Офисные технологии это

Современные технологии офисной автоматизации

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

• во внутрифирменном взаимодействии персонала;
• в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

• профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
• контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
• составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
• поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
• контролирование бэк-офиса;
• обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
• финансовое и производственное планирование;
• упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
• специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
• автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

• оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
• накопленной аналитической информации о деятельности организации;
• личных дел персонала;
• разработок на производстве;
• данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

• сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
• интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
• структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

• табличный и текстовый процессоры;
• электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
• аудиопочта и видеотекст;
• хранение большого объема информации;
• программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

• операционная система:
  • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
  • Apple;
  • Linux;
• офисные программные компоненты:
  • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
  • Siag Office для Unix;
  • iWork и т. д.;
• прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
  • Adobe Acrobat;
  • Photoshop;
  • LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
  • Autocad;
  • Coreldraw;
  • TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
  • Finereader;
  • Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
  • Expert-Ease;
  • Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
  • логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
  • Columbis (для турбизнеса);
  • Ventura Publisher;
  • Lexicon и т. д.;
• антивирусы:
  • Kaspersky;
  • Webroot;
  • Norton;
  • Avast;
  • McAfee;
  • Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

• корпоративной почте с домашнего компьютера;
• офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
• внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

• виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
• технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
• Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
• программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
• Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
• Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
• базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
• Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
• служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
• новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
• GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

• трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
• возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
• элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
• снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
• актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Современные офисные технологии

В процессе эволюции информационных технологий заметно стремление упростить и удешевить для пользователей компьютеры, их программное оснащение и процессы, выполняемые на них. Одновременно с этим пользователи получают все более широкий и сложный сервис со стороны вычислительных систем и сетей, что приводит к появлению новых технологий.

В обработке информации важным разделом является обработка документов. Обработка документов присутствует в экономических прикладных процессах, реализуемых пакетами прикладных программ, в бухгалтерской, банковской и других видах деятельности в виде электронного документооборота. Кроме того, существуют независимые от пользователей и их профессиональной ориентации системы обработки документов. Такие системы используют международные стандарты, языки, сетевые службы.

Технология формирования документов включает процессы создания и преобразования документов. Их обработка заключается во вводе, классификации, сортировке, преобразовании, размещении, поиске и выдаче информации пользователям в нужном формате. Обработке подлежат документы, понятные человеку и компьютерной системе. Это могут быть отчеты, проекты, банковские счета, чеки магазинов, заявления, докладные записки и т.д. Выделяют две сферы применения обработки документов: учрежденческую и издательскую. Обработка документов широко используется в электронных офисах. Особое место в обработке документов занимают электронные таблицы.

При обработке документов приходится решать ряд задач: включение в документ разнородной информации – текста, изображений, подбор необходимых сведений и их ввод, структурирование и объединение информации, передача, внесение изменений и др.

Технология обработки изображений в общем виде строится на анализе, преобразовании и трактовке изображений. Сначала изображения вводятся через видео или другие устройства. В результате сканирования изображения получают большой объем информации. Например, при просмотре страницы цветного документа размером 21,5×28 см с расширением 12 точек на миллиметр формируется объем информации в 28 Мбайт. Поэтому после ввода должно быть обеспечено сжатие информации. Введенное изображение подвергается различным видам обработки: распознаванию объектов и образов, устранению искажений, что требует высоких скоростей, большой памяти и специальных технологий. Обработка изображений используется в компьютерной рекламе.

Видеотехнология строится на разработке и демонстрации движущихся изображений, что открыло широкие возможности в возникновении мультисреды. Видеотехнология применяется для создания видеосюжетов, фильмов, деловой графики и др. Для этой технологии необходимо сжатие изображений. Оно обеспечивает уменьшение файла в 160-200 раз, и лишь затем данные записываются во внешнюю память.

Технология визуализации – процесс многооконного представления данных в виде изображений (обратный сжатию). Визуализация позволяет преобразовать любой тип данных в разноцветные движущиеся или неподвижные изображения. Каждый зрительный образ по объему данных соответствует тысячам страниц текста. Представление информации в виде видеосюжетов позволяет оживлять образы, наблюдать динамику процессов и явлений. Визуализация широко используется в создании виртуальной реальности (нереальное, воображаемое, объемное представление, создаваемое звуком и изображениями). Технология виртуальной реальности используется в конструкторской, рекламной деятельности, в создании мультипликационных фильмов. Этот процесс именуется мультипликацией.

Обработка текстов является одним из средств электронного офиса. Наиболее трудоемким является ввод текста; следующими этапами являются подготовка текста, его оформление и вывод. При работе с текстами пользователь должен иметь разнообразные функции (инструментарий), повышающие эффективность и производительность его деятельности.

Электронные тексты могут сопровождаться изображениями и звуком. Обработка текстов тесно связана с организацией гипертекста и электронной почтой.

Обработка таблиц осуществляется комплексом прикладных программ в составе электронного офиса и дополняется рядом аналитических возможностей. Работа с электронной таблицей позволяет вводить и обновлять данные, команды, формулы, определять взаимосвязь и взаимозависимость между клетками, данными в виде функций, аргументами которых являются записи в клетках. В клетках таблицы могут размещаться записные книжки, календари, справочники, списки мероприятий.

Обработка текстов и таблиц является главной составляющей, на которой строится работа с текстами.

Гипертекст формируется в результате представлений текста как ассоциативно связанных блоков информации. Ассоциативная связь – это соединение, сближение представлений, смежных, противоположных, аналогичных и т.д. Гипертекст значительно отличается от обычного текста. Обычные (линейные) тексты имеют последовательную структуру и предусматривают их чтение слева направо и сверху вниз. Использование гипертекста позволяет фиксировать отдельные идеи, мысли, факты, а затем связывать их друг с другом, двигаясь в любых направлениях, определяемых ассоциативными связями. В результате образуется нелинейный текст. Созданный гипертекст может развиваться и далее, обеспечивая основу для последующей автоматизации формирования и хранения данных. В тех случаях, когда к блокам текста добавляются большое число изображений и запись звука, гипертекст превращается в гиперсреду.

Технология обработки речи является многоплановой проблемой, охватывающей широкий круг задач. В их перечень, прежде всего, входят распознавание и синтез речи. Распознавание речи преобразует ее в текст, открывает возможность использования ее в качестве источника информации. Обратной распознаванию является задача синтеза речи, т.е. преобразования текста в речь. Так как речь, представленная дискретными сигналами, характеризуется большим объемом данных, то при ее записи в память или при передаче по сети осуществляется операция сжатия данных. Обработка речи может использоваться в образовательной, медицинской сферах деятельности, а также для управления объектами при голосовом вводе.

Технология обработки и преобразования сигналов выполняется при решении многих информационных задач. Сигналы обрабатываются различными методами (аналоговыми и дискретными). Обработка сигналов используется в распознавании образов, телеобработке данных и опирается на методологию искусственного интеллекта.

Обработка сигналов, в первую очередь дискретных, используется в управлении производством для таких объектов, как станки, автоматические линии, для мониторинга (контроля и слежения) выпуска изделий, например, в машиностроительных отраслях, медицине, радиолокации и т.д. Оснащение оборудования датчиками, счетчиками позволяет осуществлять объективный счет изделий, а это является первичной информацией в управлении производством. В торговых, складских системах оснащение весов, контрольно–измерительной аппаратуры датчиками, работающими на основе сигнала, позволяет автоматизировать сбор первичной информации, который является наиболее трудоемкой операцией.

Технология электронной подписи осуществляется с помощью идентификации пользователя путем сличения реальной подписи с подписью в компьютерной системе, где создается ее электронный шаблон. Он формируется по группе подписей одного и того же лица. Шаблоны постоянно обновляются за счет вновь введенных подписей данного пользователя. Ввод подписей производится при помощи сканера или электронного пера. Электронная подпись, как и отпечатки пальцев, квалифицируется как уникальный показатель личности. Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве задач банковского дела, управления финансами предприятиями.

Электронный офис – это технология обработки информации в учреждении электронными средствами, базирующаяся на обработке данных, документов, таблиц, текстов, изображений, графиков. Наиболее эффективно технология электронного офиса реализуется с помощью интегрированных пакетов прикладных программ, например Microsoft Office. Но наибольшую сложность в настоящее время представляет автоматизация функций анализа, администрирования, принятия решений и прогноза. В этом процессе важная роль принадлежит концепции искусственного интеллекта. Эта концепция основана на способности экономистов ставить сложные управленческие задачи, на использовании моделирования и иных методов формализации сложных задач, организованных совокупностей знаний.

Электронная почта осуществляет технологию передачи сообщений, текстов, документов изображений с использованием электронной техники. Таким образом может передаваться любая информация, имеющая структуру, определяемую электронной почтой. Развитие технологии электронной почты привело к расширению видов ее функций, услуг и сервиса. Разнообразные фирмы-производители предлагают разный набор услуг и разную структуру электронной почты. Наибольшее распространение получили сетевые службы, представляющие почту, определяемую международными стандартами. Электронная почта создает основу для проведения телеконференций, для работы с коммерческой информацией, для передачи данных между прикладными программами и т.д.

Электронная почта является одной из основных служб и стандартной услугой мировой компьютерной сети Internet. Подключение и обслуживание в сети Internet осуществляется через организации – провайдеры (от англ, provide –обеспечивать). Провайдеры работают с индивидуальными и коллективными пользователями, предоставляя им набор услуг.

Компьютер пользователя на период подключения получает индивидуальный адрес и «почтовый ящик» в соответствии с Internet Protocol (IP-адрес). Получение IP-адреса дает доступ к ресурсам сети Internet. На компьютере пользователя должна быть установлена клиентская часть программного обеспечения электронной почты. Серверная часть соответствующего электронной почте программного обеспечения находится на удаленном более мощном компьютере (сервере), обслуживающем ближайшую сеть. При обмене информацией посредством электронной почты все компьютеры сети должны пользоваться едиными соглашениями (протоколами) о способах формирования и передачи сообщений. Базовыми протоколами являются протоколы TCP/IP (Transport Control Protocol/Internet Protocol) – протокол управления передачей (межсетевой протокол). Кроме базовых протоколов используются прикладные протоколы электронной почты. Существуют системы электронной почты, совместимые и не совместимые с Windows (наиболее распространенная операционная система, имеющая в числе функций связь с электронной почтой). Среди наиболее известных – пакеты почтовых программ E-Mail Connection и Eudora Pro, предназначенные для работы в среде Windows.

«Офисные технологии» – методическая разработка

Быстрое развитие информационно-коммуникационных технологий (далее ИКТ) и возрастание их роли в учебно-воспитательном процессе школы требует пересмотра подхода к обучению в целом. Очевидно, что эффективность процесса обучения в настоящее время зависит от того, насколько глубоко интегрируются новые информационные технологии обучения в уже привычные, традиционные технологии.

В настоящее время под ИКТ мы понимаем совокупность методов, алгоритмов и средств обработки и передачи документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения.

С этой точки зрения, к основным информационно-коммуникационным технологиям, используемым в учебном процессе, относятся:

• Офисные технологии, позволяющие подготовить большинство учебных материалов в Word, Excel, PowerPoint, Access, Paint;
• Сетевые технологии, осуществляющие доставку учебных материалов в рамках локальной школьной и глобальной Интернет сети и регламентирующих доступ к ним;
• Телекоммуникационные технологии, организующие взаимодействие между пользователями в рамках электронной почты, телеконференций, досок BBS, форумов и чатов;
• Широкий спектр специализированных прикладных программных средств, обеспечивающих школьный документооборот, различные контролирующие мероприятия, управление учебным заведением;
• Средства разработки программных комплексов учебного назначения (от HTML документов до виртуальных миров и виртуальных лабораторий).

При использовании различных информационно-коммуникационных технологий в учебном процессе огромное внимание необходимо уделять педагогически осознанному их применению.

Подача теоретического материала с использованием ИКТ ученикам обладает рядом особенностей. Можно выделить следующие:

1. Учащиеся выросли на телевизионных передачах и компьютерных играх, и приучены воспринимать зрительные образы. Поэтому, материал, сопровождаемый красочными иллюстрациями, вызывает больший интерес и лучше усваивается, чем изложение использование того же самого с помощью мела и доски. Таким образом, учитель начинает говорить на языке, понятном каждому ученику и учит его формулировать свои мысли кратко и четко.
2. Разработка таких материалов развивает логическое мышление, учит отделять главное от второстепенного, структурировать информацию. Такие навыки очень полезны именно сегодня, в эпоху информационного бума.
3. Применение ИКТ дает возможность оперативно модифицировать учебные материалы.
4. Применение ИКТ позволяет многократно использовать и тиражировать в разных формах подготовленные материалы.
5. Применение ИКТ делает учебные материалы доступными учащимся в любой момент и, возможно, из любого места, т.е. делает материалы мобильными и легко доступными.
6. Использование ИКТ естественным путем знакомит учащихся с культурой информационного общества.

Как правило, для подготовки теоретического материала достаточно современного Microsoft Office 2000 или более старших версий.

Одним из самых популярных является PowerPoint – средство создания и показа презентаций. Назначение этой системы — помочь пользователю оперативно подготовить набор слайдов для демонстрации во время выступления. Презентации Microsoft PowerPoint могут демонстрироваться с помощью компьютера ил специального проектора, распечатываться на бумаге, служить раздаточным материалом для лекторов и докладчиков и т. д. Во всех случаях Microsoft PowerPoint позволяет подготовить эффектную и профессионально оформленную презентацию, эффективно организовать работу над ней, рационально спланировать и провести показ подготовленных материалов.

Учитель располагает целым рядом возможностей. Среди этих возможностей могут быть выделены основные и специальные. Основные возможности системы связаны непосредственно с подготовкой презентации и ее показом перед аудиторией. Презентация формируется в процессе работы пользователя с системой как единое целое. В Microsoft PowerPoint предусмотрены широкие возможности по части создания и оформления отдельных слайдов. Слайд Microsoft PowerPoint может включать в себя вставки текста, рисованные фигуры и рисунки, фотоснимки, другие графические объекты, диаграммы, организационные диаграммы, кино и звук.

Благодаря Microsoft PowerPoint 2000 пользователь без труда компонует презентацию из материалов, подготовленных с помощью других программ и систем. Применение готовых шаблонов позволяет выдержать оформление презентации в едином стиле; функция проверки орфографии и стиля помогает пользователю избегать грамматических ошибок и стилистических недочетов в текстовых вставках. Слайды Microsoft PowerPoint могут обладать и такими свойствами, которые были бы невозможны в обычных слайдах. Сюда следует отнести, прежде всего, анимационные и звуковые эффекты, организация слайдшоу, хронометрированных по времени.

Показ презентации может осуществляться разными способами. При этом в Microsoft PowerPoint предусмотрено множество дополнительных функций, призванных усовершенствовать и облегчить показ слайдов. Так, учитель может, в зависимости от аудитории, исключать отдельные слайды из показа или включать их вновь; выделять в составе основной презентации одну или несколько “адаптированных”. Слайды могут сменяться щелчком мыши или автоматически, по прошествии определенных интервалов времени. Учитель может пользоваться особым “пером” и делать на слайде пометки, которые потом мгновенно устраняются.

Специальные возможности Microsoft PowerPoint версий 2000-2003 кардинально расширяют диапазон применения системы. Так, с помощью Microsoft PowerPoint можно вести послайдовый хронометраж урока; кроме того, на экран можно вывести заметки учителя и примечания. Система, таким образом, помогает не только подготовить и показать слайды, сопровождающие выступление, но и выстроить само занятие и рациональным образом спланировать его.

С помощью Microsoft PowerPoint можно организовывать сетевые конференции, в которой пользователь может принимать участие как учитель или как ученик. Новая версия системы предусматривает расширенные возможность сохранения презентации в виде Web-страницы.

Таким образом, Microsoft PowerPoint 2000 реализует широкий спектр функций, относящихся к подготовке и показу слайдов, а также к оптимизации подготовки и проведения занятий в целом.

При проведении практических занятий с помощью текстового процессора Word 2000 и более старших версий готовятся:

• раздаточные материалы различного назначения,
• рабочие тетради, задание в которых ученик выполняет дома, а на уроках производится сверка ответов,
• тестовые задания с открытыми ответами, которые заполняют ученики.

Текстовый процессор Microsoft Word 2000 входит в состав Microsoft Office 2000 и представляет собой наиболее свежую версию пользующегося большой популярностью текстового процессора Microsoft Word. Он обладает широкими возможностями по созданию, оформлению, редактированию и сохранению в различных форматах документов самых разных видов.

Среди дидактических возможностей по созданию и оформлению документов следует назвать следующие:

• набор текстов на любых языках с любым набором специальных символов;
• богатый выбор шрифтов, начертаний и шрифтовых эффектов;
• любые виды форматирования абзацев с применением неограниченного количества стилей;
• автоматизированное создание списков и таблиц, автоматическая нумерация заголовков;
• вставка иллюстраций (хранение иллюстраций в отдельных файлах и в одном файле с основным;
• документом); любые виды компоновки рисунка и текста;
• использование шаблонов для создания документа.

Учителю-предметнику необходимо знакомство с практически всеми связанными с созданием и оформлением документа вопросами; в том числе и умение работать с редактором формул, построением диаграмм и некоторыми другими.

Редактирование документа является важнейшей задачей, для которой предназначен Microsoft Word. Потребности редакторской работы с документом обслуживаются целым арсеналом средств Microsoft Word, среди которых мы бы выделили как важнейшие:

• контекстный поиск и замена;
• переход к заданной позиции текста и использование закладок;
• работа со структурой документа;
• проверка орфографии и грамматики.

Необходимо также знакомство с широким кругом вопросов, связанных с рецензированием документов (примечания), работой в режиме отображения исправлений и т. д. Текстовый процессор Microsoft Word позволяет загружать, просматривать, редактировать и сохранять документы самых разных форматов. Одной из наиболее привлекательных на сегодняшний день является радикально усовершенствованная возможность сохранять документы Microsoft Word как Web-страницы, что открывает перед пользователем Microsoft Word 2000-2003, по сравнению с предыдущими версиями, гораздо более широкие перспективы в области создания и размещения публикаций в сети Интернет.

Учителю необходимо также и умение использовать автоматизацию обработки документа: создание автоматических оглавлений, системы перекрестных ссылок, сносок и т. д.

Для использования офисных технологий на лабораторных занятиях более всего подходит Excel 2000-2003. С помощью этого табличного процессора возможно создание лабораторных журналов по целому ряду школьных предметов, в том числе и связанных с задачами моделирования математических, физических и химических процессов.

Microsoft Excel 2000-2003 представляет собой мощную систему создания и использования электронных таблиц. Однако реальные возможности этой системы гораздо шире, чем вычислительный потенциал электронной таблицы.

Следует обозначить основные положения, соответствующие группам возможностей:

• Создание электронных таблиц, использующих, наряду с арифметическими действиями библиотеку встроенных функций: математических, статистических, логических, финансовых и пр.
• Работа со специализированными форматами значений: датами, денежными единицами.
• Создание баз данных и наиболее простые функции управления ими: сортировка и фильтрация данных, ввод и поиск данных с помощью формы.
• Возможности обработки численных и иных данных: подбор значения параметра или нескольких параметров, подготовка сводных таблиц.
• Построение диаграмм и графиков любых видов на основе данных, представленных в таблице. Различные варианты внешнего оформления диаграмм (с указанием масштаба осей и без, с легендой и без и пр.).
• Расчет таблицы значений функции от одной или двух переменных и построение графика на основе таблицы подстановки.

Весь перечисленный здесь набор возможностей был во многом реализован уже в предыдущих версиях системы Microsoft Excel 2000-2003, но многие из этих возможностей в Microsoft Excel 2000 и 2003 усовершенствованы и расширены. Это касается в первую очередь подготовки сводных таблиц: процедура сделана гораздо более удобной; кроме того, теперь пользователь может подготавливать сводные диаграммы.

С помощью электронных таблиц пользователь компьютера может радикально облегчить себе решение многих повседневных задач прикладного, главным образом вычислительного характера.

Графический редактор Paint.

Графика, как и другие формы искусства, основанного на принципах гармонии, обладает способностью активизировать или расслаблять человека, снимать стрессы и стимулировать разум и чувства к сознательной творческой деятельности.

Применение графики в учебных компьютерных системах не только увеличивает скорость передачи информации учащимся и повышает уровень ее понимания, но и способствует развитию таких важных для специалиста любой области деятельности качеств, как интуиция, профессиональное чутье, образное мышление.

В стандартной поставке Windows в группе “Стандартные” имеется графический редактор Paint. Самый элементарный графический редактор Paint можно использовать на кружках математики и информатики.

Интересными получаются задания на построение равнобедренного или равностороннего треугольника без использования сетки, деления отрезка на заданное количество частей, симметричных фигур. Учащиеся привыкли пользоваться линейкой и циркулем, а в графическом редакторе нет циркуля и линейкой измерять нельзя – нужно знать правила математики.

Использование офисных технологий в учебном процессе:

1. Повышает наглядность и доступность материалов.
2. Повышает интерес у школьников к конкретной учебной дисциплине.
3. Знакомит учащихся с информационной культурой нашего общества.

Литература

Компьютерные и некомпьютерные технологии автоматизированного офиса.

Исторически автоматизация офиса началась с рутинной секретарской работы и лишь позднее заинтересовала инженерно-технических работников и менеджеров в их дальнейшей информатизации.

К офисным технологиям относится использование и некомпьютерных средств: аудио- и видеоконференций, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

-Технология использования текстовых редакторов.

Существует несколько сотен редакторов текстов — от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенный — Microsoft Word. Самые простые редакторы – «Блокнот», встроенный в Windows. В Microsoft Word реализована фоновая проверка орфографии, удобный инструмент рисования таблиц. Для подготовки рекламных буклетов, оформления журналов и книг используются специальные издательские системы. Они позволяют готовить и печатать на лазерных принтерах или выводить на фотонаборные автоматы сложные документы высокого качества.

-Технология использования табличного редактора.

Табличные процессоры (электронные таблицы или ЭТ) относятся к той категории пакетов прикладных программ (ППП), которые совершили настоящую революцию в использовании персональных компьютеров (ПК) в сфере бизнеса, освободив человека от выполнения многочисленных рутинных операций при обработке документов табличного вида и положив начало новой концепции «электронного» офиса. Их популярность во всем мире исключительно велика и в настоящее время ППП, реализующие функции ЭТ, считаются обязательными элементами автоматизации управленческой деятельности.

Технология использования текстовых и табличных редакторов.

Исторически автоматизация офиса началась с рутинной секретарской работы и лишь позднее заинтересовала инженерно-технических работников и менеджеров в их дальнейшей информатизации.

В настоящее время известны следующие продукты, обеспечивающие технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, электронная почта, аудиопочта, табличный процессор, электронный календарь, компьютерные конференции, телеконференции, хранение изображений, видеотекст, а также специализированные программы контроля исполнительской дисциплины: ведения документов, проверки исполнения приказов и т.д.

К офисным технологиям относится использование и некомпьютерных средств: аудио- и видеоконференций, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Целью информационных технологий управления является информатизация персонала, в обязанности которого входит принятие решений.

Результатами решения задач управления является формирование регулярных и специальных отчетов для оценки прошлого, настоящего и вероятного будущего фирмы.

Технология использования текстовых редакторов

Программа Microsoft Word представляет собой мощный текстовый процессор, используемый для создания и редактирования документов, вставки и удаления текста и графических изображений. С его помощью могут быть созданы печатные документы широкого спектра назначения: отчеты, методические материалы, бланки, серийные письма и т.д. Программа является составной частью пакета сервисных программ.

Краткое описание простейших действий с текстом в редакторе Word: вход редактор Word, создание нового документа, ввод в него текста; внесение в текст изменения путем удаления, замены, перемещения символов или фрагментов текста;форматирование текста путем смены шрифтов, цветов, размеров символов; сохранениесозданного текста; выход из редактора Word.

Технология использования табличного редактора

В любой сфере деятельности найдется множество задач, исходные и результатные данные которых должны быть представлены в табличном виде.

Табличные процессоры (электронные таблицы или ЭТ) относятся к той категории пакетов прикладных программ (ППП), которые совершили настоящую революцию в использовании персональных компьютеров (ПК) в сфере бизнеса, освободив человека от выполнения многочисленных рутинных операций при обработке документов табличного вида и положив начало новой концепции «электронного» офиса.

Первым табличным редактором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3.

Стандарты для табличных редакторов:

— Структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);

— Стандартный набор математических и бухгалтерских функций (Обычно для бухгалтерии и применялись табличные редакторы);

— Возможности сортировки данных;

— Наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).

Microsoft Excel – средство для работы с электронными таблицами, намного

превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Microsoft Excel – это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные, является на сегодняшний день самым популярным табличным редактором в мире.

Кроме стандартных возможностей его отличает следующие возможности, он выводит на поверхность центральные функции электронных таблиц и делает их более доступными для всех пользователей.

Дата добавления: 2019-02-12 ; просмотров: 123 ;

Офисные технологии это

1.22 Устройства компьютера, не принадлежащие к основным называются

a) второстепенными; b) дополнительными; c) периферийными.

1.23 Центральный процессор выполняет следующие функции

1. выполняет арифметические и логические операции;
2. управляет процессами передачи данных;
3. осуществляет физическое управление устройствами;
4. контролирует состояние устройств;
5. хранит активные программы и данные;
6. осуществляет преобразование переменного тока в постоянный ток низкого напряжения;
7. осуществляет передачу данных устройствам компьютера.

1.24 Основными характеристиками процессора являются:

1. модель;
2. объем оперативной памяти;
3. тактовая частота;
4. разрядность;
5. разрядность адресной шины;
6. скорость обращения к внешним устройствам.

1.25 Разрядность процессора определяет

1. объем адресуемой оперативной памяти;
2. количество одновременно передаваемых данных;
3. размер обрабатываемых данных;
4. быстродействие процессора.

1.26 Тактовая частота определяет

1. объем адресуемой оперативной памяти;
2. количество одновременно передаваемых данных;
3. размер обрабатываемых данных;
4. быстродействие процессора.

1.27 Разрядность адресной шины определяет

1. объем адресуемой оперативной памяти;
2. количество одновременно передаваемых данных;
3. размер обрабатываемых данных;
4. быстродействие процессора.

1.28 Единицей измерения тактовой частоты является

a) Мбайт; b) Мгц; c) Бод.

1.29 Оперативная память предназначена для

1. выполнения арифметических и логических операций;
2. управления процессами передачи данных;
3. физического управления устройствами;
4. контроля состояния устройств;
5. хранения активных программ и данных;
6. преобразования переменного тока в постоянный ток низкого напряжения.

1.30 Логически неделимой единицей памяти является

a) бит; b) байт; c) герц.

1.31 Один байт равен

а) 12 пикселам; b)16 герцам; c) 8 битам.

1.32 Один Килобайт — это

а) 1000 байт; b) 1024 байта; c) 2 10 байт; d) 2 13 бит.

1.33 Один Мегабайт — это

а)1024 Кбайта; b) 1000 Кбайт; c) 2 20 байта; d) 2 23 бит.

1.34 Числа в оперативной памяти представляются

1. своими графическими образами;
2. количеством бит, равным значению числа;
3. двумя бодами;
4. в двоичной форме;
5. в 16 — ричной форме.

1.35 С помощью одного бита можно представить

1. число от 0 до 15;
2. один произвольный символ;
3. числа 0 или 1;
4. бит не является единицей памяти.

1.36 С помощью одного герца можно представить

1. число от 0 до 15;
2. один произвольный символ;
3. числа 0 или 1;
4. герц не является единицей памяти.

1.37 С помощью одного байта можно представить

1. произвольное целое число;
2. число от 0 до 255;
3. число от 0 до 2 8 -1.

1.38 Символы в оперативной памяти представляются

1. своими графическими образами;
2. своими числовыми кодами в двоичной форме;
3. своими числовыми кодами в десятичной форме.

1.39 Физический объем оперативной памяти современных моделей компьютеров в стандартной поставке составляет

а) 200-600 Кбайт; b) 1 Мбайт; c) 4-16 Мбайт; d) 16-64 Мбайт

1.40 Системная шина выполняет следующие функции:

1. выполняет арифметические и логические операции;
2. управляет процессами передачи данных;
3. хранит активные программы и данные;
4. осуществляет преобразование переменного тока в постоянный ток низкого напряжения;
5. осуществляет передачу данных устройствам компьютера.

1.41 Клавиатура компьютера — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство хранения данных с произвольным доступом;
4. устройство ввода алфавитно-цифровой информации;
5. устройство хранения данных на лазерных дисках с доступом Read Only.

1.42 Монитор компьютера — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство вывода графической информации на бумажные носители;
4. устройство ввода — вывода звуковой информации;
5. устройство для соединения компьютеров в локальную сеть.

1.43 Разрешающая способность и цветность монитора зависит от

1. технических характеристик монитора;
2. объема оперативной памяти;
3. быстродействия процессора;
4. разрядности адресной шины;
5. объема видеопамяти.

1.44 Какой из комплектов компьютера сможет обеспечить режим вывода графической информации 800х600 точек при 65 тыс. оттенков

1. процессор 486 серии, монитор VGA, ОЗУ 8 Мбайт, видеопамять 2 Мбайт;
2. процессор 386 серии, монитор SVGA, ОЗУ 4 Мбайт, видеопамять 1 Мбайт;
3. процессор Pentium, монитор SVGA, ОЗУ 16 Мбайт, видеопамять 512 Kбайт.

1.45 Жесткий диск — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство хранения данных с произвольным доступом;
4. устройство хранения данных на лазерных дисках с доступом Read Only;
5. устройство для соединения компьютеров в глобальную сеть.

1.46 Объем жесткого диска современных компьютеров составляет

1. 840 Кбайт — 1 Мбайт;
2. 24-48 Мбайт;
3. 540 Мбайт — 1300 Мбайт;
4. 1200 — 2000 Мбайт.

1.47 Флоппи — диски — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство хранения данных с произвольным доступом;
4. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации на бумажные носители.

1.48 Объем стандартно поставляемых в настоящее время флоппи-дисков составляет

а) 360 Кбайт; b) 720 Кбайт; c) 1,2 Мбайта; d) 1,44 Мбайта.

1.49 Принтер — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство хранения данных с произвольным доступом;
4. устройство вывода графической информации на бумажные носители;
5. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации на бумажные носители.

1.50 Расположите типы принтеров по мере возрастания их производительности и качественных характеристик

-струйные принтеры 2

-матричные принтеры 1

-лазерные принтеры 3

1.51 Плоттер — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство хранения данных с произвольным доступом;
4. устройство вывода графической информации на бумажные носители;
5. устройство ввода управляющей информации.

1.52 Сканер — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство вывода графической информации на бумажные носители;
4. устройство хранения данных на лазерных дисках с доступом Read Only;
5. устройство ввода — вывода звуковой информации;
6. устройство для соединения компьютеров в глобальную сеть.

1.53 Сетевая плата — это

1. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
2. устройство хранения данных с произвольным доступом;
3. устройство для соединения компьютеров в локальную сеть;
4. устройство для соединения компьютеров в глобальную сеть;
5. устройство ввода управляющей информации.

1.54 Модем — это

1. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
2. устройство хранения данных с произвольным доступом;
3. устройство ввода — вывода звуковой информации;
4. устройство для соединения компьютеров в локальную сеть;
5. устройство для соединения компьютеров в глобальную сеть посредством средств связи.

1.55 Характеристикой производительности модема является

1. скорость выполнения арифметических операций с плавающей точкой;
2. скорость преобразования графической информации в двоичную форму;
3. количество информации передаваемой за 1 секунду.

1.56 Современные модемы позволяют передать за 1 секунду

1. до 4 Кбит информации;
2. до 29 Кбит информации;
3. передача информации не входит в функции модема;
4. до 56,8 Кбит информации.

1.57 Модем является техническим устройством для поддержки

1. технологий баз данных;
2. технологий программирования;
3. телекоммуникационных технологий;
4. офисных технологий.

1.58 Контроллеры внешних устройств — это:

1. устройство для приема и передачи информации по телефонным каналам;
2. б)устройство передачи информации;
3. способ обозначения сразу несколько имен файлов с помощью специальных символов;
4. специализированный процессор для управления внешними устройствами;
5. внешний носитель информации;
6. участок дорожки магнитного диска;

1.59 Локальная сеть — это

1. совокупность компьютеров, объединенных на основе кабельного соединения;
2. совокупность компьютеров, объединенных на основе телефонных каналов связи;
3. совокупность компьютеров, объединенных на основе спутниковой связи.

1.60 Укажите программные системы для поддержки локальных сетей

а) Nowell; b) Windows NT; c) InterNet; d) LapLink.

1.61 Укажите программные системы для поддержки глобальных сетей

а) Nowell; b) Windows NT; c) InterNet; d) LapLink.

1.62 СD-ROM — это

1. устройство ввода алфавитно-цифровой и графической информации;
2. устройство хранения данных с произвольным доступом;
3. устройство хранения данных на сменных лазерных дисках с доступом Read Only (Только для чтения);
4. устройство хранения данных на сменных лазерных дисках с возможностью перезаписи.

1.63 Один сменный СD-носитель способен хранить до

1. 6 Мбайт информации;
2. до 120 Мбайт информации;
3. до 650 Мбайт информации.

1.64 Звуковая карта — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство хранения данных с произвольным доступом;
4. устройство вывода графической информации на бумажные носители;
5. устройство ввода — вывода звуковой информации.

1.65 Манипулятор типа Мышь — это

1. устройство ввода графической информации;
2. устройство вывода алфавитно-цифровой и графической информации;
3. устройство ввода управляющей информации;
4. устройство хранения данных с произвольным доступом.

1.66 На диске объемом 100 Мбайт подготовлена к выдаче на экран дисплея информация: 24 строки по 80 символов, эта информация занимает экран целиком. Какую часть диска она занимает? Укажите наиболее близкий ответ:

а) 0,002%, b) 2%, c) 0,2%, d) 0,01%.

1.67 Сколько двоичных цифр (бит) необходимо, чтобы закодировать одну школьную оценку?