Light-electric.com

IT Журнал
11 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать автоматическое заполнение в excel

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Зачем нужна и как пользоваться функцией автозаполнения в Excel

Работа в Excel не всегда может протекать гладко и быстро, поскольку о существовании специальных встроенных функций, которые могут облегчить ту или иную задачу, знает далеко не каждый пользователь. Одной из них является автозаполнение ячеек — удобная функция, которую внедрили разработчики в программу с целью исключить постоянные повторения тех или иных операций.

Видео по созданию списков автозаполнения

Понятие и способы использования

Автоматическое заполнение в MS Office Excel представляет собой одну из основных функций в табличном процессоре, благодаря чему производится ввод необходимых данных в ячейки таблицы со значительно меньшими временными затратами, нежели это осуществлять вручную.

Автозаполнение может быть знакомой процедурой для постоянных пользователей программы в качестве операции по выделению 2-х ячеек с последовательными числами и протягиванием курсора вниз до появления целой численной вереницы в арифметической прогрессии. Однако не всем известны другие, не менее полезные подобные функции Excel, поскольку программа не ограничивается лишь арифметической прогрессией. Несложно найти и пользоваться нужной прогрессией — после ввода первых значений, курсор мышки направляется к правому нижнему углу, но протягивает не левой, как обычно, кнопкой мышки вниз/вбок, а правой. Такие действия вызовут контекстное меню, где выбирается пункт «прогрессия», а затем подбирает необходимый ее вид.

Таким образом, известно несколько основных способов автозаполнения в Excel:

  1. Простое протягивание левой кнопкой мышки на необходимое количество ячеек (фото 1). Его используют

Автозаполнение ячеек можно сделать простым расширением выделенной области

наиболее часто, но он не считается эффективным при заполнении больших массивов данных.

  • Двойным щелчком мышки по заполненному квадрату можно также добиться быстрого автозаполнения, только если близлежащие ячейки уже содержат информацию.
  • Автоматическое заполнение в Excel в режиме убывания. Процедура производится как обычная, но с точностью наоборот. К примеру, вводится в первые ячейки 30, 29 и курсором протягивается вниз.
  • Заполнение ячеек одинаковым значением.
  • Заполнение нечетными или четными значениями.
  • Мощность MS Excel в основном заключается в том, что осуществить автозаполнение можно не только простыми числовыми значениями, но и другими типами данных или формулами. К тому же есть возможность создавать индивидуальные списки, которые позволят пользователю не тратить каждый раз время на новый ввод тех же значений.

    Создание списков

    Очень часто пользователи по работе вынуждены ежедневно или ежемесячно создавать списки в Excel с одинаковой, к примеру, шапкой таблицы. Можно тратить каждый раз время на копирование шапки, а можно создать новый список, который будет использоваться регулярно. Для этого необходимо проделать следующее:

    • для программ 2003 года необходимо перейти в пункт «Сервис», после чего в «Параметры», «Вкладка» и «Списки»;
    • для пользователей программ 2007 года следует зайти в «Меню» — «Параметры» — «Вкладка» — «Изменить списки»;
    • для программ 2010 года — «Файл»-«Параметры»-вкладка дополнительно-кнопка — «Изменить списки».

    Пример создания списка для автозаполнения шапки таблицы с использованием мастера

    После этого следует найти пункт «Новый список» и навести мышкой на поле «Элементы списка», где и нужно будет занести через запятую необходимые наименования столбцов (фото 2). Нажимаем «Добавить» и радуемся маленькому, но полезному открытию.

    Еще можно использовать поле «Импорт списка из ячеек» посредством активации поля выбора, щелкнув курсором на нем. Определяем диапазон со значениями, из которых желаем создать список и жмем «Импорт». Так появится еще один нужный список из заданных ячеек.

    Автозаполнение — это далеко не единственная полезная и нужная функция такой программы Microsoft Office Excel и для познания всех ее «секретов» требуются стремление к знаниям, время и терпение. Удачи вам!

    Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

    Как выполнить автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

    Тем, кто сталкиваются с монотонной работой по вводу данных, поможет автозаполнение ячеек в Excel. В сегодняшней публикации рассмотрим несколько способов решить эту задачу проще.

    Как работает автозаполнение в программе?

    Чтобы активировать функцию, вам необходимо воспользоваться маркером, который представляет собой «черный жирный крестик». Рассмотрим, как это делается.

    1. Открываем любую страницу Excel с пустым диапазоном ячеек. Вводим в одну из них текст или числа (только не формулу). Наводим на нижний правый угол ячейки, чтобы активировать «маркер». После зажимаем клавишу мыши и протягиваем его влево. Обратите внимание, что следом тянется и вписанное слово.

    1. Проверим, как заполняется пример с решением. Вносим его в пустую ячейку и аналогично протягиваем при помощи «маркера» вниз. Видим, что вычисление записывается неверно, ответ увеличивается на одну единицу, соответственно, использовать автозаполнение нельзя.

    Функция автозаполнения распространяется не только на копирование одних и тех же данных в столбец, но и в строку.

    Как заполнить ячейки порядковыми числами

    Когда нужно пронумеровать габаритный список в Excel, приходится заполнять один из столбцов порядковыми числами. Чтобы этого не делать вручную, можно воспользоваться настраиваемым вариантом автозаполнения.

    1. Переходим в приложение Excel, где в любую ячейку прописываем число, которое будет начинать нумерацию. В нашем случае это «1». Протягиваем ячейку маркером до нужного места. Ячейки заполнились той же цифрой «1».

    1. Далее открываем квадратик внизу столбца с настройками заполнения. Здесь ставим флажок напротив записи «Заполнить». После чего данные автоматически пронумеруются нужным нам образом.

    После того, как порядковый список выстроился, можно проводить форматирование таблицы нужным нам способом, т.е. вносить названия или другие формулировки. Зачастую таким способом распределения чисел пользуются офисные работники при создании отчетов.

    Читать еще:  Удаление пустых ячеек в excel

    Механическое заполнение считается одной из самых простых в правилах настройки «Автозаполнения ячеек в Excel». Чтобы его выполнить, необходимо поставить нужное число в ячейку, активировать маркер и зажать клавишу «CTRL» и левую кнопку мыши.

    Используем инструмент «Заполнить»

    Встроенный инструмент позволяет редактировать порядковые числа, прогрессию и текстовые данные удобнее. Чтобы выполнить такое заполнение, необходимо заполнить одну ячейку текстом или числами, а далее следовать инструкциям.

    1. Открываем вкладку «Главная, где в блоке «Редактирование» находим кнопку «Заполнить».

    1. Далее кликаем на флажок рядом с ней. Открываются параметры заполнения. Выбираем необходимую настройку. Возьмем, к примеру, «Вправо», после чего данные автоматически переносятся на определенный пользователем диапазон.

    1. Здесь можно попытаться заполнить ячейки прогрессиями. Устанавливаем в ячейку число и выделяем нужный диапазон для наполнения, затем снова нажимаем кнопку «Заполнить» в блоке «Редактирование». Здесь в меню настроек выбираем «Прогрессия».

    1. Открывается окно настроек, в котором необходимо выбрать, как будет распределяться прогрессия и ее «Тип». В данном случае нет никаких условий, все строго индивидуально. Для удобства, можно поставить галочку «Автоматическое определение шага». В конце нажимаем кнопку «ОК».

    1. В результате мы получаем заполненную числами строчку, которую предварительно выделили для автозаполнения.

    Однако заполнять ячейки числами и словами требуется реже, чем различными вычислениями. Поэтому целесообразно изучить и следующий способ автозаполнения.

    Как заполнить ячейки формулами

    Как правило, буквенные выражения в приложении Excel предусматривают конкретное решение, соответственно, не все они подлежат копированию. Поэтому необходимо знать, как выполнить корректное автозаполнение.

    1. Имеем таблицу с данными, в которой при помощи формулы посчитаем общую сумму выплат вместе с премией и зарплатой. Для этого в последний столбец, в первую пустую ячейку введем формулу и укажем адреса ячеек, которые будут участвовать в вычислениях. Нажали кнопку Enter, получили готовое число.

    1. Далее будем использовать опцию «Автозаполнения». Активируем маркер наведением на нижний правый угол первой ячейки. Далее тянем вниз полученную сумму. Все значения автоматически посчитались в последнем столбце.

    Для корректного автозаполнения необходимо задать фиксированной одну из ячеек для формулы. Об этом смотрите в наших предыдущих уроках.

    Как удалить автозаполнение

    Многие пользователи, при необходимости удалить автоматически заполненные ячейки, используют клик мыши и клавишу Backspace. Однако можно снова активировать «маркер», после протянуть ячейки в обратную сторону.

    Также можно выбрать пустую ячейку и протянуть ее вверх. После этого данные из заполненных окошек исчезнут.

    Мы познакомились со всеми возможными функциями автозаполнения ячеек, а также попытались удалить внесенные изменения аналогичным способом. На эти операции уходит порядка 5-7 минут.
    Не забудьте озаглавить диапазон ваших данных для удобства работы с ним — подробный урок размещен здесь.

    Как легко сделать автозаполнение в Excel

    Как включить / выключить функцию автозаполнения Excel

    Параметр автозаполнения в Microsoft Excel будет автоматически заполнять данные при вводе. Вы можете отключить или включить автозаполнение в любое время.

    Когда вы должны и не должны использовать автозаполнение?

    Эта функция полезна при вводе данных в таблицу, которая содержит много дубликатов. Когда автозаполнение включено, когда вы начинаете печатать, он автоматически заполняет остальную информацию из окружающего контекста, чтобы ускорить ввод данных.

    Допустим, вы вводите одно и то же имя, адрес или другую информацию в несколько ячеек. Без автозаполнения вам пришлось бы перепечатывать данные или копировать и вставлять их снова и снова, что тратит время.

    Например, если вы набрали «Иван Петров» в первой ячейке, а затем много других в следующих, например «Света» и «Степан», вы можете снова набрать «Иван Петров» намного быстрее, просто набрав «И» и затем нажмите Enter, чтобы Excel автоматически набрал полное имя.

    Тем не менее, автозаполнение не всегда хорошая функция. Если вам не нужно ничего дублировать, он все равно будет автоматически предлагать это каждый раз, когда вы начнете печатать что-то, что имеет ту же первую букву, что и предыдущие данные, что часто может быть скорее неприятностью, чем помощью.

    Включить / отключить автозаполнение в Excel

    Действия по включению или отключению автозаполнения в Microsoft Excel различаются в зависимости от используемой версии:

    В EXCEL 2019, 2016, 2013 И 2010

    1. Перейдите в меню «Файл» > «Параметры».
    2. В окне параметров Excel откройте Advanced слева.
    3. В разделе «Параметры редактирования» включите или отключите параметр «Включить автозаполнение» для значений ячеек в зависимости от того, хотите ли вы включить или отключить эту функцию.
    4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и продолжить использование Excel.

    В EXCEL 2007

    Нажмите кнопку Office .

    Выберите «Параметры Excel», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Excel».

    Выберите Advanced на панели слева.

    Установите флажок рядом с полем « Включить автозаполнение для значений ячеек», чтобы включить или отключить эту функцию.

    Выберите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к рабочему листу.

    В EXCEL 2003

    Перейдите в Инструменты > Параметры в строке меню, чтобы открыть диалоговое окно Параметры .

    Выберите вкладку «Редактировать ».

    Включите / выключите автозаполнение с помощью флажка рядом с параметром Включить автозаполнение для значений ячеек.

    Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и вернуться на рабочий лист.

    Автозаполнение данных и формул

    1. Если ввести в ячейку A1 какое — либо число, подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик в нижнем правом углу ячейки) и удерживая левую кнопку мыши тянуть его вниз, то данные из ячейки A1 появятся на всем диапазоне, который Вы выделили маркером;

  • Для того чтобы создать последовательность типа 1,2,3…. Надо ввести единицу, а затем тянуть за маркер автозаполнения удерживая не только левую кнопку мыши, но и клавишу CTRL;
  • Введя в A1 – «1», а в A2 –«2», выделив их и перетягивая вниз за маркер заполнения мы получим последовательность 1,2,3,4,…, а дополнительно нажав на CTRL создадим чередующую последовательность
    1,2,1,2….;
  • Если после автозаполнения нажать на иконку, которая появится в правом нижнем углу, то можно заполнить изменять вид наполнения ячеек (например: только форматирование без значений, или наоборот);

  • Если при автозаполнении удерживать не левую, а правую клавишу, то откроется дополнительное меню в котором сможете более гибко настроить этот инструмент. Например, построить даты по рабочим дням;
  • Заполнить одинаковыми данными целый столбец проще простого, если до этого уже создавался подобный столбец слева. (пусть даже с другими значениями).
    Вводим значение в первую строку и дважды щелкаем левой кнопкой мыши по маркеру. Ячейки заполнятся самостоятельно ровно на столько же строк, сколько их в первом столбце;

  • Для того, чтобы добавить n-ное количество строк, надо установить курсор на ячейку, под которой Вам необходимо пополнение. Подводим курсор мыши к маркеру автозаполнения. После этого нажимаем SHIFT, что преобразит маркер в фигуру с двумя направленными стрелками. Теперь удерживая левую кнопку мыши тянем курсор вниз, на то количество строк,
    которое нам необходимо вставить (при этом не отпускайте клавишу SHIFT);
  • Все знают, что если выделить две ячейки с числами и тянуть их на другие ячейки, то выстроится вереница чисел в арифметической прогрессии.
    Но оказывается, возможности эксель не ограничиваются одной только арифметической прогрессии. Можно довольно легко настроить нужную прогрессию.
    Причем, достаточно будет ввести только первое значение, затем подвести курсор мыши к правому нижнему углу до образования черного крестика. (вообщем, всё то же самое что и при обычном заполнении). Но тянуть ячейки
    вниз надо не левой, а правой кнопкой мыши!
    После этого появится контекстное меню, где надо выбрать последний пункт «прогрессия»
    А в появившемся окне можно выбрать вид прогрессии (арифметическая, геометрическая) шаг, предельное значение и т.д.
  • Если ввести слово «январь», то при помощи автозаполнения можно создать вереницу всех месяцев. Это же касается и дней недели;

  • Для того чтобы создать собственный список, который в последствии может быть использован при автозаполнении, выберите на ленте – Файл – Параметры – Дополнительно – кнопка Изменить списки…;
  • Если тянуть за маркер не сверху вниз, а снизу вверх, (или справа налево) то произойдет удаление данных.

    Как выполнить автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

    Тем, кто сталкиваются с монотонной работой по вводу данных, поможет автозаполнение ячеек в Excel. В сегодняшней публикации рассмотрим несколько способов решить эту задачу проще.

    Как работает автозаполнение в программе?

    Чтобы активировать функцию, вам необходимо воспользоваться маркером, который представляет собой «черный жирный крестик». Рассмотрим, как это делается.

    1. Открываем любую страницу Excel с пустым диапазоном ячеек. Вводим в одну из них текст или числа (только не формулу). Наводим на нижний правый угол ячейки, чтобы активировать «маркер». После зажимаем клавишу мыши и протягиваем его влево. Обратите внимание, что следом тянется и вписанное слово.

    1. Проверим, как заполняется пример с решением. Вносим его в пустую ячейку и аналогично протягиваем при помощи «маркера» вниз. Видим, что вычисление записывается неверно, ответ увеличивается на одну единицу, соответственно, использовать автозаполнение нельзя.

    Функция автозаполнения распространяется не только на копирование одних и тех же данных в столбец, но и в строку.

    Как заполнить ячейки порядковыми числами

    Когда нужно пронумеровать габаритный список в Excel, приходится заполнять один из столбцов порядковыми числами. Чтобы этого не делать вручную, можно воспользоваться настраиваемым вариантом автозаполнения.

    1. Переходим в приложение Excel, где в любую ячейку прописываем число, которое будет начинать нумерацию. В нашем случае это «1». Протягиваем ячейку маркером до нужного места. Ячейки заполнились той же цифрой «1».

    1. Далее открываем квадратик внизу столбца с настройками заполнения. Здесь ставим флажок напротив записи «Заполнить». После чего данные автоматически пронумеруются нужным нам образом.

    После того, как порядковый список выстроился, можно проводить форматирование таблицы нужным нам способом, т.е. вносить названия или другие формулировки. Зачастую таким способом распределения чисел пользуются офисные работники при создании отчетов.

    Механическое заполнение считается одной из самых простых в правилах настройки «Автозаполнения ячеек в Excel». Чтобы его выполнить, необходимо поставить нужное число в ячейку, активировать маркер и зажать клавишу «CTRL» и левую кнопку мыши.

    Используем инструмент «Заполнить»

    Встроенный инструмент позволяет редактировать порядковые числа, прогрессию и текстовые данные удобнее. Чтобы выполнить такое заполнение, необходимо заполнить одну ячейку текстом или числами, а далее следовать инструкциям.

    1. Открываем вкладку «Главная, где в блоке «Редактирование» находим кнопку «Заполнить».

    1. Далее кликаем на флажок рядом с ней. Открываются параметры заполнения. Выбираем необходимую настройку. Возьмем, к примеру, «Вправо», после чего данные автоматически переносятся на определенный пользователем диапазон.

    1. Здесь можно попытаться заполнить ячейки прогрессиями. Устанавливаем в ячейку число и выделяем нужный диапазон для наполнения, затем снова нажимаем кнопку «Заполнить» в блоке «Редактирование». Здесь в меню настроек выбираем «Прогрессия».

    1. Открывается окно настроек, в котором необходимо выбрать, как будет распределяться прогрессия и ее «Тип». В данном случае нет никаких условий, все строго индивидуально. Для удобства, можно поставить галочку «Автоматическое определение шага». В конце нажимаем кнопку «ОК».

    1. В результате мы получаем заполненную числами строчку, которую предварительно выделили для автозаполнения.

    Однако заполнять ячейки числами и словами требуется реже, чем различными вычислениями. Поэтому целесообразно изучить и следующий способ автозаполнения.

    Как заполнить ячейки формулами

    Как правило, буквенные выражения в приложении Excel предусматривают конкретное решение, соответственно, не все они подлежат копированию. Поэтому необходимо знать, как выполнить корректное автозаполнение.

    1. Имеем таблицу с данными, в которой при помощи формулы посчитаем общую сумму выплат вместе с премией и зарплатой. Для этого в последний столбец, в первую пустую ячейку введем формулу и укажем адреса ячеек, которые будут участвовать в вычислениях. Нажали кнопку Enter, получили готовое число.

    1. Далее будем использовать опцию «Автозаполнения». Активируем маркер наведением на нижний правый угол первой ячейки. Далее тянем вниз полученную сумму. Все значения автоматически посчитались в последнем столбце.

    Для корректного автозаполнения необходимо задать фиксированной одну из ячеек для формулы. Об этом смотрите в наших предыдущих уроках.

    Как удалить автозаполнение

    Многие пользователи, при необходимости удалить автоматически заполненные ячейки, используют клик мыши и клавишу Backspace. Однако можно снова активировать «маркер», после протянуть ячейки в обратную сторону.

    Также можно выбрать пустую ячейку и протянуть ее вверх. После этого данные из заполненных окошек исчезнут.

    Мы познакомились со всеми возможными функциями автозаполнения ячеек, а также попытались удалить внесенные изменения аналогичным способом. На эти операции уходит порядка 5-7 минут.
    Не забудьте озаглавить диапазон ваших данных для удобства работы с ним — подробный урок размещен здесь.

    Умное автозаполнение вниз и вправо

    До сих пор иногда с улыбкой вспоминаю один из своих первых выездных корпоративных тренингов лет 10 назад.

    Представьте: огромный как футбольное поле опенспейс-офис российского представительства международной FMCG-компании. Шикарный дизайн, дорогая оргтехника, дресс-код, экспаты курлыкают по углам — вот это вот все 🙂 В одной из переговорок начинаю двухдневный тренинг продвинутого уровня по текущей тогда версии Excel 2003 для 15 ключевых сотрудников экономического департамента вместе с их руководителем. Знакомимся, расспрашиваю их о бизнес-задачах, проблемах, прошу показать несколько типовых рабочих файлов. Показывают километровой длины выгрузки из SAP, простыни отчетов, которые они по этому всему делают и т.д. Ну, дело знакомое — мысленно прикидываю темы и тайминг, подстраиваюсь под аудиторию. Краем глаза замечаю, как один из участников, демонстрируя кусочек своего отчета, терпеливо тянет ячейку с формулой вниз за черный крестик в правом нижнем углу на несколько тысяч строк, потом проскакивает с лету конец таблицы, тянет обратно и т.д. Не выдержав, прерываю его кёрлинг мышью по экрану и показываю двойной щелчок по черному крестику, объясняя про автозаполнение вниз до упора.

    Вдруг понимаю, что в аудитории подозрительно тихо и все как-то странно на меня смотрят. Незаметно окидываю себя взглядом где могу — все ОК, руки-ноги на месте, ширинка застегнута. Мысленно отматываю назад свои последние слова в поисках какой-нибудь жуткой оговорки — не было ничего криминального, вроде бы. После этого главный в группе молча встает, жмет мне руку и с каменным лицом говорит: «Спасибо, Николай. На этом тренинг можно закончить.»

    Ну, короче говоря, выяснилось, что никто из них не имел понятия про двойной щелчок по черному крестику и автозаполнение. Как-то исторически так сложилось, что некому им было показать такую простую но нужную штуку. Тянули всем отделом формулы вручную на тысячи строк, бедолаги. И тут я. Сцена маслом. Руководитель отдела потом очень просил название их компании никому не озвучивать 🙂

    Несколько раз потом были похожие ситуации, но только с отдельными слушателями — большинство сейчас эту функцию, конечно, знает.

    Вопрос в другом. После первой радости от освоения столь прекрасной функции большинство пользователей доходит до понимания того, что у автоматического копирования формул двойным щелчком по черному кресту (маркеру автозаполнения) есть при всех положительных моментах и отрицательные:

    • Копирование не всегда происходит до конца таблицы. Если таблица не монолитная, т.е. в соседних столбцах есть пустые ячейки, то не факт, что автозаполнение сработает до конца таблицы. Скорее всего процесс остановится на ближайшей пустой ячейке, не дойдя до конца. Если ниже по столбцу есть занятые чем-то ячейки, то автозаполнение остановится на них совершенно точно.
    • При копировании портится дизайн ячеек, т.к. по-умолчанию копируется не только формула, но еще и формат. Для исправления надо щелкать по кнопке параметров копирования и выбирать Только значения (Fill without format) .
    • Не существует быстрого способа также удобно протянуть формулу не вниз, а вправо, кроме как тянуть вручную. Двойной щелчок по черному крестику — это только вниз.

    Давайте попробуем исправить эти недостатки с помощью простого макроса.

    Нажмите сочетание клавиш левый Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Вставьте новый пустой модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этих макросов:

    • умеют заполнять не только вниз (SmartFillDown), но и вправо (SmartFillRight)
    • не портят формат ниже- или справа стоящих ячеек — копируется только формула (значение)
    • игнорируют пустые соседние ячейки и копирование происходит именно до конца таблицы, а не до ближайшего разрыва в данных или первой занятой ячейки.

    Для пущего удобства можно назначить этим макросам сочетания клавиш, используя кнопку Макросы — Параметры (Macros — Options) там же на вкладке Разработчик (Developer) . Теперь достаточно будет ввести нужную формулу или значение в первую ячейку столбца и нажать заданное сочетание клавиш, чтобы макрос автоматически заполнил весь столбец (или строку):

  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector