Пользователями ит автоматизированного офиса являются

Информационная технология автоматизации офиса

1) Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности- ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Основные компоненты автоматизации офиса

2) База данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Из базы данных информация поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
3) Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.
4) Электронная почта, основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.
5) Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Аудиопочта реализуется и в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
6) Табличный процессор является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.
7) Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
8) Компьютерные конференции и телеконференции.Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
9) Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Обмен каталогами прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Услуги компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
10) Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
11) Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их за возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров, территориально удаленных от главного офиса.
12) Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом

Читать еще: Офис не видит принтер

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

6.4 Информационная технология поддержки принятия решений

Главной ее особенностью является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют (рис. 6.4):

* система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена;
* человек, задающий входные данные и оценивающий полученный результат.
Рис. 6.4. Информационная технология поддержки принятия решений
Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. Информационная технология поддержки принятия решения может использоваться на любом уровне управления. Важной функцией данной технологии является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.
Современные технологии офисной автоматизации
Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:
во внутрифирменном взаимодействии персонала;
в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.
Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.
Главные задачи офиса
Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:
профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
контролирование бэк-офиса;
обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
финансовое и производственное планирование;
упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).
Читать еще: Оптимальный ноутбук для офиса
Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса
Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:
оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
накопленной аналитической информации о деятельности организации;
личных дел персонала;
разработок на производстве;
данных о партнерах и клиентах.
Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ ) каждого сотрудника.
Классификация и функции базы данных
сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
структурирование, защита и хранение данных.
Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).
Компьютерные средства
Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.
Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:
табличный и текстовый процессоры;
электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
аудиопочта и видеотекст;
хранение большого объема информации;
программы для управленческой деятельности и т. д.
Некомпьютерные офисные средства
Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.
Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).
Характеристика программного обеспечения
Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.
К основным программам для бизнеса относятся:
операционная система:
Microsoft Windows (бюджетный вариант);
Apple;
Linux;
офисные программные компоненты:
Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
Siag Office для Unix;
iWork и т. д.;
прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
Adobe Acrobat;
Photoshop;
LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
Autocad;
Coreldraw;
TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
Finereader;
Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
Expert-Ease;
Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
Columbis (для турбизнеса);
Ventura Publisher;
Lexicon и т. д.;
антивирусы:
Kaspersky;
Webroot;
Norton;
Avast;
McAfee;
Panda и т. д.
Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).
Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий
Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.
Читать еще: Ключ мак для офис 2020 бесплатно
Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)
Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:
корпоративной почте с домашнего компьютера;
офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).
Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:
виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.
Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения
К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:
трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).
Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.
0 0 голоса
Рейтинг статьи