Light-electric.com

IT Журнал
118 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Технология электронного офиса позволяет

Понятие электронного офиса.

Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.

К офисным задачам можно отнести следующие задачи: делопроизводство управление, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:

· обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д. );

· сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);

· хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).

Электронный офис — это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов

Основные функции электронного офиса:

· общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

· локальное хранение документов;

· обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

· дистанционная и совместная работа служащих над документом;

· поддержка общения без отрыва от рабочего места;

· персональная обработка данных;

· составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

· обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и веление персональных баз данных;

· генерация отчетов по обработке данных;

· управление личным временем;

· контроль автоматической корреспонденции;

· обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

· обеспечение стилистического качества документов;

· моделирование решений и имитация их принятия;

· информационная поддержка принятия решений;

· создание адаптируемых АРМ;

· обмен локальной и персонализированной информацией;

· обмен и интеграция программных средств;

· перенос документов с одного носителя на другой:

· полиграфическое оформление документов;

· групповой контакт через терминалы.

С помощью автоматизированной информационной технологии можно реализовать, как минимум, три этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ, принятие решений.

В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объёмов сложноорганизованной информации.

Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.

Профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ) является главным инструментом общения специалиста с компьютерной системой. Оно может играть роль автономного рабочего места, рабочей станции в локальной сети, интеллектуального терминала с удаленным доступом к ресурсам главного компьютера или внешней сети.

Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работ.

Основные операции по накоплению, хранению и обработке информации при организации АРМ специалиста возлагаются на компьютерную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач, анализе функций управления и подготовке управленческих решений.

АРМы финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента (от сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного анализа, в котором используются различные методики):

· формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;

· анализ финансового состояния предприятия;

· анализ устойчивости, рентабельности, показателей ликвидности и др.;

· анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;

· сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.

Техническое обеспечение электронного офиса в финансовом менеджменте выбирается, исходя из объёма и сложности решаемых на предприятии задач финансового менеджмента, уровня развития информационных технологий в данной предметной области.

В современном электронном офисе используются следующие технические средства:

· устройства ввода-вывода информации,

· устройства хранения информации,

В электронном офисе для решения задач финансового менеджмента используется один или несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. На рынке представлен широкий спектр моделей персональных компьютеров, отличающихся функциональными возможностями и стоимостью (В мире персональных компьютеров, занимающих в настоящее время лидирующие позиции в обеспечении информационных технологий, наиболее широко распространены IBM-совместимые персональные компьютеры с процессором Intel (семейство процессоров х86). Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией — совокупностью основных устройств, типом и моделью процессора, объёмом оперативной памяти и жесткого диска, наличием устройств мультимедиа и дисководов, типом и размером монитора, типом видеокарты.

Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объёма и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объёмы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.

Для организации и поддержания в рабочем состоянии компьютерных сетей используется сетевое оборудование:

· концентратор (HUB) — предназначен для распознавания конфликтов между элементами сети и их ликвидации, синхронизации информационных потоков внутри сети, обычно используется в локальных компьютерных сетях радиальной топологии;

· коммутатор — аппаратное средство, обеспечивающее прием, контроль поступления и маршрутизацию информационных пакетов;

· маршрутизатор (router) — предназначен для организации взаимосвязи между несколькими локальными сетями, объединения таких сетей в сети более высокого уровня, распределения потоков информации между сегментами сетей. Для обеспечения связи с «внешним миром», передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факс-модемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (мини-АТС), пейджеры и др. Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры (оптико-электрические считывающие устройства) различной конструкции.

Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные (игольчатые), струйные и лазерные принтеры. При выборе модели принтера можно руководствоваться следующим:

· если объём информации, которую необходимо выводить на печать, невелик и скорость и качество не имеют большого значения, можно воспользоваться матричным принтером;

· если необходима качественная печать черно-белых материалов, можно воспользоваться монохромным лазерным принтером, его производительность и формат выбираются в соответствии с потребностями офиса;

· если необходимо осуществлять печать и черно-белых, и цветных, материалов, то самый дешевый вариант — выбор цветного струйного принтера;

· если есть потребность в печати цветных материалов полиграфического качества в условиях сети, то следует приобрести и использовать сетевой цветной лазерный принтер.

Читать еще:  Как убрать колонтитулы в опен офис

Для размещения данных в электронной форме на магнитных или оптических носителях предназначены устройства хранения информации. Кроме жесткого диска, дисководов для гибких дисков, которые стали неотъемлемыми элементами конфигурации персонального компьютера, в офисе могут быть использованы:

· стример — устройство памяти на магнитной ленте большой емкости, основное применение это обмен информацией с жестким диском для создания резервной копии памяти и архива;

· устройства для записи (чтения-записи) компакт-дисков (CD-R, CD-RW), позволяющие производить запись на специальные матрицы (либо для однократной записи, либо для многократного использования). Установка такого устройства в офисе поможет решить проблему резервного копирования;

· DVD-накопители, использующие самые современные технологии записи информации; на стандартном DVD-диске можно разместить более четырех гигабайт информации (на порядок больше, чем вмещает компакт-диск). DVD- накопители позволяют работать практически со всеми видами обычных компакт-дисков.

Для обработки видео- и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.

К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно-копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители — фирмы Xerox, Canon и др.).

К дополнительным устройствам можно отнести:

· сетевой фильтр — устройство, предназначенное для сглаживания скачков напряжения в сетях электропитания;

· блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течение некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.

Информационные технологии электронного офиса

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

– автоматизация рутинных работ с документами;

– организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы:

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.

2. Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

– Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

– Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

– формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

– ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

– обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

– автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

– работа с электронной почтой и факсом и т. д.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

– обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

– поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

– исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

– исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных Они подразделяются на основные и дополнительные:

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.

Креативные бизнес-технологии: Электронный офис

В Электронном офисе сосредоточены самые востребованные функции таких систем, как:

  • PM (Project Management)-системы управления проектами;
  • ECM (Enterprise Content Management System)- Системы электронного документооборота;
  • ERP (Enterprise Resource Planning System)- Системы планирования ресурсов предприятия;
  • CRM (Customer Relationship Management System)- Системы управления взаимодействием с клиентами.

Электронный офис — решение по автоматизации бизнеса. Электронный офис позволяет эффективно решать широкий спектр задач, стоящий перед каждой современной компанией,стремящейся к оптимальным трудозатратам. Работать в нем просто и быстро, причем, для начала работы не требуется больших финансовых и временных затрат. Нужно просто подключить и начать его использовать, не перестраивая при этом работу компании.

Электронный офис позволяет сразу повысить эффективность оперативной работы, а полный контроль состояния рабочего процесса организации будет обеспечиваться из любой точки, где есть интернет и браузер. Никаких масштабных инвестиций и проектов развития – только эффективный менеджмент поручений.

Главные функциональные обновления осени 2011 года Электронного офиса:

  • Электронный офис – единственная система документооборота и управления задачами, полноценно функционирующая на IPad. Благодаря совместимости с Safari для IPad и отсутствию перегрузки мало востребованными функциями, Электронный офис является уникальным и единственным СЭД решением на Microsoft Sharepoint, доступным на IPad 1 и 2. При этом в нем полностью сохранены функции, предоставляющие возможность осуществлять работу в режиме реального времени – контроль работы компании, утверждение платежей, согласование документов.
  • Расширена линейка браузеров, на которых работает Электронный офис. С июня 2011 года Электронный офис полноценно функционирует на всех популярных браузерах: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari (Мас book, PC, iPad).

Что есть в «Электронном офисе»:

  • Простой контроль выполнения задач и поручений;
  • Единое хранилище задач и текущих дел сотрудников;
  • Связь задач с любой информацией (документы, проекты,контрагенты, события и пр.);
  • Возможность получения отчетов по выполнению поручений;
  • Управление правами доступа к задачам.
Читать еще:  Майкрософт офис ворлд онлайн

Управление взаимоотношениями с клиентами:

  • Ведение базы клиентов и контактных лиц;
  • Связь клиентов с любой информацией (договорами, проектами,заказами и пр.);
  • Планирование событий и фиксация их результатов (встреч,звонков и пр.);
  • Сохранение истории взаимодействия с клиентами.
  • Оперативное планирование и контроль выполнения работ в проекте;
  • Единое хранилище проектных документов, совместная работа с документами.
  • Электронное хранилище документов, обеспечивающее возможность совместной работы с данными;
  • Эффективная система поиска документов как по их свойствам, так и по содержанию;
  • Гибкая система разделения прав доступа к документам и папкам;
  • Автоматизация основных процессов документооборота, таких как регистрация, рассмотрение, согласование документов и выполнение задач;
  • Простота настройки маршрутов документов;
  • Быстрое получение отчетов различных форм.

Автоматизация работы с платежами:

  • Автоматизация процесса создания, согласования и утверждения заявок на платежи;
  • Контроль исполнения заявок на платежи;
  • Ведение платежного календаря.

Сервисная служба (ServiceDesk):

  • Организация эффективного взаимодействия компании с клиентами;
  • Организация совместной работы подразделений компании.

Электронная библиотека

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:

ü автоматизации обработки и передачи документов;

ü хранения документации в памяти систем;

ü интеграции всех процессов документооборота;

ü повышения информированности руководства;

ü уменьшения стоимости документального обеспечения;

ü сокращения времени поиска документов;

ü создания качественно новой информационной базы документации.

В результате использования информационных систем и сетей электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

ü учет и анализ корреспонденции;

ü учет кадров и ведение бухгалтерии;

ü составление договоров;

ü обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

ü выполнение экспертиз и проведение консультаций;

ü анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

ü проведение баланса и оценок работы;

ü ревизия отчетности;

ü ведение электронных картотек.

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль над деятельностью (ревизию отчетности, баланса, оценку работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей зада­чи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квали­фикации работу (обработку корреспонденции, подготовку отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное ПО, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

ü использование текстового и графического редактора;

ü работа с электронными таблицами;

ü применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;

ü использование программ подготовки презентаций.

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает рассматриваемая система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная же обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Основными функциями системы являются:

ü прием, регистрация и учет документов;

ü упорядочение и классификация документов:

ü обработка документов;

ü дописывание комментариев к документам;

ü поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;

ü создание личных библиотек документов;

ü изменение конфигурации документов;

ü контроль версий документов при их модификации;

ü предоставление возможности удаленного доступа к документам независимо от места их хранения;

ü управление информацией;

ü обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

ü пересылка и рассылка документов;

ü администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них видеофильмов, звука, неподвижных изображений и текстов.

Поиск документов осуществляется в соответствии с разнообразными их характеристиками: датой создания, авторами, организацией, рассматриваемой темой, типом документа. В помощь поиску осуществляется индексирование документов. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия.

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

Технология обработки документов в электронном офисе дополняется удобными формами выполнения необходимых работ. Например, на экране компьютера показывается поверхность «рабочего стола», на котором расположены пиктограммы, представляющие документы. Каждую пиктограмму, показав на нее курсором и нажав на клавишу, можно превратить в изображение документа, прочесть его либо отредактировать. И, наоборот, документ так же просто превращается в представляющую его пиктограмму. С документами-пиктограммами, расположенными на экране, можно выполнять разнообразные операции:

ü перемещать пиктограмму (документ) из одной «папки» в другую;

ü помещать пиктограмму в «корзину» (ликвидировать документ);

ü создавать новый документ и превращать его в пиктограмму;

ü передвигать на экране пиктограмму на изображение принтера (печатать документ).

На экране также изображаются условные обозначения запоминающих устройств. Передвижение пиктограммы с изображения одного из них на изображение другого, запускает процесс пересылки документа между этими устройствами.

Технология обработки документов вначале осуществлялась только с помощью одной информационной системы. Сложность этой работы и развитие сетей привели к созданию технологий распределенной обработки, осуществляемой большим числом систем сети предприятия, взаимодействующих друг с другом. Для обеспечения этих технологий бы­ли созданы электронные каталоги, являющиеся упорядоченными списками объектов, составленных в порядке, облегчающем их нахождение. Объектами, отображенными в каталогах, являются: документы, базы данных и знаний, пользователи, серверы, клиенты, программы и т.д. База данных каждого каталога содержит сведения об определенных группах объектов.

Читать еще:  Ворлд оф офис

Необходимость работать с документами, прикладными программами и базами данных учреждения (предприятия) дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов – электронных офисов, оборудование которых располагается в разных местах, городах, странах. При этом создается виртуальная сеть предприятия, предоставляющая свои ресурсы так, как будто это физическая локальная сеть. Виртуальный офис, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опирается на локальные сети, соединенные с региональными. Бла­годаря этому абонентские системы сотрудников предприятия (учреждения) не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть.

В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора: прежде всего, это электронная почта и речевая почта: во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.

Создание виртуального офиса позволяет:

ü способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям;

ü формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы;

ü сокращать штат учреждения (предприятия) и уменьшать стоимость недвижимости:

ü поддерживать телеработу;

ü выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток.

Четкая граница между работой в учреждении и домом стала стираться.

Тенденция развития виртуальных офисов стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате, быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома.

Добавление к технологиям электронного офиса услуг Internet привело к появлению понятия «Internet-офиса». В нем кроме обычных выполняются задачи работы с банками, биржами, получение информации о состоянии банковских счетов, курсах валют и т.д.

1. Понятие электронного офиса

1. Понятие электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось возможно прежде всего благодаря повсеместному распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.

На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций: автоматизировать связь между различными рабочими местами, сделать совместной работу над документами, автоматизировать контроль исполнения документов и др.

Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением персональных компьютеров и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест. Автоматизированные рабочие места объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное автоматизированное рабочее место состоит из персонального компьютера, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) стали, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования – одна из основных задач делопроизводства.

Появление следующего компонента – системы электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях – позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали применяться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен независимо оттого, с каким типом документа вы работаете.

Использование персонального компьютера в офисе не исключает, а, наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения таких новейших достижений электроники, как сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и др.

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основное из них – отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемой на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. В результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.

Новые технические средства и информационные технологии признаны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности.

Подводя итоги: очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако благодаря автоматизации ряда процессов управления секретарь освобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени творческой работе.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector