Light-electric.com

IT Журнал
9 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что такое автозаполнение в excel

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

  • арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
  • геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
  • даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:
      • день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
      • рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
      • месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
      • год – меняются только годы
  • автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.

Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

Читать еще:  Графики в excel 2020

Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.

Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.

Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).

Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.

Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.

На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

Использование маркера автозаполнения в Excel

Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

  1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
  2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
  3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

Мгновенное заполнение в Excel

В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

  1. Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
  2. Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

Как выполнить автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Тем, кто сталкиваются с монотонной работой по вводу данных, поможет автозаполнение ячеек в Excel. В сегодняшней публикации рассмотрим несколько способов решить эту задачу проще.

Как работает автозаполнение в программе?

Чтобы активировать функцию, вам необходимо воспользоваться маркером, который представляет собой «черный жирный крестик». Рассмотрим, как это делается.

  1. Открываем любую страницу Excel с пустым диапазоном ячеек. Вводим в одну из них текст или числа (только не формулу). Наводим на нижний правый угол ячейки, чтобы активировать «маркер». После зажимаем клавишу мыши и протягиваем его влево. Обратите внимание, что следом тянется и вписанное слово.

  1. Проверим, как заполняется пример с решением. Вносим его в пустую ячейку и аналогично протягиваем при помощи «маркера» вниз. Видим, что вычисление записывается неверно, ответ увеличивается на одну единицу, соответственно, использовать автозаполнение нельзя.
Читать еще:  Функция если в excel пошаговая инструкция

Функция автозаполнения распространяется не только на копирование одних и тех же данных в столбец, но и в строку.

Как заполнить ячейки порядковыми числами

Когда нужно пронумеровать габаритный список в Excel, приходится заполнять один из столбцов порядковыми числами. Чтобы этого не делать вручную, можно воспользоваться настраиваемым вариантом автозаполнения.

  1. Переходим в приложение Excel, где в любую ячейку прописываем число, которое будет начинать нумерацию. В нашем случае это «1». Протягиваем ячейку маркером до нужного места. Ячейки заполнились той же цифрой «1».

  1. Далее открываем квадратик внизу столбца с настройками заполнения. Здесь ставим флажок напротив записи «Заполнить». После чего данные автоматически пронумеруются нужным нам образом.

После того, как порядковый список выстроился, можно проводить форматирование таблицы нужным нам способом, т.е. вносить названия или другие формулировки. Зачастую таким способом распределения чисел пользуются офисные работники при создании отчетов.

Механическое заполнение считается одной из самых простых в правилах настройки «Автозаполнения ячеек в Excel». Чтобы его выполнить, необходимо поставить нужное число в ячейку, активировать маркер и зажать клавишу «CTRL» и левую кнопку мыши.

Используем инструмент «Заполнить»

Встроенный инструмент позволяет редактировать порядковые числа, прогрессию и текстовые данные удобнее. Чтобы выполнить такое заполнение, необходимо заполнить одну ячейку текстом или числами, а далее следовать инструкциям.

  1. Открываем вкладку «Главная, где в блоке «Редактирование» находим кнопку «Заполнить».

  1. Далее кликаем на флажок рядом с ней. Открываются параметры заполнения. Выбираем необходимую настройку. Возьмем, к примеру, «Вправо», после чего данные автоматически переносятся на определенный пользователем диапазон.

  1. Здесь можно попытаться заполнить ячейки прогрессиями. Устанавливаем в ячейку число и выделяем нужный диапазон для наполнения, затем снова нажимаем кнопку «Заполнить» в блоке «Редактирование». Здесь в меню настроек выбираем «Прогрессия».

  1. Открывается окно настроек, в котором необходимо выбрать, как будет распределяться прогрессия и ее «Тип». В данном случае нет никаких условий, все строго индивидуально. Для удобства, можно поставить галочку «Автоматическое определение шага». В конце нажимаем кнопку «ОК».

  1. В результате мы получаем заполненную числами строчку, которую предварительно выделили для автозаполнения.

Однако заполнять ячейки числами и словами требуется реже, чем различными вычислениями. Поэтому целесообразно изучить и следующий способ автозаполнения.

Как заполнить ячейки формулами

Как правило, буквенные выражения в приложении Excel предусматривают конкретное решение, соответственно, не все они подлежат копированию. Поэтому необходимо знать, как выполнить корректное автозаполнение.

  1. Имеем таблицу с данными, в которой при помощи формулы посчитаем общую сумму выплат вместе с премией и зарплатой. Для этого в последний столбец, в первую пустую ячейку введем формулу и укажем адреса ячеек, которые будут участвовать в вычислениях. Нажали кнопку Enter, получили готовое число.

  1. Далее будем использовать опцию «Автозаполнения». Активируем маркер наведением на нижний правый угол первой ячейки. Далее тянем вниз полученную сумму. Все значения автоматически посчитались в последнем столбце.

Для корректного автозаполнения необходимо задать фиксированной одну из ячеек для формулы. Об этом смотрите в наших предыдущих уроках.

Как удалить автозаполнение

Многие пользователи, при необходимости удалить автоматически заполненные ячейки, используют клик мыши и клавишу Backspace. Однако можно снова активировать «маркер», после протянуть ячейки в обратную сторону.

Также можно выбрать пустую ячейку и протянуть ее вверх. После этого данные из заполненных окошек исчезнут.

Мы познакомились со всеми возможными функциями автозаполнения ячеек, а также попытались удалить внесенные изменения аналогичным способом. На эти операции уходит порядка 5-7 минут.
Не забудьте озаглавить диапазон ваших данных для удобства работы с ним — подробный урок размещен здесь.

Как использовать автозаполнение строк или столбцов в Excel

Работа в программе Эксель может оказаться сложной, если не пользоваться встроенными функциями, значительно упрощающими заполнение таблиц. Нередко операции нужно повторять много раз, что отнимает немало времени. Для ускорения работы в Excel разработана удобная функция автозаполнения ячеек.

Что такое автозаполнение?

Автозаполнение – одна из функций в табличном процессоре, помогающая вводить нужные сведения в ячейки таблицы быстро, без заметных затрат времени.

Автозаполнение понадобится в том случае, когда в ячейки нужно ввести последовательность данных. К примеру, пользователю необходимо получить последовательность чисел, каждое из которых меньше предыдущего на 2. Чтобы не заниматься долгой и рутинной работой самостоятельно, используют функцию автозаполнения.

Опция автоматического заполнения полезна при копировании формулы в несколько ячеек сразу. Она поможет быстро заполнить строку или столбец. Нужно указать первую формулу, а потом перетащить рамку за нижний маркер и скопировать.

Как работает

При записи данных система должна определить, что вводимая часть текста совпадает с предыдущей, указанной ранее в другой ячейке. Если это произойдет, то автоматически появятся недостающие сведения.

Пользователь выбирает любой из вариантов – согласиться с автозаполнением и начать заполнять следующую ячейку или дальше вводить данные вручную.

Способы автозаполнения

Следует узнать о некоторых способах использования функции автозаполнения ячеек.

Стандартная возможность

Это самый простой и часто используемый способ сделать автозаполнение в Excel. Пошаговая инструкция:

  1. Сначала нужно выбрать ячейку и напечатать в ней, например, «понедельник».
  2. Затем навести курсор на маркер и, не отпуская потянуть вниз.

В итоге создастся список из дней недели. Можно указать краткие названия – Пн, Вт. Система их распознает.

Инструмент «Заполнить»

В программе имеется отдельный инструмент, находящийся во вкладке «Главная» в разделе «редактирование». Последовательность действий:

Читать еще:  Как заменить данные в таблице excel

  1. В любое место таблицы ввести слово, выделить его и диапазон, который требуется заполнить.
  2. Кликнуть на кнопку «заполнить» и выбрать направление.
  3. После проведения манипуляций значение из первой ячейки скопируются в другие. Это позволит заполнить ячейки одинаковыми данными.

Данный инструмент также позволяет заполнить элементы прогрессией. Как это сделать:

  1. Поставить число и выделить область, которую нужно заполнить. Нажать на кнопку «заполнить» и кликнуть на «прогрессия».
  2. В открывшемся окошке появятся настройки автозаполнения. Провести ряд действий и задать условия: выбрать месторасположение прогрессии, тип, шаг (по умолчанию стоит 1), указать предельное значение. После настроек щелкнуть на ОК.
  3. Выделенная область будет заполнена согласно введенным настройкам по правилам прогрессии.

Автозаполнение формулами

Формулы являются одним из основных инструментов Эксель. Для того чтобы скопировать их, нужно следовать инструкции:

  1. Выбрать ячейку и напечатать в ней формулу.
  2. Навести курсор мышки на выделенный элемент, и поместить его в нижний правый угол. Появится плюсик, два раза кликнуть на него для автозаполнения формул.

Заполнение различными значениями

В качестве примера рассмотрено автозаполнение таблицы списками месяцев. Последовательность действий:

  1. Установить курсор в А1 и напечатать «январь». Кликнуть на Enter или поставить галочку на панели инструментов.
  2. Навести курсор на правый угол внизу ячейки.
  3. Сразу появится черный крестик, тут же нажать на левую кнопку мыши и потянуть ее к А12. В результате образуется рама.
  4. Отпустить кнопку, выделенная область заполнится названиями месяцев.

Добавление своего списка

Если возникла необходимость, пользователь может использовать автозаполнение в Эксель из собственного списка данных. В этом случае при вводе в элемент слова, находящегося в перечне, после применения маркера заполнится весь диапазон. Для создания и сохранения списка нужно следовать инструкции:

  1. Зайти во вкладку «файл».
  2. Перейти в раздел параметров.
  3. Кликнуть на «дополнительно».
  4. В общих настройках автозаполнения в середине окна нажать на кнопку «изменить списки».
  5. Появится окошко, в котором слева указаны имеющиеся списки. Для добавления своего нужно напечатать слова в поле «элементы списка». Каждое значение должно располагаться с новой строчки. В конце нажать на «добавить».
  6. Потом закрыть окно и снова его открыть. Пользователь увидит свои названия в списке активных.

После ввода в таблицу слова из созданного перечня нужно протянуть маркер. Выделенная область автоматически заполнится нужными значениями.

Используем маркер автозаполнения

Чтобы увидеть данный инструмент, нужно навести указатель мышки на правый угол внизу выбранной ячейки.

Как только появится маленький черный крестик, нужно зажать его левой клавишей мыши и потянуть в ту сторону, в которой должны располагаться данные.

Мгновенное заполнение

Эта опция позволяет ввести информацию на лист, экономя время. Рассмотрен пример, в котором нужно создать перечень имен на основе электронных адресов. Пошаговая инструкция:

  1. Начать печатать сведения. Когда функция установит закономерность, под выделенной ячейкой отобразится примерный список вариантов.
  2. Щелкнуть на Enter, в итоге данные добавятся в таблицу.

Для отмены или изменения действия, кликнуть на смарт-тег, появившийся рядом с заполненными именами.

Инструментом автозаполнения в Экселе пользоваться удобно и полезно. Человек сэкономит свое время и силы при вводе в таблицу повторяющихся данных. Достоинством является то, что инструмент можно настраивать, добавлять списки, менять имеющиеся.

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

Использование маркера автозаполнения в Excel

Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

  1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
  2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
  3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

Мгновенное заполнение в Excel

В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

  1. Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
  2. Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector