Light-electric.com

IT Журнал
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сохранение книги excel

Сохранение листов книги как отдельных файлов

Про сборку листов из нескольких книг в одну текущую я уже писал здесь. Теперь разберем решение обратной задачи: есть одна книга Excel, которую нужно «разобрать», т.е. сохранить каждый лист как отдельный файл для дальнейшего использования.

Примеров подобного из реальной жизни можно привести массу. Например, файл-отчет с листами-филиалами нужно разделить на отдельные книги по листам, чтобы передать затем данные в каждый филиал и т.д.

Если делать эту процедуру вручную, то придется для каждого листа выполнить немаленькую цепочку действий (выбрать лист, правой кнопкой по ярлычку листа, выбрать Копировать, указать отдельный предварительно созданный пустой файл и т.д.) Гораздо проще использовать короткий макрос, автоматизирующий эти действия.

Способ 1. Простое разделение

Нажмите сочетание Alt+F11 или выберите в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Если теперь выйти из редактора Visual Basic и вернуться в Excel, а затем запустить наш макрос (Alt+F8), то все листы из текущей книги будут разбиты по отдельным новым созданным книгам.

Способ 2. Разделение с сохранением

При необходимости, можно созданные книги сразу же сохранять под именами листов. Для этого макрос придется немного изменить, добавив команду сохранения в цикл:

Этот макрос сохраняет новые книги-листы в ту же папку, где лежал исходный файл. При необходимости сохранения в другое место, замените wb.Path на свой путь в кавычках, например «D:Отчеты2012» и т.п.

Если нужно сохранять файлы не в стандартном формате книги Excel (xlsx), а в других (xls, xlsm, xlsb, txt и т.д.), то кроме очевидного изменения расширения на нужное, потребуется добавить еще и уточнение формата файла — параметр FileFormat:

Для основных типов файлов значения параметра FileFormat следующие:

  • XLSX = 51
  • XLSM = 52
  • XLSB = 50
  • XLS = 56
  • TXT = 42

Полный список всех вариантов можно посмотреть в справке MSDN.

Способ 3. Сохранение в новые книги только выделенных листов

Если вы хотите раскидать по файлам не все листы в вашей книге, а только некоторые, то макрос придется немного изменить. Выделите нужные вам листы в книге, удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl или Shift и запустите приведенный ниже макрос:

Создавать новое окно и копировать через него, а не напрямую, приходится потому, что Excel не умеет копировать группу листов, если среди них есть листы с умными таблицами. Копирование через новое окно позволяет такую проблему обойти.

Способ 4. Сохранение только выделенных листов в новый файл

Во всех описанных выше способах каждый лист сохранялся в свой отдельный файл. Если же вы хотите сохранить в отдельный новый файл сразу группу выделенных предварительно листов, то нам потребуется слегка видоизменить наш макрос:

Способ 5. Сохранение листов как отдельных PDF-файлов

Нужный нам код будет выглядеть следующим образом:

Способ 6. Готовый макрос из надстройки PLEX

Если лень или нет времени внедрять все вышеописанное, то можно воспользоваться готовым макросом из моей надстройки PLEX:

Как сохранить листы рабочей книги Excel отдельными файлами?

В этой заметке поговорим о том, как переместить или скопировать лист рабочей книги Excel в другую книгу, а также о том как сохранить все листы книги отдельными файлами . Для чего это нужно? Да мало ли для чего! Кто-то отправляет файлы почтой и не хочет отсылать лишнюю информацию, содержащуюся на других листах своей рабочей книги. Кто-то собирает информацию у нескольких пользователей и для этого разделяет книгу на листы, раздает шаблоны для заполнения, а затем собирает все листы обратно в книгу, можно долго фантазировать, давайте перейдем к делу.

Традиционно предложу два способа позволяющих перемещать листы в отдельные файлы Excel.

Как сохранить лист отдельным файлом стандартными средствами Excel?

Первый — стандартными средставми приложения Excel. Кликаем правой кнопкой мышки в области наименований листов и выбираем пункт меню «Переместить/скопировать. «

В поле «Переместить выбранные листы в книгу» выбираем либо «(новая книга)», либо выбираем название файла, в который собираемся перемещать лист (этот файл должен быть предварительно открыт). Жмем «Ок» — лист перемещается. Да, если отметить галочкой опцию «Создать копию», то вместо перемещения листа произойдет его копирование, а также можно будет указать место для вставки листа.

Как сохранить листы отдельными файлами при помощи надстройки?

Второй способ перемещения листов в отдельные книги — прибегнуть к помощи макроса (надстройки). Если специфика Вашей деятельности связана с тем, что Вам приходится часто расшивать рабочие книги на отдельные листы, то есть выделять листы из книги и создавать из этих листов отдельные файлы, то полезным было бы иметь такую надстройку в арсенале своих инструментов. Макрос начинает работать после нажатия кнопки, расположенной на панели инструментов и вызывает диалоговое окно, в котором пользователь имеет возможность задать папку, в которую будут сохранены раскрепленные листы, а также выбрать ряд других опций.

Читать еще:  Сервис поиск решения в excel

Использование надстройки позволяет:

1. Вызывать диалоговое окно надстройки одним кликом мыши прямо из вкладки на ленте;

2. выбирать папку, в которую будут сохраняться рабочие книги;

3. при делении рабочей книги на отдельные файлы назвать новые файлы именами листов;

4. при сохранении листов отдельными файлами назвать их составными именами, состоящими из имени исходной рабочей книги и имени листа;

5. создавать уникальные имена файлов, добавляя текущую дату и время к именам файлов;

6. выбирать наиболее подходящее расширение (тип) для новых рабочих книг.

Разделенные листы можно снова объединить в одну общую рабочую книгу при помощи надстройки для объединения листов . При необходимости, можно ознакомиться с пошаговой инструкцией по установке надстроек в приложении Excel различных версий.

Сохранение книги

Не имеет значения, куда вы собираетесь сохранить свою книгу (на компьютер или в Интернет): все операции с сохранением выполняются на вкладке Файл.

Несмотря на то, что вы используете параметр сохранить или клавиши CTRL + S, чтобы сохранить существующую книгу в текущем расположении, вы должны использовать команда Сохранить как , чтобы сохранить книгу в первый раз, в другом месте или создать копию книги в том же или другом месте.

Примечание: Если вы хотите сохранить книгу с поддержкой макросов (XLSM) в виде обычной книги (XLSX), убедитесь в том, что макросы не сохраняются в новом файле, что может привести к потере функциональности, так как макросы VBA — это мощный способ автоматизации значительного объема работы. Рекомендуется сохранить макросы или сохранить файл с поддержкой макросов, пока не убедитесь, что новый файл содержит нужные функции.

На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

В разделе Сохранить как выберите место сохранения книги. Например, чтобы сохранить ее на рабочий стол или в папку на компьютере, выберите Компьютер.

Совет: Чтобы сохранить в расположении OneDrive, выберите пункт OneDrive, а затем войдите в систему (или зарегистрируйтесь). Чтобы добавить в облако свои места, например Office 365SharePoint или расположение OneDrive, выберите пункт Добавление места.

Нажмите Обзор, чтобы выбрать расположение в папке Документы.

Для выбора другого расположения на компьютере щелкните Рабочий стол и укажите место, куда вы хотите сохранить вашу книгу.

В поле Имя файла введите имя книги. Если вы создаете копию существующей книги, введите имя, отличающееся от названия исходной книги.

Чтобы сохранить книгу в другом формате файла, например XLS (предыдущая версия Excel) или TXT, выберите нужный формат в списке Тип файла (под полем Имя файла).

Нажмите кнопку Сохранить.

Закрепите ваше наиболее часто используемое расположение для хранения.

После того как вы закончите сохранение книги, вы можете «закрепить» место, в которое вы сохранили. Это позволит сохранить доступное расположение, чтобы его можно было использовать еще раз для сохранения другой книги. Если вы собираетесь сохранять данные в одной папке или в другом месте, это может быть очень выгодно! Вы можете закрепить нужное количество местоположений.

Щелкните Файл > Сохранить как.

В разделе Сохранить как выберите расположение, в которое вы в прошлый раз сохраняли книгу. Например, если последняя книга была сохранена в папку Документы на компьютере и вы хотите ее закрепить, щелкните Компьютер.

В разделе Последние папки справа укажите расположение, которое требуется закрепить. При этом справа появится изображение булавки .

Щелкните это изображение, чтобы закрепить папку. Изображение примет вид приколотой булавки . Каждый раз при сохранении книги это расположение будет отображаться вверху списка раздела Последние папки.

Совет: Чтобы открепить расположение, щелкните значок приколотой булавки еще раз.

Снять При автовосстановлении

Excel автоматически сохраняет книгу, пока вы работаете над ней, в случае, если что-то помогло, например, на экране. Это называется автовосстановлением. Это не то же самое, что вы сохраняете книгу, поэтому не полагаться на автовосстановление. Сохраняйте книгу часто. Однако автовосстановление — это хороший способ создания резервной копии, только если что-то случится.

Убедитесь, что автосохранение включено.

Щелкните Файл > Параметры.

В диалоговом окне Параметры Excel нажмите кнопку Сохранить.

Убедитесь, что в разделе Сохранение книгУстановлен флажок Автосохранение каждые n минут .

Установите интервал в минутах для сохранения резервной копии своей работы, а затем нажмите кнопку ОК.

Как на VBA сохранить файл Excel с названием, взятым из ячейки?

Привет, сейчас мы рассмотрим ситуацию, когда у Вас возникла необходимость в Excel сохранять файл с определенным названием, которое необходимо сформировать из значения ячейки или даже нескольких. В этой заметке я приведу простой пример реализации данной задачи.

Читать еще:  Ods excel 2020

Исходные данные

Сначала давайте разберем исходные данные, которые я буду использовать в примерах. Пусть это будет некая абстракция марок автомобилей с указанием их VIN номера.

Примечание! Я использую Excel 2013.

В зависимости от конкретных требований и условий, задачу можно реализовать по-разному, хотя принцип будет один и тот же, в этой статье мы рассмотрим несколько вариаций реализации.

Начнем мы с самой простой ситуации, когда заранее известна ячейка, на основе которой будет сформировано имя файла, и адрес этой ячейки изменяться не будет.

Сохранение файла Excel с названием из ячейки — с привязкой к этой ячейке

Итак, данные у нас есть, теперь необходимо написать процедуру на VBA (макрос), которая брала бы значение из конкретной ячейки, в данном случае это будет ячейка B14, и присваивала бы это значение имени файла.

Ниже представлен код процедуры, я его подробно прокомментировал. Единственное скажу, что я во всех примерах сохраняю новые файлы без макросов (расширение .xlsx), т.е. по факту будет один файл с поддержкой макросов, а все производные — без.

Если нужно сохранять макрос в каждом файле, т.е. файлы с поддержкой макросов (расширение .xlsm), то необходимо просто указать другой тип файла при сохранении, а именно xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled, в процедурах в комментариях я это указываю.

Открываем в Excel редактор Visual Basic, и вставляем код следующей процедуры в исходный код этой книги (ЭтаКнига, открыть двойным кликом) или в модуль, который Вы предварительно должны создать.

Примечание! Для того чтобы открыть редактор Visual Basic в Excel, необходимо перейти на вкладку «Разработчик» и нажать на кнопку «Visual Basic». Файл Excel с кодом процедуры необходимо сохранить с типом «Книга Excel с поддержкой макросов».

Код процедуры

После сохранения файла запустите макрос («Макросы -> Выполнить -> SaveFile»).

В результате в моем случае процедура успешно выполнилась, файл сохранился с названием «Марка Авто 1», данное значение взято из ячейки B14, о чем будет свидетельствовать сообщение в конце процедуры. Файл сохранен в каталоге, где и исходный файл (во всех примерах ниже прописано то же самое, т.е. сохранение рядом с исходником, но это Вы можете изменить).

Добавление кнопки в Excel для запуска макроса

Каждый раз открывать окно с макросами и выбирать нужный макрос не очень удобно, поэтому можно легко добавить кнопку где-нибудь рядом с данными и просто нажимать ее. Это делается следующим образом «Вкладка Разработчик -> Вставить -> Кнопка (элемент управления формы)».

Затем выберите место, где вставить кнопку, и нажмите туда. После этого появится окно назначения действия, т.е. нужно выбрать, какой макрос запускать при нажатии этой кнопки, выбираем наш макрос, т.е. SaveFile, и нажимаем «ОК».

В итоге появится кнопка с названием «Кнопка», это название лучше изменить, например, на «Сохранить файл». Для этого нажмите правой кнопкой мыши на кнопку и выберите настройки «Изменить текст». В итоге у Вас должно получиться что-то вроде этого.

Сохранение файла Excel с названием из ячейки — без привязки к ячейке

Теперь давайте представим, что заранее мы не можем определить, какая именно ячейка будет формировать название файла (может B14, а может и нет), поэтому мы можем немного скорректировать алгоритм таким образом, чтобы он брал значение из ячейки, которая является активной, но в этом случае Вы, конечно же, предварительно, должны выбрать ее (т.е. встать на нее).

Замените код процедуры следующим кодом, который совсем немного, но изменен.

Проверяем работу, становимся на нужную ячейку, и запускаем макрос (в процедуре я добавил проверку, если выбрана пустая ячейка, возникнет ошибка).

Как видим, все отработало.

Сохранение файла Excel с названием, которое сформировано из значений двух ячеек

Теперь представим, что нам нужно сформировать файл с названием из значений двух ячеек. Например, в нашем случае это может быть «Марка Авто – VIN Номер», в качестве разделителя я указал символ – (дефис), но им может выступать любой символ или вовсе отсутствовать.

В этом примере я покажу, как можно это реализовать с привязкой к конкретным ячейкам, в нашем случае B14 и D14.

Код процедуры в данном случае будет выглядеть следующим образом.

Все ОК, файл создан.

Если вдруг нужно реализовать без привязки к конкретным ячейкам, например, значения хранятся в определённых столбцах, но конкретная строка неизвестна Вам заранее. Например, у меня несколько строк со значениями, и какие конкретно значения взять за основу названия файла, я хочу указывать самостоятельно, непосредственно перед сохранением, но при этом не редактировать код процедуры.

Читать еще:  Кнопка объединить ячейки в excel

Для этого мы снова внесем изменения в нашу процедуру, которая будет работать от активной ячейки (смещение от активной ячейки), только с условием того, что выбран столбец с теми значениями, которые необходимо использовать.

Код процедуры

Становитесь на любую ячейку со значением в столбце B, и запускайте макрос.

У меня на этом все, надеюсь, материал был Вам полезен, пока!

Сохранение и автовосстановление книг в Excel

Своевременное сохранение книг в Excel позволит Вам обезопасить себя от случайной потери данных, а функция автовосстановления восстановит Вашу работу после экстренного отключения компьютера. В данном уроке Вы научитесь сохранять файлы Excel как на локальном компьютере, так и в облачном хранилище OneDrive, а также устанавливать требуемые параметры автосохранения.

При создании новой книги Excel в первую очередь необходимо знать, как ее сохранить, чтобы в дальнейшем открывать и редактировать. Как и в предыдущих версиях программы, файлы Microsoft Excel можно сохранять на локальном компьютере. При желании документ можно сохранить в облачном хранилище OneDrive, а также экспортировать или открыть доступ напрямую из Excel.

Служба OneDrive прежде называлась SkyDrive. Фундаментальных различий в работе этих служб нет, просто новое название для существующего сервиса. В некоторых продуктах Microsoft на протяжении определенного времени еще может встречаться название SkyDrive.

Сохранить и Сохранить как

Существуют два способа сохранения книги в Microsoft Excel: Сохранить и Сохранить как. Данные опции работают схожим образом, за исключением некоторых различий.

  • Сохранить: При создании или редактировании документа используется команда Сохранить, когда нужно сохранить изменения. Эта команда используется в большинстве случаев. При первом сохранении книги необходимо присвоить название файлу и указать место для хранения на компьютере. Далее при нажатии команды Сохранить, файл сохраняется под тем же названием и в том же месте.
  • Сохранить как: Эта команда используется для создания копии документа, когда требуется сохранить оригинальный файл. Используя команду Сохранить как, необходимо присвоить другое имя и/или изменить место хранения нового файла.

Как сохранить книгу

Не забывайте сохранять изменения при создании новой книги или при внесении изменений в существующий файл. Своевременное сохранение зачастую предотвращает потерю Вашей работы. Обязательно запоминайте, куда Вы сохраняете свою работу, чтобы в дальнейшем ее было проще найти.

  1. Чтобы сохранить книгу, найдите и нажмите на кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.
  2. Если Вы сохраняете документ в первый раз, появится панель Сохранить как представления Backstage.
  3. Здесь необходимо выбрать куда сохранить книгу и присвоить ей имя. Для того чтобы сохранить книгу на компьютере выберите Компьютер, затем нажмите Обзор. Кроме того, Вы можете выбрать службу OneDrive для сохранения книги.
  4. В появившемся диалоговом окне выберите место для сохранения книги на Вашем компьютере.
  5. Введите имя файла, затем нажмите Сохранить.
  6. Книга будет сохранена. При дальнейшем редактировании книги, можно снова нажать команду Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Сохранить книгу можно просто нажав Ctrl+S на клавиатуре.

Использование Сохранить как для создания копии

Чтобы сохранить новую версию книги и при этом оставить оригинал, необходимо создать копию. Например, у Вас есть файл под названием “Отчет по продажам”, Вы можете сохранить его как “Отчет по продажам 2”. Теперь вы можете редактировать копию файла, при этом всегда иметь возможность возвратиться к его оригинальной версии.

Для этого выберите команду Сохранить как в представлении Backstage. Как и при первом сохранении, необходимо выбрать куда сохранить файл и присвоить ему имя.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если Вы не хотите использовать службу OneDrive, то, вероятно, расстроитесь, так как она выбрана по умолчанию в качестве места для сохранения файлов Excel. Если Вам неудобно каждый раз выбирать пункт Компьютер, Вы всегда можете изменить место для сохранения документов, выбранное по умолчанию.

  1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.
  2. Нажмите Параметры.
  3. В появившемся диалоговом окне Параметры Excel выберите Сохранение и отметьте флажком пункт По умолчанию сохранять на компьютере, затем нажмите OK. Место сохранения файлов по умолчанию изменится.

Автоматическое восстановление

Во время работы над книгами, Excel автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить документ, воспользовавшись Автоматическим восстановлением, в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.

Как восстановить документ

  1. Откройте Excel 2013. При обнаружении автоматически сохраненных версий файла появится область Восстановление документов.
  2. Откройте восстановленный файл. Книга будет восстановлена.

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Excel может не успеть выполнить автосохранение.

Если Вы не видите нужный документ, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл, нажмите Управление версиями, а затем выберите Восстановить несохраненные документы.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector