Современные офисные технологии

В процессе эволюции информационных технологий заметно стремление упростить и удешевить для пользователей компьютеры, их программное оснащение и процессы, выполняемые на них. Одновременно с этим пользователи получают все более широкий и сложный сервис со стороны вычислительных систем и сетей, что приводит к появлению новых технологий.

В обработке информации важным разделом является обработка документов. Обработка документов присутствует в экономических прикладных процессах, реализуемых пакетами прикладных программ, в бухгалтерской, банковской и других видах деятельности в виде электронного документооборота. Кроме того, существуют независимые от пользователей и их профессиональной ориентации системы обработки документов. Такие системы используют международные стандарты, языки, сетевые службы.

Технология формирования документов включает процессы создания и преобразования документов. Их обработка заключается во вводе, классификации, сортировке, преобразовании, размещении, поиске и выдаче информации пользователям в нужном формате. Обработке подлежат документы, понятные человеку и компьютерной системе. Это могут быть отчеты, проекты, банковские счета, чеки магазинов, заявления, докладные записки и т.д. Выделяют две сферы применения обработки документов: учрежденческую и издательскую. Обработка документов широко используется в электронных офисах. Особое место в обработке документов занимают электронные таблицы.

При обработке документов приходится решать ряд задач: включение в документ разнородной информации – текста, изображений, подбор необходимых сведений и их ввод, структурирование и объединение информации, передача, внесение изменений и др.

Технология обработки изображений в общем виде строится на анализе, преобразовании и трактовке изображений. Сначала изображения вводятся через видео или другие устройства. В результате сканирования изображения получают большой объем информации. Например, при просмотре страницы цветного документа размером 21,5×28 см с расширением 12 точек на миллиметр формируется объем информации в 28 Мбайт. Поэтому после ввода должно быть обеспечено сжатие информации. Введенное изображение подвергается различным видам обработки: распознаванию объектов и образов, устранению искажений, что требует высоких скоростей, большой памяти и специальных технологий. Обработка изображений используется в компьютерной рекламе.

Видеотехнология строится на разработке и демонстрации движущихся изображений, что открыло широкие возможности в возникновении мультисреды. Видеотехнология применяется для создания видеосюжетов, фильмов, деловой графики и др. Для этой технологии необходимо сжатие изображений. Оно обеспечивает уменьшение файла в 160-200 раз, и лишь затем данные записываются во внешнюю память.

Технология визуализации – процесс многооконного представления данных в виде изображений (обратный сжатию). Визуализация позволяет преобразовать любой тип данных в разноцветные движущиеся или неподвижные изображения. Каждый зрительный образ по объему данных соответствует тысячам страниц текста. Представление информации в виде видеосюжетов позволяет оживлять образы, наблюдать динамику процессов и явлений. Визуализация широко используется в создании виртуальной реальности (нереальное, воображаемое, объемное представление, создаваемое звуком и изображениями). Технология виртуальной реальности используется в конструкторской, рекламной деятельности, в создании мультипликационных фильмов. Этот процесс именуется мультипликацией.

Обработка текстов является одним из средств электронного офиса. Наиболее трудоемким является ввод текста; следующими этапами являются подготовка текста, его оформление и вывод. При работе с текстами пользователь должен иметь разнообразные функции (инструментарий), повышающие эффективность и производительность его деятельности.

Электронные тексты могут сопровождаться изображениями и звуком. Обработка текстов тесно связана с организацией гипертекста и электронной почтой.

Обработка таблиц осуществляется комплексом прикладных программ в составе электронного офиса и дополняется рядом аналитических возможностей. Работа с электронной таблицей позволяет вводить и обновлять данные, команды, формулы, определять взаимосвязь и взаимозависимость между клетками, данными в виде функций, аргументами которых являются записи в клетках. В клетках таблицы могут размещаться записные книжки, календари, справочники, списки мероприятий.

Обработка текстов и таблиц является главной составляющей, на которой строится работа с текстами.

Гипертекст формируется в результате представлений текста как ассоциативно связанных блоков информации. Ассоциативная связь – это соединение, сближение представлений, смежных, противоположных, аналогичных и т.д. Гипертекст значительно отличается от обычного текста. Обычные (линейные) тексты имеют последовательную структуру и предусматривают их чтение слева направо и сверху вниз. Использование гипертекста позволяет фиксировать отдельные идеи, мысли, факты, а затем связывать их друг с другом, двигаясь в любых направлениях, определяемых ассоциативными связями. В результате образуется нелинейный текст. Созданный гипертекст может развиваться и далее, обеспечивая основу для последующей автоматизации формирования и хранения данных. В тех случаях, когда к блокам текста добавляются большое число изображений и запись звука, гипертекст превращается в гиперсреду.

Технология обработки речи является многоплановой проблемой, охватывающей широкий круг задач. В их перечень, прежде всего, входят распознавание и синтез речи. Распознавание речи преобразует ее в текст, открывает возможность использования ее в качестве источника информации. Обратной распознаванию является задача синтеза речи, т.е. преобразования текста в речь. Так как речь, представленная дискретными сигналами, характеризуется большим объемом данных, то при ее записи в память или при передаче по сети осуществляется операция сжатия данных. Обработка речи может использоваться в образовательной, медицинской сферах деятельности, а также для управления объектами при голосовом вводе.

Технология обработки и преобразования сигналов выполняется при решении многих информационных задач. Сигналы обрабатываются различными методами (аналоговыми и дискретными). Обработка сигналов используется в распознавании образов, телеобработке данных и опирается на методологию искусственного интеллекта.

Обработка сигналов, в первую очередь дискретных, используется в управлении производством для таких объектов, как станки, автоматические линии, для мониторинга (контроля и слежения) выпуска изделий, например, в машиностроительных отраслях, медицине, радиолокации и т.д. Оснащение оборудования датчиками, счетчиками позволяет осуществлять объективный счет изделий, а это является первичной информацией в управлении производством. В торговых, складских системах оснащение весов, контрольно–измерительной аппаратуры датчиками, работающими на основе сигнала, позволяет автоматизировать сбор первичной информации, который является наиболее трудоемкой операцией.

Технология электронной подписи осуществляется с помощью идентификации пользователя путем сличения реальной подписи с подписью в компьютерной системе, где создается ее электронный шаблон. Он формируется по группе подписей одного и того же лица. Шаблоны постоянно обновляются за счет вновь введенных подписей данного пользователя. Ввод подписей производится при помощи сканера или электронного пера. Электронная подпись, как и отпечатки пальцев, квалифицируется как уникальный показатель личности. Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве задач банковского дела, управления финансами предприятиями.

Электронный офис – это технология обработки информации в учреждении электронными средствами, базирующаяся на обработке данных, документов, таблиц, текстов, изображений, графиков. Наиболее эффективно технология электронного офиса реализуется с помощью интегрированных пакетов прикладных программ, например Microsoft Office. Но наибольшую сложность в настоящее время представляет автоматизация функций анализа, администрирования, принятия решений и прогноза. В этом процессе важная роль принадлежит концепции искусственного интеллекта. Эта концепция основана на способности экономистов ставить сложные управленческие задачи, на использовании моделирования и иных методов формализации сложных задач, организованных совокупностей знаний.

Электронная почта осуществляет технологию передачи сообщений, текстов, документов изображений с использованием электронной техники. Таким образом может передаваться любая информация, имеющая структуру, определяемую электронной почтой. Развитие технологии электронной почты привело к расширению видов ее функций, услуг и сервиса. Разнообразные фирмы-производители предлагают разный набор услуг и разную структуру электронной почты. Наибольшее распространение получили сетевые службы, представляющие почту, определяемую международными стандартами. Электронная почта создает основу для проведения телеконференций, для работы с коммерческой информацией, для передачи данных между прикладными программами и т.д.

Электронная почта является одной из основных служб и стандартной услугой мировой компьютерной сети Internet. Подключение и обслуживание в сети Internet осуществляется через организации – провайдеры (от англ, provide –обеспечивать). Провайдеры работают с индивидуальными и коллективными пользователями, предоставляя им набор услуг.

Компьютер пользователя на период подключения получает индивидуальный адрес и «почтовый ящик» в соответствии с Internet Protocol (IP-адрес). Получение IP-адреса дает доступ к ресурсам сети Internet. На компьютере пользователя должна быть установлена клиентская часть программного обеспечения электронной почты. Серверная часть соответствующего электронной почте программного обеспечения находится на удаленном более мощном компьютере (сервере), обслуживающем ближайшую сеть. При обмене информацией посредством электронной почты все компьютеры сети должны пользоваться едиными соглашениями (протоколами) о способах формирования и передачи сообщений. Базовыми протоколами являются протоколы TCP/IP (Transport Control Protocol/Internet Protocol) – протокол управления передачей (межсетевой протокол). Кроме базовых протоколов используются прикладные протоколы электронной почты. Существуют системы электронной почты, совместимые и не совместимые с Windows (наиболее распространенная операционная система, имеющая в числе функций связь с электронной почтой). Среди наиболее известных – пакеты почтовых программ E-Mail Connection и Eudora Pro, предназначенные для работы в среде Windows.

Обычный офис VS Умный офис. Как высокие технологии могут повлиять на бизнес

Что вы скажете, если вам предложат установить систему автоматизации в вашем рабочем помещении? Считаете ли вы это прихотью и излишком, или же находите Умный офис прогрессивным способом улучшить свой бизнес? Давайте взвесим все «за» и «против».

Читать еще: Майкрософт офис состав и назначение

Новый уровень комфорта

Первая вещь, которую обещают все производители Умных офисов – удобство, как для сотрудников, так и для клиентов. С одной стороны, это действительно так: вы можете управлять светом, звуком, температурой…. Буквально всем в помещении с одного лишь планшета.

Например, вы можете настроить музыкальный фон таким образом, что он будет следовать за вами повсюду. Представьте: вы идете по коридору, а звук вместо того, чтобы играть на всех динамиках, перемещается вместе с вами. Вы также можете сделать так, чтобы музыка играла, например, только в переговорных помещениях. А затем, сможете с планшета перенастроить звук на всю территорию.

РЕМОНТ И МЕБЕЛЬ УЖЕ СЕЙЧАС!

лучшие кредитные предложения от банков:

кредитные карты:

Однако, здесь необходимо обратить внимание на то, насколько понятен интерфейс приложения по управлению на планшете. Если же он слишком запутан, то вы потратите массу времени и нервов на то, чтобы в нем разобраться. Однако, если же он интуитивно понятен, то управление Умным Офисом будет вам только в радость.

Идеальная модель продаж

Хотите сделать свои презентации максимально наглядными — установите видео-стену. Она представляет собой большой экран, которым можно управлять не пультом и даже не планшетом, а руками! Именно так, как это делают в фильмах про Джеймса Бонда. Вы можете одним касанием открывать сразу несколько файлов, свободно перемещать их по дисплею, подчеркивать, выделять… В общем, делать все возможное, чтобы доступно продемонстрировать свою идею аудитории.

Кроме того, Умный офис дает возможность модифицировать одну и ту же комнату для разных целей. Так, например, было сделано в одном петербургском банке. Были разработаны 3 сценария переговоров:

Закрытые (стеновая перегородка затемняется, свет становится максимально ярким, шторы закрываются).
Деловая часть (включается основной свет, перегородка затемняется).
Неофициальная часть (включается музыка, открывается секрет комнаты – винный шкаф, скрытый до этого за затемненной перегородкой).

Также были созданы семь переговорных в разных стилях, отражающих возможные занятия клиента в течение дня. Например, игру в гольф или шахматы, прогулку на природе или отдых на побережье. Ну и кто может не подписать контракт в таком офисе?

Насчет негативных сторон: если же ваше оборудование будет некачественным, то наполненный различными технологиями, офис не будет производить должного wow-эффекта. Нужно понимать, что и уровень работников, устанавливающих систему, тоже должен быть высоким. Перед тем, как заказывать проект, обязательно проверьте, как давно работает компания, и откуда поставляется оборудование.

Безопасность и энергосбережение

С Умным офисом вы сможете управлять расходами на электроэнергию с планшета, а также выводить на него данные в настоящий момент времени. Таким образом, вы сможете удаленно контролировать свои ресурсы.

Однако, здесь нужно отметить, что энергоэффективным офис может стать только в том случае, если его площадь более 300 кв. м. Кроме того, здесь присутствует зависимость еще и от количества устройств и нагрузок. В целом же, исследования показали, что с Умным офисом экономия электроэнергии может достигать 40%!

Также дистанционно возможно управление системой безопасности. Вы всегда можете видеть, что показывают камеры видеонаблюдения, а также удаленно контролировать работу охраны. И конечно, в случае взлома, вы мгновенно получите сообщение об этом.

Новый стандарт рабочих помещений

Логично предположить, что в скором будущем почти каждый третий офис будет «умным» — даже при наличии некоторых недостатков, система является передовой и эффективной. Главное, на что нужно обратить внимание при выборе подрядчика – опыт, качество компонентов и легкость в управлении.

Хотите увидеть Умный Офис в реальности? Некоторые компании по установке, бесплатно устраивают экскурсии на свои готовые объекты. Например, компания ЛИИС, чей проект банка мы описали выше. Все, что от вас требуется — оставить заявку на сайте http://liis.su/. И уже скоро вы сможете своими глазами увидеть, как работает Умный Офис.

НАШИ РАБОТЫ:

Посмотреть все портфолио

Смотри также:

Стоит только упомянуть термин «мебель для домашних кинотеатров», и сразу на ум приходит ряд […]

Натуральный камень в интерьере

Даже самые убедительные слова и выразительные фотографии не могут передать всю красоту, глубину и […]

Кухни из экологически чистого МДФ

О том, как и из чего мы делаем для Вас кухни расскажет руководитель «Мастерской В!» […]

Как спрятать батареи

Самые современные модели отопительных батарей вряд ли украшают помещение, хотя без этих элементов сложно […]

Выбор кухонной плиты

Для хорошего, качественного ремонта бытовая техника подбирается надолго, особенно в том случае, когда ее […]

Встроенная техника в кухонном интерьере

В некоторых стилях интерьера, в которых допускается и даже приветствуется наличие современных технических элементов, […]

Цветовая палитра в интерьере

Основа работы с палитрой при выборе цвета для интерьера начинается с известного цветового круга. […]

Новинка – невидимый интерьер

Новомодный тренд – интерьер-невидимка – предполагает в доме обилие стеклянных и прозрачных пластиковых элементов. […]

Как удачно выбрать входную дверь

Выбрать новую входную дверь можно и на отечественном рынке, и среди импортных, более дорогих, но гарантированно […]

Кухня в скандинавском стиле

Уютная и ненавязчивая стилизация – простая и функциональная кухня в скандинавском стиле. Все, кто […]

Сказочные мотивы для детской

Независимо от того, как Вы оформите комнату для малыша или подростков, они все равно […]

Преимущества стеклянной раковины

Самое простое и привлекательное зрелище – прозрачная, чистая вода в прозрачной емкости, не так […]

Итальянские стулья для кухонного интерьера

На такую малозначительную (как кажется) деталь кухонного интерьера, как стулья, внимание обращается едва ли […]

Часы в интерьере

Сегодня, когда даже у ребенка-дошкольника есть собственные часы на мобильном, функциональное назначение домашних или […]

Светильники в интерьере

Выбирать световые приборы – самая приятная сторона осветительных работ. Когда все уже продумано, остается, […]

Аквариумы в интерьере

Стихия воды и одновременно крохотный, бесшумный мир за стеклом – это часть уюта, которую […]

Фрески в интерьере

С чем обычно ассоциируется фреска? Это, разумеется, историческое наследие, дошедшее до нас из эпохи […]

Фонтаны в домашнем интерьере

Для многих владельцев жилья обустройство квартиры – это вопрос не только личного уюта, но и того, […]

Рисунки и орнамент в интерьере

Упорядоченная, ритмичная визуальная отделка помещений с использованием традиций орнамента привносит в интерьер покой, чередуя […]

Растения в интерьере

Сложнее придумать что-либо более совершенное, чем то, что подсказывает природа. В большинстве случаев даже […]

Современные технологии офисной автоматизации

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

во внутрифирменном взаимодействии персонала;
в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
контролирование бэк-офиса;
обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
финансовое и производственное планирование;
упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
накопленной аналитической информации о деятельности организации;
личных дел персонала;
разработок на производстве;
данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Читать еще: Лучший офисный процессор 2020

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

табличный и текстовый процессоры;
электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
аудиопочта и видеотекст;
хранение большого объема информации;
программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

операционная система:
- Microsoft Windows (бюджетный вариант);
- Apple;
- Linux;
офисные программные компоненты:
- Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
- Siag Office для Unix;
- iWork и т. д.;
прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
- Adobe Acrobat;
- Photoshop;
- LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
- Autocad;
- Coreldraw;
- TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
- Finereader;
- Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
- Expert-Ease;
- Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
- логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
- Columbis (для турбизнеса);
- Ventura Publisher;
- Lexicon и т. д.;
антивирусы:
- Kaspersky;
- Webroot;
- Norton;
- Avast;
- McAfee;
- Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

корпоративной почте с домашнего компьютера;
офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Концепции офисных технологий

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые, — можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять.

Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фраз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствуют увеличению объема производства и повышению его эффективности.

Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедрять и функционировать только на базе рациональной организации все офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.

Современный офис — это сложная комплексная система, синтезирующая в себе несколько компонентов:

Документационное и информационное обеспечение;

ь В традиционном офисе всегда имеется тенденция сжатия рабочего места

ь Ограниченность площадей часто разбрасывает связанные отделы по этажам и зданиям в условиях традиционного офиса

ь Люди, сидящие, в одной комнате часто находятся в чрезмерном контакте, не всегда нужном для работы, что сказывается на производительности

ь Иногда, когда необходим рабочий контакт, на пути стоит разделительная стена, что влияет на коммуникацию

ь Отдельные кабинеты в традиционном офисе делались исходя из расположения стен, и часто ранг должности не соответствовал размеру кабинета. В дело вступали политические факторы, что не шло на пользу корпоративной морали

ь Традиционный офис отражает организационную структуру компании, которая в пирамиде иерархии предполагает в основном контакты по вертикали и расширение контактов по горизонтали на уровне менеджеров отделов. Планировщики офисов в этой связи стремятся объединить руководителей в одном блоке, часто отрывая их от подчиненного персонала. Однако реальная эффективная работа не всегда укладывается в рамки корпоративной иерархической структуры. Работники различных отделов должны контактировать по горизонтали с целью обслуживания клиентов. Традиционный офис блокирует данную реальность, стимулируя неразумную бюрократию.

ь Традиционные офисы не стимулируют быстрые изменения в организации. Динамика сегодняшнего бизнеса достаточно высока, организационные изменения постоянно имеют место. Данные изменения выражаются в сокращениях и найме новых людей. В результате заполнение офисных помещений носит хаотичный характер, когда человека, ввиду дефицита площадей в данном секторе, сажают на свободное место в другом секторе.

ь Необходимость дополнительных площадей для хранения бумаг в традиционном офисе. Каждый отдел имеет свою информационную базу, т.к. находится в отдельной комнате.

ь Все вышеизложенное вело к одному результату: переполненные офисные помещения с плохим освещением, высоким уровнем шума и претензией на необходимость конфиденциальности, которую даже в этих условиях трудно соблюсти.

ь В основу принципа открытого офиса были положены следующие исходные правила.

1. Планирование открытого офиса не является эстетическим упражнением. Данный подход — есть средство достижения практических целей повышения эффективности работы

2. Открытый офис является центром коммуникации и обработки информации. Рабочие отношения не следует понимать в терминах административной структуры, ранга или статуса, а только в части технологий коммуникаций и течения рабочих процессов.

Читать еще: Ключ от майкрософт офис 365

3. Реальные модели рабочих взаимосвязей должны являться основой непосредственного планирования помещения. Те, кто нуждается в более частых контактах, должны быть размещены близко к другу. Рабочие группы и команды должны визуально выделяться.

4. Рассмотрение моделей коммуникации для планирования офиса требует вовлечения персонала для сбора требований к офису и анализа информации по коммуникациям.

5. Результаты анализа коммуникаций должны быть представлены в графической форме, а затем наложены на имеющиеся площади. Это фактически исходная планировка офиса.

6. Открытый офис наиболее эффективен, когда речь идет о размещении не менее 100 человек.

7. Рабочие места должны быть укомплектованы мебелью, необходимой только для фактической работы. Разделители не должны использоваться вообще. Менеджеры имеют право на большие территории, с более дорогой мебелью, но не более того. Их рабочие места должны быть частью всего открытого офиса.

8. Должна быть создана система централизации хранения бумаг, чтобы на рабочих местах находился минимум документов.

9. Оборудование, являющееся источником шума, следует перемещать в специальные секции, изолированные от основного помещения.

10. Рабочие места следует располагать так, чтобы избегать прямого визуального контакта лицом к лицу. Целесообразно применение зеленых насаждений.

11. Обязательно использование мягких ковровых покрытий для гашения шума.

12. Акустические условия должны быть выдержаны на уровне не превышения нормы уровня отвлекающего шума на расстоянии 5, 5 м от его источника.

13. Следует избегать при планировании прямых геометрических подходов, отдавая предпочтение круглым формам

14. Должны быть выделены территории отдыха для использования всеми без исключения членами коллектива.