Light-electric.com

IT Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет рабочий время офис контроль

Система учета рабочего времени персонала

Система учета времени персонала является специальной системой, позволяющей точно определить количество отработанных часов, выполнение работниками своих обязанностей. Системы, позволяющие вести такой учет, являются общей частью системы контроля доступа на предприятие, ведения статистики и кадрового учета.

Наша компания предлагает проектирование и установку систем, позволяющих вести контроль учета времени, прихода и ухода персонала на свои рабочие места.

Такие системы могут являются частью общей системы учета доступа и безопасности, они способны выполнять ряд следующих задач:

  • вести полный учет прихода, ухода сотрудников, контроль причин отсутствия;
  • формировка отчетов по предприятию, отдельным подразделениям, конкретным сотрудникам в требуемом разрезе данных (приход или уход с рабочего места, время отсутствия, причина отсутствия, больничный и другие данные);
  • установка уровней допуска сотрудников к офисам, на определенную территорию, в лаборатории, цеха;
  • формирование, корректировка графиков работы коллектива;
  • интеграция данных с другими системами, используемыми на предприятии.

Виды систем учета рабочего времени

Учет рабочего времени персонала может вестись по различным направлениям:

  1. контроль своевременного прихода конкретного работника на работу;
  2. выявление нарушителей дисциплины, всех опаздывающих, не выходящих на рабочее место;
  3. контроль нахождения на рабочем месте на протяжении рабочего дня – помогает выявить всех сотрудников, нарушающих дисциплину, покидающих рабочее место, дать соответствующую оценку соблюдению графика, времени обеденного перерыва;
  4. контроль времени ухода в конце рабочего дня для обнаружения подозрительных несанкционированных задержек, ухода раньше времени;
  5. учет фактически отработанного времени, отпускных дней, больничных, различных производственных простоев;
  6. учет всех прогулов.

Контроль персонала может производиться при помощи различных систем:

  • пропускная система контроля доступа для прохода на рабочее место;
  • биометрический контроль для входа в офисы, лаборатории, на производство;
  • карточные турникеты и шлагбаумы;
  • другие методы контроля.

Все результаты, получаемые в ходе сбора информации такими системами, передаются руководителям подразделений и кадровой службы для дальнейшей обработки, начислении заработной платы. По результатам получения данных о прогулах и других нарушениях принимается решение о дисциплинарных мерах, увольнениях и прочих действиях.

Кроме того, контроль учета времени позволяет составить эффективный рабочий график для рационального использования рабочего времени, планировать отпуска, выполнять другие действия, необходимые для повышения работоспособности и результативности на предприятии.

Установка систем по учету времени дает возможность получать требуемую информацию в автоматическом режиме. Это не только повышает ее точность, но и делает учет максимально эффективным.

Система по учету за рабочим временем отличается такими главными принципами работы:

  1. оснащение всех входов, выходов на предприятие, пунктов пропуска специальным учетно-контрольным оборудованием;
  2. обеспечение всех работников компании личными идентификаторами различного типа (обычно это карточные пропуска);
  3. установление штатного расписания, графика работы, территории работы каждого отдельного сотрудника, контроль контрольных точек, по которым осуществляется подробный учет рабочего времени;
  4. фиксация перемещений по территории предприятия сотрудников.

Учет рабочего времени сотрудников

Универсальная компьютерная служба осуществляет полный комплекс услуг по подключению систем и программ учета рабочего времени сотрудников.

Проблема контроля за рабочим временем сотрудников в офисе стара как мир. Руководителю обычно сложно, а то и вовсе невозможно лично контролировать время прихода на рабочее место своих подчиненных. Еще сложнее эти данные систематизировать. От этого зачастую довольно сильно зависит эффективность работы организации.

В данной статье мы рассмотрим типовые решения для контроля за рабочим временем сотрудников и типовую настройку.

Задача

Начать контроль за рабочим временем сотрудников, с учетом недоработок / переработок, отпусков и праздников. Однозначно идентифицировать сотрудников на входе / выходе из офиса, не создавая при этом неудобств.

Типовые решения

Видео контроль

Технология видео контроля появилась не так давно — с развитием нейросетей, позволяющим с хоть сколько нибудь приемлемой точностью однозначно определять личность по видео.

Само техническое решение обычно выглядит так: на месте контроля располагается камера, которая одновременно выполняет охранные функции. При появлении в кадре лица с помощью нейросети выполняется попытка идентификации сотрудника на основании уже изученных лиц. Если идентификация успешна, камера отправляет информацию на сервер, который ведет учет (камеры обычно сами не обрабатывают эту информацию).

Достоинства решения

  • Можно совмещать камеру, установленную для безопасности, если технически возможно.
  • Возможна ручная проверка идентификации на основании записи с этой камеры, если камера записывает на внешний носитель.
  • Устойчивость к вандализму – камеры обычно располагаются на потолке, их очень сложно сломать, не попав в объектив.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Для идентификации сотруднику необходимо лишь посмотреть на камеру, не надо никуда подходить.
  • Камера может идентифицировать одновременно несколько лиц.
  • Камера может зафиксировать какие вещи вынес сотрудник с рабочего места.

Недостатки решения

  • Высокая стоимость внедрения – грамотно написанная и обученная нейросеть стоит очень и очень дорого.
  • Высокая стоимость камеры. Помимо функции определения лиц важно иметь соответствующее качество видео для нормальной работы алгоритма. Отсюда и высокая стоимость камеры.
  • Сложность настройки – нужен квалифицированный специалист по системам такого рода.
  • Не обойтись без серверной части.

Сканер отпечатков пальца

Технология относительно новая. Основана на том, что у каждого человека строго индивидуальный рисунок отпечатка пальца. На месте контроля, обычно на стене, располагается устройство с полем для прикладывания пальца. Сотрудник должен приложить палец, заранее “заведенный” в систему, датчик его однозначно идентифицирует. После чего информация отправляется на сервер, либо обрабатывается на самом устройстве.

Достоинства решения

  • Невысокая стоимость – готовые устройства производители выпускают уже давно по приемлемым ценам.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Все работает из коробки.
  • Достаточно высокая точность – выше, чем в обработчиках видео.
  • Легкость настройки – может справится системный администратор.
  • В простых случаях может не требоваться сервер.

Недостатки решения

  • Одновременно можно идентифицировать только одного человека, что может создать пробку на входе, если приходит много сотрудников.
  • Идентификация зависит от состояния пальца сотрудника – грязный, замерзший, обожженый — система может не пропустить или многократно запрашивать прикладывание пальца.

Сканер лиц

Технология абсолютно аналогична решению с камерой. Единственное изменение — идентификацию выполняет не камера, а специальное устройство, как и датчик отпечатков пальцев, размещенное на стене. Сотрудник на входе подходит к устройству, лицо попадает в объектив, выполняется идентификация. Далее данные о сотруднике и времени отсылаются на сервер или обрабатываются на самом устройстве.

Достоинства решения

  • Все еще невысокая стоимость. Есть готовые устройства, но цена их выше, чем у сканеров отпечатков пальцев.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Стоимость нейросети и алгоритмов обработки включены в стоимость устройства.
  • Все работает из коробки.
  • Легкость настройки – может справится системный администратор.
  • В простых случаях может не требоваться сервер.

Недостатки решения

  • Одновременно можно идентифицировать только одного человека, что может создать пробку на входе, если приходит много сотрудников.
  • Идентификация зависит от состояния лица сотрудника – если сильно изменено, система может не идентифицировать.
  • Точность ниже, чем у сканеров отпечатков пальцев.

Считыватель магнитных карт

Технология довольно старая. Каждый сотрудник должен иметь персонализированную магнитную карту, которую на месте контроля прикладывает к считывателю. На основании данных карты сотрудник и идентифицируется.

Достоинства решения

  • Самая малая цена из всех решений, самые дешевые комплектующие, не требующие камер и экранов.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Самая точная идентификация – данные с карты идентифицируются практически однозначно.
  • Все работает из коробки.
  • Легкость настройки – может справится системный администратор.
  • В простых случаях может не требоваться сервер.

Недостатки решения

  • Одновременно можно идентифицировать только одного человека, что может создать пробку на входе, если сотрудников много.
  • Нет точной идентификации человека, есть идентификация карты — сотрудник может потерять карту или ей может воспользоваться кто-то другой.
  • Есть возможность подделки карты.

Выбор решения зависит в первую очередь от:

  • требуемой точности идентификации (цены ошибки),
  • удобства сотрудников,
  • легкости установки,
  • стоимости.

Стоит отметить, что в некоторых продвинутых системах учета эти решения комбинируются, что сильно повышает точную идентификацию, но уменьшает удобство использования.

Типовая настройка

В этой статье мы не будем рассматривать интерфейсы каких-то определенных устройств, они слишком различны, однако примерно одинаковы сами принципы настройки и их порядок.

Рассмотрим частный случай
Бухгалтеру необходимо выводить в удобной форме, пусть будет лист Excel, данные об опозданиях и переработках каждого сотрудника. На основании этих данных бухгалтер будет назначать штрафы или поощрения сотрудникам.

Шаг первый. Сбор информации

Первое, что необходимо сделать — выяснить, нужна ли серверная часть для устройства.
Поясним: все события, которые фиксирует устройство должны храниться в базе данных (далее БД). Сама база данных может находиться на самом устройстве, либо вне его (на сервере, NAS хранилище и т.д). Иными словами, необходимо понять, где будут храниться результаты идентификации.

Второе — необходимо выяснить, где будут обрабатываться результаты идентификации (строиться графики, отчеты) и выполняться настройки устройства (добавление новых сотрудников, даты время работы и пр.)

Обычно встречаются 3 случая:

  • БД хранится на самом устройстве, настройка и логика на нем же.
  • БД на сервере, настройка и логика на устройстве.
  • БД на сервере, настройка и логика через клиентское приложение тоже на сервере.
Читать еще:  Майкрософт офис что в него входит

Шаг второй. Физическая установка устройств

Установка устройств (сервера и сканера) весьма проста:

  • Необходимо питание от розетки
  • Необходим доступ в локальную сеть
  • не использовать беспроводное соединение,
  • если возможно – располагать в одном сегменте сети,
  • использовать статические адреса,
  • первым делом при установке настроить права доступа.

Шаг третий. Настройка соединения с БД

Если выбрана схема с БД на устройстве – можно перейти к шагу 4.

Если выбрана схема с настройкой на устройстве и БД на сервере, тогда:

  • Внимательно читаем документацию к устройству и фиксируем какого типа БД оно может использовать.
  • Создаем на сервере БД, устанавливаем на нее права только для устройства. Иные ПК желательно запретить по IP(MAC).
  • Записываем в настройках устройства путь к базе, логин, пароль.
  • Тестируем соединение.

Если выбрана схема «все на сервере», то делаем все аналогично пункту 2, за исключением того что настройки будем выполнять не на устройстве, а на сервере через клиентское приложение.

Шаг четвертый. Настройка устройства

Настройка может выполняться как на самом устройстве (на экране, через web интерфейс), так и на ПК (сервере), если производитель предлагает клиентское ПО для управления.
Разницы нет, но желательно выполнять настройку в зависимости от выбранного варианта.

  1. Запускаем устройство.
  2. Вводим его имя (пригодится, если у вас несколько устройств), настраиваем простейшие параметры (дата/время, если есть возможность — обновляем прошивку).
  3. Вводим название организации (обычно выводится на главном экране).
  4. Создаем группы пользователей (либо по рабочему времени, либо по отделам компании).
  5. Создаем пользователей (список ВСЕХ пользователей, с ФИО, чтобы бухгалтер в отчетах видел кто есть кто).
  6. Создаем пресеты рабочего времени (worktime presets). Например, у вас все сотрудники работают по графику пн-пт с 10:00 до 19:00, кроме трех, которые работают по графику пн-пт с 9:00 по 18:00. Так же предположим, есть выездные сотрудники, которые могут покидать офис в любое время как и возвращаться в него. В таком случае нам нужно 2 пресета (у вас может быть больше) для первой и второй группы, третья группа не назначается, т.е она будет только логироваться.
  7. Назначаем пресеты группам (обычно поддерживается и прямое назначение на сотрудника, но группами удобнее).
  8. Редактируем политику отклонений от графика: если сотрудник пришел раньше, если ушел позже и т.д. Например можно записывать в переработку, не фиксировать переработку, не открывать дверь и т. д. На каждый случай может стоять отдельная настройка.
  9. Редактируем значения идентификации. Поясним: сотрудник сам может выбирать на экране устройства вошел он, вышел “с концами”, вышел на обед или перекур. Название этих значений и их количество указывается именно тут.
  10. Редактируем политику значений идентификации. Например сколько сотруднику позволено на перекур, на обед и пр. Нужно ли записывать опоздание, если сотрудник пообедал не по норме.
  11. Редактируем политику нормы рабочего времени. Указываем, сколько часов сотрудник должен отработать в неделю. Это потребуется, если вы позволяете недоработки и опоздания компенсировать переработками. Система сама будет взаимовычитать эти значения. Так же тут указывается, что делать если норма не выполнена или перевыполнена (добавить к отпуску и т.д).
  12. Редактируем значения отпусков. Каждому сотруднику по плану назначаем отпуска, чтобы система не считала что он не ходил в это время на работу.
  13. Редактируем политику отчетности: здесь можно настроить автоматическую отправку отчетности на e-mal или в файл через SMB.
  14. Заводим биометрические данные сотрудников на устройство (лицо, отпечаток, в зависимости от устройства).
  15. Тестируем устройство.

Стоит отметить, что на разных устройствах список возможностей для настройки может быть иным. Многое так же зависит от ваших потребностей.

Шаг пятый. Обучаем сотрудников и бухгалтера.

Сотрудников обучаем как идентифицироваться, какие режимы есть, что делать, если нужно уйти на перекур, на обед и пр.
Бухгалтера обучаем как собрать отчет, как его просмотреть.

Готово!

Важное уточнение — система далеко не всегда настраивается с первого раза. Обычно через неделю требуется некоторое изменение настроек «под реалии жизни», т.к. далеко не все можно сразу учесть.

Как перевести офис на удаленную работу из дома и сохранить полный контроль над деятельностью сотрудников

Из-за пандемии коронавируса COVID-19 многие вынуждены перевести свой штат на удаленку, в связи с чем программное решение для контроля всех действий работников становится критической необходимостью. Однако помимо эффективности удаленного контроля, немаловажны и другие аспекты, в первую очередь это законность и этичность действий руководства.

Bitcop предлагает выход – специализированный продукт для мониторинга за действиями сотрудников, который собирает целевые сведения только в рабочее время. Соответственно в нерабочие часы средства контроля неактивны, поэтому наше программное решение не нарушает право на неприкосновенность частной жизни и личной переписки. Правовые аспекты.

Возможности системы контроля персонала Bitcop

  • Учет рабочего времени. Программа фиксирует начало и завершение рабочего дня, опоздания, прогулы и простои, ранний уход по каждому отдельному сотруднику.
  • Оценка КПД. Программа автоматически оценивает, сколько времени сотрудник потратил на работу, а сколько – на сторонние сайты. Доступна подробная детализация.
  • Онлайн-уведомления. Любые отклонения от заданных параметров фиксируются и мгновенно отправляются на электронную почту руководителя с подробным отчетом по ситуации.
  • Визуальный контроль. Программа делает скриншоты рабочего стола сотрудника при совершении им заданных действий (например, переход на несанкционированный сайт) или с заданным интервалом.
  • Результирующая инфографика. Все сведения по работе сотрудника суммируются и выводятся на экран в виде наглядных графиков и таблиц, предусмотрены сводные таблицы по всем сотрудникам.
  • Мониторинг программ и сайтов. Bitcop фиксирует все программы, которые запускал сотрудник, и все сайты, на которые он заходил в рабочее время. Вне рабочего времени наблюдение не ведется.
  • Детальный мониторинг. Программа также может фиксировать специфические действия удаленных сотрудников, например – запросы, которые они вводят в поисковых системах.

Объективные преимущества программы контроля рабочего времени Bitcop

Главное преимущество Bitcop – обширные возможности по контролю за деятельностью удаленных сотрудников без вмешательства в их частную жизнь. Контроль ведется только в рабочее время в режиме онлайн – то есть вы точно знаете, чем конкретный сотрудник занимается прямо сейчас или чем он занимался 15 минут назад. Программа имеет множество настроек, которые задаются руководителем, однако интерфейс максимально простой и интуитивный, поэтому не создает никаких трудностей. Функционал личного кабинета руководителя.

Еще одно преимущество программы – полная автоматизация. Рабочее время фиксируется в определенном диапазоне, скриншоты производятся в ответ на заданные действия сотрудника, доступна настройка уведомлений и детализации по всем событиям со сведением данных мониторинга в частные и общие таблицы. На изучение таблиц уходят считанные секунды, и вы уже точно знаете, кто выполняет свою работу добросовестно, а кто в социальных сетях провел больше времени, чем в 1С.

Именно наглядность результатов мониторинга и работа программы в режиме онлайн делают ее исключительно полезной с точки зрения контроля за удаленными сотрудниками. При этом программа никак не мешает работе сотрудника, она не нагружает систему даже на слабых ПК и никак не афиширует свою деятельность.

Каким образом осуществляется защита приватности в личное время

На домашний ПК сотрудника устанавливается специальная – клиентская – часть программного решения Bitcop. Она активируется не с включением компьютера, а с началом рабочего дня – его задает руководитель, либо сотрудник начинает работу в произвольное время, это зависит от настроек.

В рабочее время программа активна и выполняет все заданные действия по мониторингу и контролю. Как только рабочее время заканчивается – программа переходит в спящий режим, в котором вся активная деятельность прекращается, то есть мониторинг и фиксация действий сотрудника не ведутся.

Кроме того, сотрудник в любой момент может остановить мониторинг, а потом запустить его снова. В этот промежуток – между остановкой и запуском – мониторинг также не ведется. Однако в этом случае время, пока программа была неактивна, будет отображаться как нерабочее.

Как перевести сотрудников на дистанционную работу с Bitcop

  • Каждому сотруднику направляется установочный файл с клиентской частью программы. Сотрудник устанавливает программу, соглашается с Условиями использования и может приступать к работе. Никаких дополнительных действий не требуется.
  • Все настройки мониторинга задаются руководителем на его ПК и могут быть изменены в любой момент. Административный интерфейс, в который направляются результаты мониторинга, может располагаться на сервере компании или в облаке.
  • Клиентская часть программы отправляет сведения в административный интерфейс в режиме онлайн. Все данные сводятся в наглядные отчеты и таблицы, которые руководитель может посмотреть сразу или когда ему будет удобно.

Установка клиентской части не требует особых знаний, всё просто и понятно. Работа программы для руководителя также максимально упрощена, хотя и включает обширный спектр современных инструментов для точной оценки эффективности каждого сотрудника, отделов и компании в целом.

На данный момент Bitcop используют более 300 компаний и 95% из них в первый же месяц окупили затраты на данное программное решение за счет оптимизации рабочих процессов. А в условиях пандемии коронавируса и общего карантина это единственная реальная возможность не пускать работу сотрудников на самотек, продолжая четко контролировать их в рабочее время.

Читать еще:  Активировать офис 365 kms

Как контролировать рабочее время сотрудников?

Люди научились контролировать время. Но больше – чужое. Особенно коллег и подчиненных. Сохраняются в обороте табели учета времени. Повсеместно, от заводских проходных до культурных и образовательных учреждений, установлено оборудование, которое отмечает пунктуальность. В ПК внедряют системы учета времени и контроля действий работников. Вариантов для мониторинга занятости предостаточно. Работодателю одинаково важно не переусердствовать в этом вопросе и не пустить коллектив на самотек.

Контроль использования рабочего времени

Сложно найти человека, который в рабочие часы не занимается личными делами – ни минуты на себя, все ради дела. Сюда относятся чаепития, перекуры, игры, чтение соцсетей, общение по телефону. Все допустимо. Надо же расслабиться, отдохнуть. Но в пределах разумного. По статистике, неэффективно используются от 30 минут до трех часов в день.

Разброс значительный. Экономический ущерб – соответственно. Вопрос продуктивности остается актуальным для компаний разных уровней, крупных и малых, свыше десяти тысяч и до 10 человек. Независимо от специализации, их объединяет стремление быть успешными, зарабатывать деньги. В сотрудниках видеть заинтересованных, вовлеченных в процессы коллег.

Методы контроля рабочего времени

С пунктуальностью каждый работодатель обращается в меру требований. На производстве, на конвейерных линиях опоздания неприемлемы. В творческих направлениях, интеллектуальных сферах решение задач зависит во многом от размышлений, обсуждений, раздумывания. А не только от своевременного прихода на работу или от конкретных движений за ПК, и от потраченного времени – забить данные.
Все индивидуально. От того выбирают методы контроля за действиями подчиненных:

  • табели учета времени , Журналы ведутся в бумажном варианте, вручную. Способ устаревший, но остается в практике небольших организаций;
  • турникеты – удобное средство учета. Пропускает по одному, четко показывают чистое время, учитывает опоздания, ранние уходы и т.д. И оставляет соблазн перепрыгнуть заграждение или пролезть под ним;
  • видеонаблюдение дополняет устройства по пропуску людей, снижает число нарушителей дисциплины. Сложно скрыться от всевидящего объектива камеры. Устанавливают систему не только на проходной, но и в кабинетах, других помещениях, например, с выборной системой доступа;
  • терминалы для учета времени необходимы, если работа оплачивается по факту прихода и ухода. Когда оборудование идентифицирует человека дважды в день. В основном идентификация происходит по биометрическим свойствам: форме лица, отпечатку пальца, радужке глаза и т.д.;
  • овещания, советы, где накануне составляются инструкции на следующий день, продумывается план действий;
  • автоматические программы учета рабочего времени . Их устанавливают в открытую, персонал извещают, что его действия отслеживаются. Или внедряют программы-шпионы, которые считывают личный е-mail, делают скриншоты экрана компьютера. Шпионы запрещены законодательно. Работодатель рискует, используя их для контроля.

Системы учета рабочего времени

Менеджеру важно контролировать сотрудников в часы нахождения на предприятии по многим причинам. И добиваться соблюдения распорядка с помощью продуктивных систем учета. Они важны в достижении целей:

  • фиксировать загруженность каждого специалиста в соответствии с установленным распорядком, т.е. его пунктуальность или отсутствие после перерыва, неоправданно длительные паузы;
  • усилить дисциплину внутри коллектива;
  • принять управленческие решения в кадровых вопросах, по режиму дня;
  • быстрее планировать занятость подчиненных, составлять графики;
  • сократить финансовые потери.

В большинстве своем автоматические системы учета рабочего времени (АСУРВ) мониторят передвижения сотрудников в течение определенных периодов. И не дают понимания, что конкретно они делают за компьютерами, насколько высок их КПД. В этом отношении оптимальны программные продукты с “бонусами”. То есть АСУРВ изучает, на что тратится рабочее время, ресурсы конкретного пользователя, их продуктивность и непродуктивность, анализирует соотношение занятости и выполненных задач.

Автоматизированный учет рабочего времени

Человек следит за человеком. Этот метод контроля дисциплины очень долго оставался единственным. Табели учета рабочего времени Т-12 и Т-13 заполнялись вручную. Фактор поддержки по дружбе и взаимовыручки “я тебя хорошо знаю, опоздание отмечать не буду” и другие причины, когда просто невозможно отследить каждого, снижают эффективность этого способа контроля.
Кроме того, менеджеру важно знать, что служащий не просто находится в кабинете, но занимается непосредственно тем, чем обязан. Подтвердить это могут современные ИТ-решения. Они для тех, чья офисная жизнь протекает за ПК, который первым учитывает всё и вся:

  • фиксирует минуты включения/выключения как начало и конец дня;
  • отмечает движения мышкой как активную деятельность. Неподвижность устройства говорит о “некомпьютерном” времени или об остановке дел;
  • выявляет сотрудников, которые перегружены обязанностями , из-за чего регулярно задерживаются на работе. И тех участников коллектива, кто объективно мало вовлечен в трудовые процессы;
  • определяет работников, кто ищет новую должность из-за неудовлетворенности настоящей.

Преимущества автоматических программ очевидны. Необходимо подобрать такую, чтобы составляла полную картину по штатному расписанию, кругу обязанностей, по срокам исполнения заданий и плану работ, учитывала производительность персонала.

Автоматический контроль сотрудников за компьютером

“Только слежки за компьютером мне и не хватало”, – часто говорят офисные служащие и бегут увольняться. В поисках другой свободы и работы. Они по-своему правы. До тех пор, пока не находят свое дело жизни. Пока не почувствуют профессиональную силу и возможности трудиться не только ради заработка, но и потому что нравится. Интересен проект, и уже неважно, мониторят занятость или нет. Ты выполняешь обязанности. Стараешься качественно. Преодолеваешь трудности и добиваешься результатов.

Тайм-трекеры в программе учета времени становятся уже личными помощниками в экономии сил и времени. CrocoTime компании “Инфомаксимум” проверен на лояльность к сотрудникам. Он также разделяет распорядок на рабочий период и обеденный, также собирает статистику продуктивности и непродуктивности. Данные о нарушениях отправляет на “электронку” начальника, и тому не нужно неизменно заходить в программу узнать о главном, не быть привязанным к офису в “целях отслеживания ситуации”:

  • об установке CrocoTime работника информируют заранее, а не желают подловить его на мелком мошенничестве в присвоении себе рабочих часов;
  • программа не тормозит компьютер, не отвлекает сотрудника;
  • не ведет постоянной видеозаписи и не делает скриншотов экрана;
  • отмечает все переработки, задержки в офисе;
  • через интеграцию с кадровыми, бухгалтерскими системами информация о “сверхурочных” поступает напрямую для расчета заработной платы;
  • сотрудник самостоятельно в любое момент может проверить личную статистику успеха и недоработок.

Фотография рабочего дня

Взглянуть иначе на весь рабочий процесс помогает функция CrocoTime фотография рабочего дня . А также заставляет следовать принципам тайм-менеджмента:

  • выполнять поставленные задачи, не распыляясь направо и налево;
  • избегать откладывать на потом сложные вопросы;
  • фиксировать начало поставленной задачи и ее завершение, вносить пояснения к ней;
  • отслеживать время, производственные мощности и интеллектуальные ресурсы;
  • анализировать степень загруженности сотрудников, их производительность.

ФРД делают индивидуальные и групповые. Контролируется эффективность одного специалиста или нескольких. Незначительный мониторинг деятельности подчиненных, даже только информация о том, что периодически будут проверять, уже повышает продуктивность. Так устроен человек, заметили психологи.

CrocoTime предлагает использовать фотографию дня не только управленцам. Работники самостоятельно смогут повысить свою производительность, улучшить рабочее место. Специалисты отдела кадров – определить оптимальный штат, сформировать должностные инструкции. Метод очень простой для реализации, не требует больших вложений. Но экономит время. Дает объективные данные, в каком направлении двигать дальше бизнес.

Методы контроля рабочего времени

Контроль рабочего времени
с помощью

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Читать еще:  Лучший офисный процессор 2020

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

  • Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
  • Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
  • Определять время окончания работы.
  • Выявлять прогульщиков.
  • Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

  • человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
  • форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

  • выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
  • телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
  • скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
  • содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
  • присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

  • итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
  • промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
  • периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
  • избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  • нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  • работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  • сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  • сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector