офисных программ Microsoft Office (MSO) компании Microsoft включает: текстовый процессор MSO Word, табличный процессор MSO Excel, систему управления базами данных MSO Access, программу-органайзер MSO Outlook, программу презентационной графики MSO PowerPoint, программу деловой графики MSO Visio, настольную издательскую систему MSO Publisher, Web-редактор MSO FrontPage и т.д.

Текстовый редактор – это прикладная программа для создания и обработки текстовых документов (Блокнот, Multi-Edit). Текстовые редакторы с возможностями оформления текста и набора других объектов (таблиц, формул, рисунков и т.д.) называются текстовыми процессорами (MSO Word, OOO Writer, WordPad, Лексикон, WordPerfect).

Окно текстового процессора MSO Word 2007 включает заголовок, кнопку офисного меню, панель инструментов, ленту инструментов, рабочую область и строку состояния. В рабочей области имеются линейки, полосы прокрутки и видимая часть документа. Текстовый процессор MSO Word позволяет вводить, редактировать и форматировать текст; создавать, открывать и сохранять текстовые документы; проверять правописание в тексте, добавлять в документ таблицы, формулы, рисунки, диаграммы, звук, видео, ссылки и др. объекты; производить различные операции для обработки текста и т.д.

Читать еще:  Майкрософт офис ворд онлайн бесплатно работать

Редактирование текста – процесс изменения символов в тексте (включает вставку, удаление, замену, копирование, перемещение фрагментов текста и т.д.). Форматирование текста – процесс оформления вида текста для его представления на экране (включает форматирование символов, абзацев, страниц и т.д.).

Табличный процессор– это прикладная программа для создания и обработки электронных таблиц (наиболее распространенные табличные процессоры – MSO Excel, OOO Calc, Lotus 1-2-3). В табличном процессоре MSO Excel листы электронных таблиц состоят из ячеек на пересечении строк и столбцов. Строки обозначены цифрами, столбцы – буквами.

Адрес ячейки – обозначение индексов столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Диапазон ячеек – прямоугольная группа ячеек от начальной до конечной (обозначается знаком :). Например, C2 – адрес ячейки в столбце C и в строке 2, B2:D5 – диапазон ячеек от ячейки B2 до ячейки D5. Иногда адрес ячейки включает имя листа или файла.

Формула – совокупность констант, функций и адресов ячеек, соединённых знаками математических действий (формула начинается со знака =). В формулах используются следующие арифметические операции: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень).

Ссылка – указание в формуле адреса другой ячейки. Относительная ссылка – ссылка, которая изменяется при копировании формулы на величину смещения. Абсолютная ссылка – ссылка, которая не изменяется при копировании формулы (обозначается знаком $). Например, формула =A1+$B$2 означает сумму относительной ссылки на ячейку A1 и абсолютной ссылки на ячейку B2, формула =Лист3!C1*2 означает, что относительная ссылка на ячейку С1 3-го листа умножается на 2.

Порядок выполнения работы

U – щелчок левой кнопкой мыши (или просто “щелчок”);

UU – двойной щелчок левой кнопкой мыши;

__/ – перетаскивание левой кнопкой мыши;

U – щелчок правой кнопкой мыши;

[F10] – нажатие клавиши на клавиатуре;

[Alt]+[X] – совместное нажатие клавиш на клавиатуре;

¿ – нажатие клавиши [Enter];

|__| – нажатие клавиши [пробел];

student – ввод текста с клавиатуры;

Файл Открыть – щелчки на командах меню;

Вставить – щелчок на кнопке с рисунком;

ОК – щелчок на кнопке с надписью;

10– щелчки на стрелке справа и на элементе списка;

7.2.1. Средства обработки текстовой информации

Несмотря на широкие возможности использования компьютеров для обработки самой разной информации, самыми популярными по-прежнему остаются программы, предназначенные для работы с текстом. При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

— Операции ввода позволяют перенести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путем сканирования бумажного оригинала и последующего перевода документа из графического формата в текстовый (распознавание).

— Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т.д.

Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.

— Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Программы, предназначенные для обработки текстовой информации, называют текстовыми редакторами.

Все многообразие современных текстовых редакторов условно можно разбить на три основные группы:

1. К первой относятся простейшие текстовые редакторы, обладающие минимумом возможностей и способные работать с документами в обычном текстовом формате . txt , который, как известно, при всей своей простоте и всеобщей поддержке совершенно не позволяет более или менее прилично форматировать текст. К этой группе редакторов можно отнести как входящие в комплект поставки ОС семейства Windows редакторы WordPad и совсем малофункциональный NotePad (Блокнот), и множество аналогичных продуктов других производителей (Atlantis, EditPad, Aditor Pro, Gedit и т.д.).

2. Промежуточный класс текстовых редакторов включает в себя достаточно широкие возможности по части оформления документов. Они работают со всеми стандартными текстовыми файлами(TXT, RTF, DOC). К таким программам можно отнести Microsoft Works, Лексикон.

3. К третьей группе относятся мощные текстовые процессоры, такие, как Microsoft Word или StarOffice Writer. Они выполняют практически все операции с текстом. Большинство пользователей использует именно эти редакторы в повседневной работе.

Основными функциями текстовых редакторов и процессоров являются:

— ввод и редактирование символов текста;

— возможность использования различных шрифтов символов;

— копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;

— контекстный поиск и замена частей текста;

— задание произвольных параметров абзацев и шрифтов;

— автоматический перенос слов на новую строку;

— автоматическую нумерацию страниц;

— обработка и нумерация сносок;

— создание таблиц и построение диаграмм;

— проверка правописания слов и подбор синонимов;

— построение оглавлений и предметных указателей;

— распечатка подготовленного текста на принтере и т.п.

Также практически все текстовые процессоры обладают следующими функциями:

— поддержка различных форматов документов;

— многооконность, т.е. возможность работы с несколькими документами одновременно;

— вставка и редактирование формул;

— автоматическое сохранение редактируемого документа;

— работа с многоколоночным текстом;

— возможность работы с различными стилями форматирования;

— создание шаблонов документов;

— анализ статистической информации.

Сегодня практически все мощные текстовые редакторы входят в состав интегрированных программных пакетов, предназначенных для нужд современного офиса. Так, например, Microsoft Word входит в состав самого популярного офисного пакета Microsoft Office.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×