Учет рабочего времени в офис

Учет рабочего времени в офисах при помощи СКУД – почему он неэффективен?

Система контроля и управления доступом (СКУД) нередко используется на многих предприятиях, включая производства, офисы, складские помещения и т.д. Ее основной функцией является безопасность – распознавание персонала и ограничение несанкционированного доступа лиц на территорию. Кроме того, некоторые работодатели применяют СКУД для учета рабочего времени своих сотрудников, контролируя с их помощью, кто и когда зашел в офис/цех/склад или вышел оттуда. Однако почему эта опция показала свою неэффективность для офисных работников?

На сегодняшний день, всё больше систем контроля доступа оснащаются функцией учета рабочего времени, а фиксация времени входа-выхода персонала учитывается при контроле дисциплины, начислении заработной платы, премий или штрафов. Впрочем, эксплуатация данного оборудования в офисе имеет немало «подводных камней», поэтому далеко не всегда приносит ожидаемый эффект.

Более того, даже самые инновационные системы управления доступом не могут контролировать производительность офисного персонала. Они только фиксируют, кто и когда приходит на работу, а когда уходит с нее. Человек может отмечать идеальный 8-часовой рабочий день без малейших опозданий или лишних перерывов, и при этом будет постоянно играть в компьютерные игры или общаться в соц. сетях, вместо выполнения своих обязанностей. А другой сотрудник может каждый день немного опаздывать, но работать с максимальной эффективностью и уходить из офиса позже остальных – однако в нем СКУД будет распознавать злостного нарушителя дисциплины.

Система такого типа нуждается в профессиональном обслуживании, без которого она не сможет грамотно и точно обрабатывать полученные данные. На любом предприятии есть различные категории персонала, каждая из них имеет свой особый график работы и должностные обязанности. Например, многие сотрудники (особенно на руководящих должностях) регулярно посещают другие отделы, офисы компаний-подрядчиков, выезжают на деловые переговоры – поэтому они будут довольно часто отсутствовать на рабочем месте. Даже новейшие модели СКУД не смогут учитывать подобные нюансы самостоятельно, соответственно, понадобится поручить эти задачи оператору.

Грамотный учет рабочего времени в офисах содержит в себе множество деталей и вариантов, от соблюдения которых напрямую зависит правильность его результатов. Например, система должна учитывать не только общее время нахождения на предприятии в течение дня с момента первого входа до момента последнего выхода. Также необходимо принимать во внимание интервалы присутствия, как суммарно, так и по отдельности. Правильная фиксация всей этой информации (особенно, для большого коллектива) требует немалого времени и ответственности.

Альтернативой СКУД по учету рабочего времени может стать программный комплекс KickIdler, предоставляющий расширенный функционал не только по учету, но и контрою эффективности офисного персонала. Программный комплекс отслеживает активность сотрудников за компьютером, включая историю посещенных им сайтов, запущенных программ, время начала/конца работы за компьютером, перерывы, прогулы и прочие отклонения от рабочего процесса. На основании данной информации KickIdler формирует подробные отчеты по использованию сотрудниками рабочего времени, которые помогут вам облегчить процесс контроля производительности в вашей компании.

Система учета рабочего времени в офисе. Аргументация «за» и «против»

При рассмотрении вопроса об установке системы учета рабочего времени в офисе существует набор классических фраз аргументирующих бесполезность этой затеи.

Отговорка номер 1: У нас же не фабрика или завод

При произнесении фразы «Учет рабочего времени» многим приходит на ум проходная завода, вахтерша, отмечающая время прихода и ухода, руководители отделов, заполняющие табели учета рабочего времени, списывая данные с засаленных бумажек, а так же бухгалтеры вводящих эти данные в компьютер и рассчитывающие зарплату работников. И кто-то может сказать, что в офисе это все не нужно, у нас же все на виду, у нас все свои, у нас же не завод, да и что страшного в опоздании на 10 минут. Все верно, до той поры, пока не попытаться посчитать – а сколько же времени тот или иной сотрудник офиса реально работает. Или хотя бы — сколько же он времени находится в офисе фактически. В итоге оказывается, что на 15 минут опоздал, в обед на час сбегал в соседний супермаркет за подарком подруге или другу, покурил на лестничной площадке раз 6 по 5-10 минут, и в конце дня отпросился у начальника отдела на часик пораньше, потому что очень нужно.

Реально отработанное время сотрудника оказывается зачастую 6-7 часов, а не положенные 8. Если посчитать, сколько часов в месяц сотрудник крадет т.о. у своего работодателя, то выходят внушительные цифры в денежном эквиваленте. А если еще и сложить эти потери со всех работников офиса, то можно на время решения этой проблемы забыть об экономии на канцелярии, обслуживании оргтехники, покупке мебели – это все несравнимо с масштабом ущерба от разгильдяйства работников.

Отговорка номер 2: Ну какая разница – во сколько придет и уйдет сотрудник? Делает свое дело, выполняет задачи, показывает результат – пусть приходит, когда ему удобно

Все верно! Такие должности и виды работ существуют! Как правило – это дизайнеры, креативщики, менеджеры проектов, работающие на выезде, ну и, естественно, руководство. Много ли таких сотрудников в Вашем офисе? Если да, то УРВ Вам точно не нужен. Заставить творческую личность подчиняться жесткому распорядку, это убить в нем его творческое начало навсегда.

Что же происходит в среднестатистическом офисе? Люди все разные. Замечательный работник может быть с небольшой проблемой раннего вставания. В офисе могут работать несколько заядлых курильщиков и веселых друзей обсуждающие последнюю игру любимой команды в курилке. А может попасться и попросту лодырь, который при любом удобном случае норовит незаметно исчезнуть из офиса. В итоге, по прошествии некоторого времени, после последней взбучки со стороны руководства, люди начинаю расхолаживаться, они смотрят, кто и во сколько пришел, ушел, отсутствовал. И в следующий раз, абсолютно дисциплинированный сотрудник уже не будет бежать к автобусной остановке, опаздывая на работу. Чем же он хуже Петрова, который каждый день опаздывает? Разгильдяйство заразительно!

При всем при этом – попробуйте попросить кого то выйти в выходной или задержаться на рабочем месте на один час. Найти желающих просто невозможно! А если бы у Вас на руках был отчет, в котором значится, что работник за предыдущий месяц должен Вам еще 12 часов рабочего времени, то разговор сразу ладится.

Если же суть работы сотрудника – быть на связи и общаться с клиентами, то нахождение на рабочем месте весь период рабочего дня просто необходимо. Если Ваш потенциальный клиент не застанет на месте менеджера по продажам, или ему никто не ответит на ресепшене, то он может больше не позвонить. А это уже прямые потери бизнеса!

Отговорка номер 3: Это же стоит кучу денег. Нужно ставить оборудование, серверы, тянуть провода. Лучше – пусть секретарь сидит и отмечает всех

Установка системы учета рабочего времени действительно стоит каких то денег. В отдельных случаях действительно приходиться и ставить оборудование, и тянуть провода, и устанавливать программное обеспечение на серверы. Но все эти вложения разовые. По нашим данным, в среднем офисе со штатом в 30 человек, вложения окупаются за несколько месяцев. Если в Вашем офисе уже есть система контроля доступа, то установка УРВ скорее всего обойдется Вам не слишком дорого.

Теперь о варианте с секретарем. Работать это будет так: по началу она будет что то отмечать между походами в дамскую комнату и разговорами по телефону, затем ее начнут просить отмечать нужное, а потом она попросит людей самих отмечать время прихода и ухода. К тому же эти все данные нужно будет обработать, занести в таблицу и сформировать в виде отчета. И вряд ли кто то будет сверять эти данные с бумажным вариантом. А в отчете все будет так, как нужно подругам и друзьям секретаря. При этом, неугодные секретарю сотрудники могут остаться с приписанными опозданиями и не учтенными переработками. Вся затея, как и всегда, упрется в человеческий фактор и отсутствие контроля.

Воспользуйтесь нашим калькулятором для быстрого расчета вашей системы безопасности

Как контролировать рабочее время сотрудников?

Люди научились контролировать время. Но больше – чужое. Особенно коллег и подчиненных. Сохраняются в обороте табели учета времени. Повсеместно, от заводских проходных до культурных и образовательных учреждений, установлено оборудование, которое отмечает пунктуальность. В ПК внедряют системы учета времени и контроля действий работников. Вариантов для мониторинга занятости предостаточно. Работодателю одинаково важно не переусердствовать в этом вопросе и не пустить коллектив на самотек.

Контроль использования рабочего времени

Сложно найти человека, который в рабочие часы не занимается личными делами – ни минуты на себя, все ради дела. Сюда относятся чаепития, перекуры, игры, чтение соцсетей, общение по телефону. Все допустимо. Надо же расслабиться, отдохнуть. Но в пределах разумного. По статистике, неэффективно используются от 30 минут до трех часов в день.

Разброс значительный. Экономический ущерб – соответственно. Вопрос продуктивности остается актуальным для компаний разных уровней, крупных и малых, свыше десяти тысяч и до 10 человек. Независимо от специализации, их объединяет стремление быть успешными, зарабатывать деньги. В сотрудниках видеть заинтересованных, вовлеченных в процессы коллег.

Методы контроля рабочего времени

С пунктуальностью каждый работодатель обращается в меру требований. На производстве, на конвейерных линиях опоздания неприемлемы. В творческих направлениях, интеллектуальных сферах решение задач зависит во многом от размышлений, обсуждений, раздумывания. А не только от своевременного прихода на работу или от конкретных движений за ПК, и от потраченного времени – забить данные.
Все индивидуально. От того выбирают методы контроля за действиями подчиненных:

• табели учета времени , Журналы ведутся в бумажном варианте, вручную. Способ устаревший, но остается в практике небольших организаций;
• турникеты – удобное средство учета. Пропускает по одному, четко показывают чистое время, учитывает опоздания, ранние уходы и т.д. И оставляет соблазн перепрыгнуть заграждение или пролезть под ним;
• видеонаблюдение дополняет устройства по пропуску людей, снижает число нарушителей дисциплины. Сложно скрыться от всевидящего объектива камеры. Устанавливают систему не только на проходной, но и в кабинетах, других помещениях, например, с выборной системой доступа;
• терминалы для учета времени необходимы, если работа оплачивается по факту прихода и ухода. Когда оборудование идентифицирует человека дважды в день. В основном идентификация происходит по биометрическим свойствам: форме лица, отпечатку пальца, радужке глаза и т.д.;
• овещания, советы, где накануне составляются инструкции на следующий день, продумывается план действий;
• автоматические программы учета рабочего времени . Их устанавливают в открытую, персонал извещают, что его действия отслеживаются. Или внедряют программы-шпионы, которые считывают личный е-mail, делают скриншоты экрана компьютера. Шпионы запрещены законодательно. Работодатель рискует, используя их для контроля.

Системы учета рабочего времени

Менеджеру важно контролировать сотрудников в часы нахождения на предприятии по многим причинам. И добиваться соблюдения распорядка с помощью продуктивных систем учета. Они важны в достижении целей:

• фиксировать загруженность каждого специалиста в соответствии с установленным распорядком, т.е. его пунктуальность или отсутствие после перерыва, неоправданно длительные паузы;
• усилить дисциплину внутри коллектива;
• принять управленческие решения в кадровых вопросах, по режиму дня;
• быстрее планировать занятость подчиненных, составлять графики;
• сократить финансовые потери.

В большинстве своем автоматические системы учета рабочего времени (АСУРВ) мониторят передвижения сотрудников в течение определенных периодов. И не дают понимания, что конкретно они делают за компьютерами, насколько высок их КПД. В этом отношении оптимальны программные продукты с “бонусами”. То есть АСУРВ изучает, на что тратится рабочее время, ресурсы конкретного пользователя, их продуктивность и непродуктивность, анализирует соотношение занятости и выполненных задач.

Автоматизированный учет рабочего времени

Человек следит за человеком. Этот метод контроля дисциплины очень долго оставался единственным. Табели учета рабочего времени Т-12 и Т-13 заполнялись вручную. Фактор поддержки по дружбе и взаимовыручки “я тебя хорошо знаю, опоздание отмечать не буду” и другие причины, когда просто невозможно отследить каждого, снижают эффективность этого способа контроля.
Кроме того, менеджеру важно знать, что служащий не просто находится в кабинете, но занимается непосредственно тем, чем обязан. Подтвердить это могут современные ИТ-решения. Они для тех, чья офисная жизнь протекает за ПК, который первым учитывает всё и вся:

• фиксирует минуты включения/выключения как начало и конец дня;
• отмечает движения мышкой как активную деятельность. Неподвижность устройства говорит о “некомпьютерном” времени или об остановке дел;
• выявляет сотрудников, которые перегружены обязанностями , из-за чего регулярно задерживаются на работе. И тех участников коллектива, кто объективно мало вовлечен в трудовые процессы;
• определяет работников, кто ищет новую должность из-за неудовлетворенности настоящей.

Преимущества автоматических программ очевидны. Необходимо подобрать такую, чтобы составляла полную картину по штатному расписанию, кругу обязанностей, по срокам исполнения заданий и плану работ, учитывала производительность персонала.

Автоматический контроль сотрудников за компьютером

“Только слежки за компьютером мне и не хватало”, – часто говорят офисные служащие и бегут увольняться. В поисках другой свободы и работы. Они по-своему правы. До тех пор, пока не находят свое дело жизни. Пока не почувствуют профессиональную силу и возможности трудиться не только ради заработка, но и потому что нравится. Интересен проект, и уже неважно, мониторят занятость или нет. Ты выполняешь обязанности. Стараешься качественно. Преодолеваешь трудности и добиваешься результатов.

Тайм-трекеры в программе учета времени становятся уже личными помощниками в экономии сил и времени. CrocoTime компании “Инфомаксимум” проверен на лояльность к сотрудникам. Он также разделяет распорядок на рабочий период и обеденный, также собирает статистику продуктивности и непродуктивности. Данные о нарушениях отправляет на “электронку” начальника, и тому не нужно неизменно заходить в программу узнать о главном, не быть привязанным к офису в “целях отслеживания ситуации”:

• об установке CrocoTime работника информируют заранее, а не желают подловить его на мелком мошенничестве в присвоении себе рабочих часов;
• программа не тормозит компьютер, не отвлекает сотрудника;
• не ведет постоянной видеозаписи и не делает скриншотов экрана;
• отмечает все переработки, задержки в офисе;
• через интеграцию с кадровыми, бухгалтерскими системами информация о “сверхурочных” поступает напрямую для расчета заработной платы;
• сотрудник самостоятельно в любое момент может проверить личную статистику успеха и недоработок.

Фотография рабочего дня

Взглянуть иначе на весь рабочий процесс помогает функция CrocoTime фотография рабочего дня . А также заставляет следовать принципам тайм-менеджмента:

• выполнять поставленные задачи, не распыляясь направо и налево;
• избегать откладывать на потом сложные вопросы;
• фиксировать начало поставленной задачи и ее завершение, вносить пояснения к ней;
• отслеживать время, производственные мощности и интеллектуальные ресурсы;
• анализировать степень загруженности сотрудников, их производительность.

ФРД делают индивидуальные и групповые. Контролируется эффективность одного специалиста или нескольких. Незначительный мониторинг деятельности подчиненных, даже только информация о том, что периодически будут проверять, уже повышает продуктивность. Так устроен человек, заметили психологи.

CrocoTime предлагает использовать фотографию дня не только управленцам. Работники самостоятельно смогут повысить свою производительность, улучшить рабочее место. Специалисты отдела кадров – определить оптимальный штат, сформировать должностные инструкции. Метод очень простой для реализации, не требует больших вложений. Но экономит время. Дает объективные данные, в каком направлении двигать дальше бизнес.

Власть времени: как использовать электронную пропускную систему

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

• ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
• фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

1. отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
2. позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

• учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
• фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

• автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
• отмечать причины отсутствия работника;
• планировать графики работы;
• подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
• рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства 6 .

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха 7 . Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

• вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
• время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
• передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему 9 .

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

• или требованиями безопасности;
• или повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования — более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости ОС 10 .

1. ст. 91 ТК РФ
2. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1
3. Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)
4. Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012
5. статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12
6. Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012
7. ст. 189 ТК РФ
8. Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012
9. Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597
10. п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N11, 2015

Система учета рабочего времени персонала

Система учета времени персонала является специальной системой, позволяющей точно определить количество отработанных часов, выполнение работниками своих обязанностей. Системы, позволяющие вести такой учет, являются общей частью системы контроля доступа на предприятие, ведения статистики и кадрового учета.

Наша компания предлагает проектирование и установку систем, позволяющих вести контроль учета времени, прихода и ухода персонала на свои рабочие места.

Такие системы могут являются частью общей системы учета доступа и безопасности, они способны выполнять ряд следующих задач:

• вести полный учет прихода, ухода сотрудников, контроль причин отсутствия;
• формировка отчетов по предприятию, отдельным подразделениям, конкретным сотрудникам в требуемом разрезе данных (приход или уход с рабочего места, время отсутствия, причина отсутствия, больничный и другие данные);
• установка уровней допуска сотрудников к офисам, на определенную территорию, в лаборатории, цеха;
• формирование, корректировка графиков работы коллектива;
• интеграция данных с другими системами, используемыми на предприятии.

Виды систем учета рабочего времени

Учет рабочего времени персонала может вестись по различным направлениям:

1. контроль своевременного прихода конкретного работника на работу;
2. выявление нарушителей дисциплины, всех опаздывающих, не выходящих на рабочее место;
3. контроль нахождения на рабочем месте на протяжении рабочего дня – помогает выявить всех сотрудников, нарушающих дисциплину, покидающих рабочее место, дать соответствующую оценку соблюдению графика, времени обеденного перерыва;
4. контроль времени ухода в конце рабочего дня для обнаружения подозрительных несанкционированных задержек, ухода раньше времени;
5. учет фактически отработанного времени, отпускных дней, больничных, различных производственных простоев;
6. учет всех прогулов.

Контроль персонала может производиться при помощи различных систем:

• пропускная система контроля доступа для прохода на рабочее место;
• биометрический контроль для входа в офисы, лаборатории, на производство;
• карточные турникеты и шлагбаумы;
• другие методы контроля.

Все результаты, получаемые в ходе сбора информации такими системами, передаются руководителям подразделений и кадровой службы для дальнейшей обработки, начислении заработной платы. По результатам получения данных о прогулах и других нарушениях принимается решение о дисциплинарных мерах, увольнениях и прочих действиях.

Кроме того, контроль учета времени позволяет составить эффективный рабочий график для рационального использования рабочего времени, планировать отпуска, выполнять другие действия, необходимые для повышения работоспособности и результативности на предприятии.

Установка систем по учету времени дает возможность получать требуемую информацию в автоматическом режиме. Это не только повышает ее точность, но и делает учет максимально эффективным.

Система по учету за рабочим временем отличается такими главными принципами работы:

1. оснащение всех входов, выходов на предприятие, пунктов пропуска специальным учетно-контрольным оборудованием;
2. обеспечение всех работников компании личными идентификаторами различного типа (обычно это карточные пропуска);
3. установление штатного расписания, графика работы, территории работы каждого отдельного сотрудника, контроль контрольных точек, по которым осуществляется подробный учет рабочего времени;
4. фиксация перемещений по территории предприятия сотрудников.