Сводные таблицы в опен офис

Электронные таблицы (Calc)

Статья посвящена созданию сводных таблиц средствами OpenOffice.org. Сводная таблица представляет собой сводку больших объемов данных. Для просмотра различных сводок данных сводную таблицу можно переупорядочить.

Сводная таблица служит для объединения, сравнения и анализа больших объемов данных. Можно просматривать различные сводки исходных данных, отображать подробные сведения из областей, представляющих интерес, а также создавать отчеты.
Таблица, создаваемая с помощью функции «Сводная таблица», является интерактивной. Данные в ней можно упорядочивать, перераспределять или подытоживать с разных точек зрения.

Для начала нам необходимо подготовить таблицу с исходными данными. Примером такой таблицы может стать представленный на следующей картинке документ.

Выделяем таблицу и переходим в меню Данные – Сводная таблица.

Теперь необходимо выбрать источник данных. Используем выделенную ранее таблицу (ставим отметку напротив пункта «Текущее выделение». Прошу обратить внимание на тот факт, что для создания сводной таблицы можно также использовать внешние источники данных).

Появляется форма организации сводной таблицы.

Перетаскиваем поля с названиями наших столбцов исходной таблицы (правый столбец формы) в поля сводной таблицы на форме (белые поля), как показано на рисунке:

Обратите внимание на кнопку «Дополнительно», нажав на нее можно задать дополнительные условия формирования сводной таблицы.

Ещё необходимо осознать тот факт, что различные поля сводной таблицы определяют различные способы группировки и представления данных. Частично это будет продемонстрировано далее.

При нажатии на «ОK» получаем первую сводную таблицу:

Таким образом нам удалось свести общее количество принятых фруктов за указанный промежуток времени и выдать их суммарное количество.

Для демонстрации возможностей сводных таблиц еще более усложним задание: добавим пункт «Откуда» в нашу исходную таблицу, характеризующий страну происхождения груза. Получаем исходную таблицу, представленную на следующем скриншоте:

Создадим макет новой сводной таблицы:

И полюбуемся на результат:

Получилась еще более наглядная для анализа таблица.

Однако у нас в день может приходить несколько разновидностей фруктов из различных стран. Усложняем таблицу, добавляем в нее новые строки (выделены цветом на рисунке):

Формируем новую сводную таблицу:

После создания такой таблицы у нас появляется раскрывающийся список, позволяющий внести еще больше информативности и «интерактива» в процесс анализа.

Можно отметить, что результат представления данных становится еще более наглядным (это проиллюстрировано на следующих двух скриншотах):

Разобрав несложный пример работы со сводными таблицами, было показано, на сколько легким и гибким может быть их применение в бесплатном офисном пакете.

Обсудить на форуме.

Источник: конкурс на лучшую статью о пакете OpenOffice.org. Номинация «Учим работать с OpenOffice.org»
Подробнее о статье Ключевые особенности пакета OpenOffice.org

Электронное общество

Информационно-коммуникационные технологий в жизни человека и общества

2 февр. 2007 г.

Особенности OpenOffice.org#2 — Сводные таблицы

Второй рецепт посвящен созданию сводных таблиц средствами OpenOffice (на базе версии 2.1. и выше).

Сводная таблица представляет собой сводку больших объемов данных. Для просмотра различных сводок данных сводную таблицу можно переупорядочить [Помощь по программе OpenOffice 2.1].

Для начала нам необходимо подготовить таблицу с исходными данными, как показано на скриншоте ниже.

Выделяем таблицу и переходим в меню Данные – Сводная таблица

Теперь необходимо выбрать источник данных. Используем выделенную ранее таблицу.

Появляется форма организации сводной таблицы.

Перетаскиваем поля с названиями наших столбцов исходной таблицы в поля сводной таблицы на форме, как показано на рисунке:

Читать еще: Регистрация офиса бесплатно

При нажатии на «Ок» получаем сводную таблицу:

Для демонстрации возможностей сводных таблиц еще более усложним задание: добавим пункт «Откуда» в нашу исходную таблицу.

Создадим в форме макет новой сводной таблицы:

И полюбуемся на результат:

Получилась еще более наглядная для анализа таблица.

Формируем новую сводную таблицу

После формирования такой таблицы у нас появляется раскрывающийся список, позволяющий внести еще больше информативности и интерактива в процесс анализа.

Результат становится еще более наглядным.

Разобрав несложный пример работы со сводными таблицами, было показано, на сколько легким и гибким может быть их применение с бесплатном офисном пакете.

Автор публикации: Андрей Руднев , Время публикации: 06:45:00

Практическая работа LibreOffice Calc №6. Сводные таблицы

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Практическая работа №6.

Сводные таблицы

Цель работы: сформировать навыки по использованию возможностей Calc для построения сводных таблиц.

Теоретические сведения

Сводная таблица – это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных. Эта функция позволяет создавать перекрестные таблицы с легко изменяемой структурой, где данные списка обобщаются по нескольким измерениям. Создавая сводную таблицу, пользователь сам задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах.

Кроме того, с помощью сводной таблицы можно подсчитать промежуточные итоги с любым уровнем детализации. Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, но и дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации.

Для создания сводной таблицы:

Установите курсор в любой ячейке внутри списка.

Выберите команду Данные / Сводная таблица / Создать . Появится диалоговое окно Выбор источника . Установите флажок Текущее выделение и подтвердите выбор нажатием кнопки ОК .

Сформируйте будущую таблицу из заголовков столбцов списка, которые будут отображены в виде кнопок в диалоговом окне Сводная таблица . Создайте сводную таблицу, перетаскивая их в области разметки: Поля страниц , Поля столбцов , Поля строк и Поля данных .

Рассмотрим технологию создания сводной таблицы на примере.

Ход работы

Загрузите электронную таблицу Calc, используя Пуск / Офис / Электронная таблица .

Откройте файл «Работа 3» .

Перейдите на Лист 8 . Переименуйте лист как «Сводная таблица» .

Скопируйте с листа Ввод данных всю область данных и вставьте ее на лист Сводная таблица начиная с ячейки А1 .

Создайте сводную таблицу, показывающую фамилии учащихся , имею щих максимальный средний балл, в каждом классе и с разбивкой на пол учащихся .

Щелкните левой кнопкой мыши по любой ячейке внутри списка.

Выполните команду Данные / Сводная таблица / Создать . На данном этапе выдается запрос об источнике исходных данных. Проверьте правильность предложенного программой диапазона и нажмите ОК .

В открывшемся диалоговом окне представлены Шаблон сводной таблицы и Список полей сводной таблицы .

Раскройте список Источник и назначение и в разделе Назначение выберите Новый лист (сводная таблица будет располагаться на отдельном листе).

Сформируйте строки и столбцы будущей сводной таблицы:

в область Поля страниц левой кнопкой мыши перетащите Изучаемый предмет (область Поля страницы имеет значение страниц, которые можно листать. Эта область как бы добавляет третье измерение в сводную таблицу: раскрывающееся меню, которое располагается над таблицей, позволяет выбирать любые значения этого поля);

Читать еще: Рейтинг ноутбуков для офиса

в область Поля строк перетащите Класс ;

в область Поля столбцов перетащите Фамилия и Изучаемый предмет .

Сформируем Поля данных сводной таблицы – ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные. Над значениями полей, помещенными в эту область, выполняются сводные вычисления, например, суммирование, вычисление среднего, нахождение максимального и минимального значений, подсчет количества и др.:

в область Поле данных перетащите Средний балл . Обратите внимание, что по умолчанию установится функция Сумма . Щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши и выберите функцию Максимум (рис. 1 ).

Рис. 1. Создание сводной таблицы

Для просмотра сводной таблицы нажмите кнопку ОК .

Проанализируйте полученную сводную таблицу, которая создана на отдельном листе Сводная таблица_Лист1_1 . Измените представление данных в сводной таблице, выбирая различные опции в раскрывающихся списках полей. Выберите из списков Класс, Изучаемый предмет и Фамилия и проанализируйте, как меняются данные в сводной таблице.

Убедитесь, что сводная таблица легко обновляется:

перейдите на лист Сводная таблица ;

измените для всех классов максимальную среднюю успеваемость ;

перейдите на лист Сводная таблица_Лист1_1 ;

выполните команду Данные / Сводная таблица / Обновить ;

убедитесь, что в сводной таблице также изменился максимальный балл.

Вернитесь на лист Сводная таблица и аналогичным методом создайте сводную таблицу, показывающую фамилии учащихся, имеющих минимальную успеваемость в каждом классе.

Контрольные вопросы

Раскройте понятие «сводная таблица».

Для чего служит сводная таблица?

Опишите пошагово, какие действия следует совершить для создания сводной таблицы.

Для чего предназначены области «Поля страниц» и «Поля данных» в разметке будущей сводной таблицы?

Можно ли обновлять данные в сводной таблице?

Выпишите ответы на вопросы в тетрадь для проверки.

Сводные таблицы в опен офис

Лабораторная работа №8 Тема: «Создание баз данных в OpenOffice Calc»

База данных – это упорядоченный набор данных. Обычно база данных состоит из строки заголовков (текст описания) и строк данных, которые могут быть числовыми или текстовыми. Столбцы базы данных обычно называют полями, а строки – записями. Теоретически, размер базы данных ограничен размерами одного рабочего листа. Однако база данных такого размера занимает очень много памяти и программа плохо с ним справляется. В OpenOffice.org Calc есть несколько средств, предназначенных для работы с базами данных. Они могут быть использованы для самых разнообразных целей. Для одних пользователей база данных – это способ простого хранения набора данных (например, список клиентов), другие используют ее для хранения данных, которые в конечном итоге должны быть включены в отчет. Ниже приведены операции, которые обычно выполняются над базами данных. • Ввод данных в базу. • Фильтрация базы данных, которая выполняется в целях выборочного отображения строк (по определенному критерию). • Сортировка данных. • Вставка формул для подведения промежуточных итогов. • Создание формул для вычисления результатов в базе, отфильтрованной по определенным критериям. • Создание итоговой сводной таблицы на основе данных базы.

Ввод данных в базу.

Чтобы ввести данные в базу можно использовать любой из описанных в других работах методов ввода данных. В OpenOffice.org Calc в настоящий момент не предусмотрен способ ввода данных с помощью формы, поэтому необходимо ввести данные вручную. Ввод данных начинается с определения заголовков столбцов. Они должны располагаться в первой строке диапазона вводимых данных. При создании баз данных нужно помнить о некоторых рекомендациях: • в каждом столбце должна содержаться однотипная информация, например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст; • не используйте пустых строк в базе, т.к. при проведении операций над списком OpenOffice.org Calc определяет его границы автоматически, при этом пустая строка обозначает конец базы; • помещайте базу на отдельный лист, если на этот лист необходимо поместить еще другую информацию, помещайте ее ниже или выше базы, не используйте для этого ячейки справа или слева от базы; • используйте команду Окно =>Фиксировать, чтобы заголовки были всегда видны при прокручивании листа базы; • старайтесь предварительно отформатировать весь столбец, чтобы данные всегда имели один и тот же формат.

Читать еще: Офис ворд онлайн

1. Создайте новую рабочую книгу OpenOffice.org Calc и назовите ее Лаб.раб.8. 2. Активизируйте Лист1 и назовите его Ввод данных. 3. Введите заголовки столбцов в ячейки: А1 — Фамилия, В1 — Имя, С1 — Отчество, D1 -Телефон,Е1 — Взнос. Установите ширину столбцов так, чтобы данные в них отражались полностью.

1. Выделите любую ячейку в строке заголовков таблицы (строка 1) и выберите команду Данные =>Определить диапазон. Введите имя диапазона в поле название, программа автоматически определит диапазон, который при желании можно поменять, нажав на кнопку справа от поля «Диапазон » и выделив нужный диапазон базы данных, если Вы хотите использовать первую строку для заголовков, то поставьте галочку напротив «Содержит заголовки столбцов». Щелкните на кнопке ОК.

2. Введите данные для одной строки, используя для перехода между полями указатель мыши или клавишу . 6. Заполните таким же образом еще 7 строк (всего должно быть 8 записей). 7. Отформатируйте полученную таблицу. 8. Сохраните файл.

Проверка вводимых значений

OpenOffice.org Calc позволяет указать тип данных, которые могут помещаться в определенной ячейке или диапазоне. Например, вам нужно разработать таблицу, которую будут использовать другие люди. Допустим, в этой таблице есть ячейка для ввода данных, на которую имеется ссылка в некото-рой формуле. Предположим также, что в этой конкретной ячейке должно находиться число от 1 до 12, так как только при этом условии формула будет давать допустимые результаты. В этой ситуации Вы можете воспользоваться функцией проверки вводимых данных, чтобы, в случае, если пользователь введет значение, не принадлежащее интервалу от 1 до 12, программа выдавала соответствующе сообщение.

В таблице на листе Ввод данных в ячейке F1 введите название столбца Возраст. Выделите диапазон F2:F9. • Выберите команду Данные =>Проверка. OpenOffice.org Calc отобразит на экране диалоговое окно Проверка вводимых значений с тремя вкладками. • Выберите вкладку Критерий и укажите тип данных, которые должны находиться в данной ячейке. Например, выберите в поле Тип данных – целое число, в поле Значение — между. В поле Минимум введите значение 18, в поле Максимум – 100.

Щелкните на вкладке Помощь при вводе и в поле Сообщение введите текст, который должен появляться на экране при выделении указанной ячейки (это необязательно). Это сообщение будет предоставлять средство Помощник (если он отображен на экране), или появится в маленьком всплывающем окне. Например, введите сообщение Укажите возраст вкладчика.

Выберите вкладку Действия при ошибке и введите текст сообщения. Например, в поле Действие выберите значение Стоп (программа не даст вводить значения дальше до тех пор, пока не будет введено допустимое значение). В поле Заголовок и в поле Сообщение введите соответствующий текст. Нажмите кнопку ОК.

• Введите значения в столбец Возраст, при этом намеренно укажите неправильные значения, чтобы убедиться, что проверка данных работает. При введении неправильного значения, должно появляться сообщение об ошибке. • Добавьте к таблице поле Вид счета. • Выделите диапазон G2:G9. Выполните команду Данные =>Проверка. • Заполните поля, как указано на рисунке:

• Укажите сообщения для ввода и сообщения об ошибке. • Введите виды счетов, выбирая счет из списка.

0 0 голоса

Рейтинг статьи