Light-electric.com

IT Журнал
12 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Офисные системы обработки

Электронные офисные системы.

Офисная система – это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

  • 1)автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
  • 2)организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
  • 3)осуществление эффективного поиска информации;
  • 4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

  • 1) ввод, подготовка и редактирование документов;
  • 2) регистрация документов;
  • 3) совместная работа над документами;
  • 4) контроль исполнения документов;
  • 5) создание баз данных (хранение документов);
  • 7) систематизация документов, формирование дел;
  • 8) подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

  • 1) «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
  • 2) «ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам) [11, с. 158].

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

Система включает в себя 3 продукта:

  • 1. «Делопроизводство» – комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.
  • 2. «Малый офис» – комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс–лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.
  • 3. «Канцелярия» – система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route.

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций [4, с. 36].

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

  • 1) автоматизация централизованной службы ДОУ;
  • 2) автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
  • 3) автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
  • 4) автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima–Workflow».

Система «Optima–Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб–страницами, аудио– и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

  • 1) обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес–правилам;
  • 2) устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;
  • 3) предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Офисные программные системы

На основе интеграции в рамках единой среды построены так называемые офисные системы. В них, используя технологии интеграции, совместно функционируют различные приложения, реализующие те или иные функции документационного обслуживания.

В настоящее время существует множество офисных программных систем, различающихся своими функциональными возможностями, используемыми операционными средами и др.

В целом офисные программные системы делятся на проприетарные и свободные.

Проприетарные офисные системы, как правило, разрабатываются специализированными фирмами и распространяются на коммерческой основе.

Свободные офисные системы распространяются на основе концепции открытого программного кода, что предполагает их бесплатность. Разрабатываются они сообществами программистов на добровольной основе.

Практически все офисные системы включают в себя следующие компоненты:

  • – текстовый процессор;
  • – табличный процессор;
  • – программу создания презентаций;
  • – систему управления базами данных;
  • – личный информационный менеджер;
  • – программу работы с графикой (векторной, растровой), диаграммами и блок-схемами.

Помимо перечисленного, отдельные офисные системы имеют дополнительные функциональные модули.

В табл. 19.1 представлены некоторые проприетарные офисные системы, а в табл. 19.2 – свободные системы.

Проприетарные офисные системы

Читать еще:  Офисные технологии это

IBM Lotus SmartSuite

Управление базами данных

Работа с графикой

Личный информационный менеджер

Настол ьная издател ь- ская система

Windows, Mac OS X

Свободные офисные системы

Управление базами данных

Работа с графикой

EZ Photo Editor

Личный информационный менеджер

My Address Book,

My Calendar Diary

Windows, Linux, Mac OS X

Рассмотренные в табл. 19.1 и 19.2 офисные системы ориентированы на стационарные персональные компьютеры и ноутбуки.

В настоящее время все большее распространение получают мобильные коммуникационные системы (планшетные компьютеры и смартфоны).

Их использование в документационном обеспечении управления весьма ограничено (небольшой размер экрана и не очень удобная для ввода относительно больших объемов информации сенсорная клавиатура). Впрочем, для некоторых планшетов (например, для iPad) имеются чехлы с беспроводной клавиатурой, что функционально приближает их к ноутбукам. Кроме того, следует упомянуть «гибридные» или трансформенные варианты исполнения ноутбуков, в которых имеется возможность отсоединять клавиатуру, используя оставшуюся часть как планшетный компьютер.

Для мобильных устройств в настоящее время разработано довольно много офисных систем, функциональные возможности которых сводятся к следующим:

  • – просмотр файлов с различным содержанием (текст, графика, видео, аудио) с достаточно большим множеством форматов представления и хранения информации;
  • – обработка текстовых документов;
  • – обработка таблиц;
  • – обработка презентаций;
  • – коммуникации.

Для мобильных устройств существуют несколько операционных сред: Android OS, iOS, Windows Phone.

Офисные системы в среде Android довольно многочисленны, среди них есть и коммерческие, и бесплатные. Отметим следующие:

  • – Quickoffice Pro;
  • – Documents To Go;
  • – OfficeSuite Pro;
  • – Smart Office 2;
  • – Kingsoft Office.

Офисные системы в среде iOS (для устройств фирмы Apple) представлены следующим множеством:

  • – Quickoffice Pro;
  • – Mobile Office Suite;
  • – Documents 2 Free;
  • – iWork;
  • – Office 2 HD.

Офисные системы в среде Windows Phone:

Office для Windows Phone.

Современные средства обработки документов в составе офисных систем имеют в своем составе инструменты автоматизированного решения типовых и часто повторяющихся в практической деятельности задач.

К ним относятся:

  • – типовые автоматизированные пошаговые процедуры;
  • – шаблоны;
  • – макросы.

Типовые автоматизированные пошаговые процедуры (Wizard или Мастер) – это последовательности действий, которые выполняются программным продуктом при минимальном участии пользователя в процессе решения наиболее распространенных или типовых задач, характерных для определенной предметной области. Участие пользователя состоит в определении и вводе конкретных данных на том или ином шаге процедуры, а программа сама определяет последовательность и содержание необходимых действий.

Шаблоны – это заранее подготовленные (авторами разработки программного продукта или пользователем) объекты обработки программного продукта с уже сформированными структурой, значениями типовых параметров и стилем оформления, применение которых для конкретных задач становится возможным при их минимальной модификации.

Макросы – это программные коды на языке WBA (Wisual Basic for Application) или другом аналогичном, реализующих конкретную последовательность действий при решении тех или иных задач в среде определенного функционального приложения офисной системы.

Существует два способа создания макросов: запись макроса с помощью макрорекордера и написание кода макроса в среде редактора VBA.

Электронные офисные системы

это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации [19]*
Круг задач электронной офисной системы: автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока; организация одновременного доступа к документам различных пользователей; осуществление эффективного поиска информации; обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

входящих документов».
Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).
Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст».
Система включает в себя три продукта:
v’ «Делопроизводство» “ комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов,
^ «Малый офис» — комплект баз данных.для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект вхо

дят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов, Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.
^ «Канцелярия» — система автоматизации документооборота предприятия.

Система обеспечивает: подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировка и поиск документов, формирование сводок и отчетов.
Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute.
Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управлении деловыми процессами , а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.
Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы: автоматизация централизованной службы ДОУ; автоматизация служб ДОУ структурных подразделений; автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях; автоматизация централизованного архива.
Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».
Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.
Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя, В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства,

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.
Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно в любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.
Система EMC (Enterprise Content Management — управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:
^ обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес-правилам;
* устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и туже информацию в различном контексте, версиях и форматах;
v* предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.
Корпоративная система автоматизации делопроизводства ОАО «Российские железные дороги».
Делопроизводство в аппарате управления общества осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов- Эффективность информационно-по исковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел, В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.
Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по труп-

Читать еще:  Создание учетной записи в майкрософт офис

пам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний*

Современные технологии офисной автоматизации

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

  • во внутрифирменном взаимодействии персонала;
  • в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

  • профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
  • контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
  • составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
  • поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
  • контролирование бэк-офиса;
  • обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
  • финансовое и производственное планирование;
  • упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
  • специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
  • автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

  • оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
  • накопленной аналитической информации о деятельности организации;
  • личных дел персонала;
  • разработок на производстве;
  • данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

  • сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
  • интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
  • структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

  • табличный и текстовый процессоры;
  • электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
  • аудиопочта и видеотекст;
  • хранение большого объема информации;
  • программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

  • операционная система:
    • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
    • Apple;
    • Linux;
  • офисные программные компоненты:
    • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
    • Siag Office для Unix;
    • iWork и т. д.;
  • прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
    • Adobe Acrobat;
    • Photoshop;
    • LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
    • Autocad;
    • Coreldraw;
    • TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
    • Finereader;
    • Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
    • Expert-Ease;
    • Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
    • логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
    • Columbis (для турбизнеса);
    • Ventura Publisher;
    • Lexicon и т. д.;
  • антивирусы:
    • Kaspersky;
    • Webroot;
    • Norton;
    • Avast;
    • McAfee;
    • Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

  • корпоративной почте с домашнего компьютера;
  • офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
  • внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

  • виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
  • технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
  • Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
  • программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
  • Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
  • Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
  • базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
  • Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
  • служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
  • новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
  • GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.
Читать еще:  Возможности субд access

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

  • трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
  • возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
  • элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
  • снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
  • актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Офисные системы обработки

Сервер содержит море(!) аналитической информации!

Офисные системы обработки информации. Электронный
архив Евфрат. Система распознавания CuneiForm.
Cognitive FaxReader

Д.Смирнов, Cognitive Technologies За последнее время положение в секторе электронного документооборота изменилось. Если раньше, в продвижении технологий бесклавиатурного ввода делался упор на достоинства их персонального применения, то сейчас на первый план выступают преимущества коллективного и рационального использования технологий ввода и обработки документов. Иметь одну, обособленную систему распознавания сегодня уже явно недостаточно. С распознанными текстовыми файлами (как бы они хорошо распознаны не были) нужно что то делать: хранить в базе данных, осуществлять поиск, передавать по локальной сети и т.д. Словом, требуется взаимодействие с архивной или иной системой работы с документами. Таким образом, система распознавания превращается в утилиту для архивных и иных систем работы с документами. Изменения на рынке определили последние разработки Cognitive Technologies.
С появлением сетевых версий систем сканирования (режим потокового сканирования OCR CuneiForm) и распознавания (сервер распознавания CuneiForm OCR Server) документов, компании уже удалось реализовать некоторые преимущества коллективного использования данных технологий в малых и крупных организациях. Представляемые сегодня Cognitive Technologies разработки продолжают линию компании, направленную на расширение применения систем ввода информации и разработку технологий автоматизации работы с документами.

Электронный архив Евфрат

Как правило, при персональном использовании компьютера, документы создаются в текстовом редакторе (МS Word, Лексикон и др.), хранятся в файловой системе компьютера, ищутся и извлекаются при помощи Norton Commander или File Manager. Основная проблема, которая возникает при таком подходе — это невозможность быстрого поиска среди большого количества документов. В результате теряется время и сами документы (по некоторым аналитическим данным теряется до 13 % полезной информации и тратится до 30% времени, при попытке найти нужные документы). Введенную в компьютер информацию нужно удобно хранить и оперативно осуществлять поиск. Такую возможность дает разработанная российской фирмой Cognitive Technologies архивная система Евфрат.
Электронный Архив Документов Евфрат это:

  • Управление электронными и бумажными документами и их систематизация;
  • Ввод, хранение, поиск и извлечение документов;
  • Инструментарий для создания Информационно-Поисковых Систем.

Евфрат имеет несколько отличительных возможностей: полнотекстовая индексация позволяет осуществлять поиск по любому слову или группе слов документа, встроенные средства морфологического анализа, возможности ввода бумажных документов, поиска (высокая скорость поиска достигается за счет ведения баз данных в виде иерархической структуры документов, а так же за счет объектно-ориентированной модели построения индекса) и ведение архива изображений (в последней версии Евфрат’96 значительно увеличен набор входных форматов изображений).
При разработке Евфрата учтены особенности ведения делопроизводства в России.

OCR CuneiForm 96i

Новая версия популярной в России OCR CuneiForm включила в список выходных форматов HTML- формат. Эта уникальная возможность позволит пользователям преобразовывать бумажные документы со сканера непосредственно в формат WWW (с сохранением иллюстраций и таблиц). Возможен прямой экспорт результатов распознавания в популярный броузер NetScape Navigator. CuneiForm 96b устраняет целую цепочку лишних действий и позволяет использовать все возможности профессиональной OCR-системы при подготовке документов для Internet.

Cognitive FaxReader — новая технология ввода факсов

Cognitive FaxReader является утилитой к системе CuneiForm OCR Server и позволяет автоматически обрабатывать приходящие на факс-модем сообщения. До настоящего времени обработка входящей с факс-модема информации занимала у пользователей достаточно времени. Каждое, полученное с факс-модема сообщение приходилось либо поочередно распознавать (для последующего хранения, отправки по электронной почте и т.д.), либо вообще, хранить графическое изображение (что требовало достаточно места на диске и создавало определенные неудобства при работе с изображением). Например, обработка 15 -ти, принятых какой либо системой факсимильной связи (FaxLine, Delarina и др.) сообщений, отнимала до полутора часов рабочего времени.
Применение Cognitive FaxReader позволяет полностью избежать потерь времени на обработку (средствами МS Exchange for Windows 95) входящих факсимильных сообщений. Достаточно установить в меню CuneiForm OCR Server опцию «Обрабатывать приходящие факсы» и утилита Fax Reader (запускается автоматически при запуске CuneiForm OCR Server), незаметно для пользователя проследит за почтовым ящиком MS Exchange, преобразует все входящие факсовые сообщения в текстовой формат (любой по желанию) и помещает их в выходную директорию CuneiForm OCR Server. Текстовые сообщения готовы для дальнейшей передачи на вход архивной системы (Евфрат) или системы-переводчика, передачи по сети и т.д.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×