Light-electric.com

IT Журнал
9 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Условное форматирование в excel 2003

Трюк №92. Как обойти ограничение Excel 2003 на три критерия условного форматирования

Чтобы при условном форматировании использовать больше трех критериев для данных, можно применить трюк с использованием VBA. В действительности, благодаря этому коду, можно использовать практически неограниченное количество критериев.

В Excel есть очень полезная возможность под названием условное форматирование (которое подробнее рассматривается здесь и здесь). Чтобы воспользоваться ею, нужно выбрать команду Главная → Условное форматирование (Home → Conditional Formatting) на панели меню рабочего листа. Эта возможность позволяет форматировать ячейки в зависимости от их содержимого. Например, можно изменить фоновый цвет всех ячеек, значение в которых больше 5, но меньше 10, на красный. Хотя это удобно, Excel 2003 поддерживает только три условия, которых иногда не хватает.

Указать более трех условий можно благодаря коду Excel VBA, который запускается автоматически, когда пользователь изменяет указанный диапазон. Чтобы увидеть, как это работает, предположим, есть шесть отдельных условий в диапазоне А1:А10 на определенном рабочем листе. Введите некоторые данные (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Данные для эксперимента с условным форматированием

Сохраните рабочую книгу, перейдите на рабочий лист, правой кнопкой щелкните ярлычок с его именем, в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code) и введите код из листинга 7.20.

// Листинг 7.20 Private Sub Worksheet_Change(ByVa1 Target As,Range) Dim icolor As Integer If Not Intersect(Target. Range(«A1:A10»)) is Nothing Then Select Case Target Case 1 To 5 icolor = 6 Case 6 То 10 icolor = 12 Case 11 To 15 icolor = 7 Case 16 To 20 icolor = 53 Case 21 To 25 icolor = 15 Case 26 To 30 icolor = 42 Case Else //Whatever End Select Target.Interior.Colorlndex = icolor End If End Sub

Закройте окно, чтобы вернуться на рабочий лист. Результат должен выглядеть, как на рис. 7.10.

Рис. 7.10. Данные после ввода кода

Фоновый цвет каждой ячейки должен измениться в зависимости от числа, переданного переменной icolor, которая, в свою очередь, передает это число Target.Interior.Colorlndex. Передаваемое число определяется строкой Case x То х.

Например, если вы введете число 22 в любую ячейку в диапазоне А1:А10, то переменной icolor будет передано число 15, которое затем эта переменная (теперь имеющая значение 15) передает Target.Interior.Colorlndex, делая ячейку серой. Целью всегда является ячейка, значение в которой было изменено, что и вызвало запуск кода.

Ремонт квартир под ключ москва может быть капитальным и косметическим. Вы можете делать его самостоятельно или прибегнуть к помощи ремонтной бригады, но в том и другом случае придется вначале решить, какого результата вы ожидаете: евроремонта, ремонта в авангардном стиле или нечто другое. А затем следует выбрать необходимые инструменты, стройматериалы и прочие вспомогательные средства. Если вы делаете ремонт самостоятельно, то знание последовательности проведения работ (с чего начать замена сантехники, ремонт потолка, стен, окон, полов н т. д.) будет для вас не лишним.

Условное форматирование в Excel 2003

Основы

Все очень просто. Хотим, чтобы ячейка меняла свой цвет (заливка, шрифт, жирный-курсив, рамки и т.д.) если выполняется определенное условие. Отрицательный баланс заливать красным, а положительный — зеленым. Крупных клиентов делать полужирным синим шрифтом, а мелких — серым курсивом. Просроченные заказы выделять красным, а доставленные вовремя — зеленым. И так далее — насколько фантазии хватит.

Чтобы сделать подобное, выделите ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет, и выберите в меню Формат — Условное форматирование (Format — Conditional formatting) .

В открывшемся окне можно задать условия и, нажав затем кнопку Формат (Format) , параметры форматирования ячейки, если условие выполняется. В этом примере отличники и хорошисты заливаются зеленым, троечники — желтым, а неуспевающие — красным цветом:

Кнопка А также>> (Add) позволяет добавить дополнительные условия. В Excel 2003 их количество ограничено тремя, в Excel 2007 и более новых версиях — бесконечно.

Если вы задали для диапазона ячеек критерии условного форматирования, то больше не сможете отформатировать эти ячейки вручную. Чтобы вернуть себе эту возможность надо удалить условия при помощи кнопки Удалить (Delete) в нижней части окна.

Другой, гораздо более мощный и красивый вариант применения условного форматирования — это возможность проверять не значение выделенных ячеек, а заданную формулу:

Если заданная формула верна (возвращает значение ИСТИНА), то срабатывает нужный формат. В этом случае можно задавать на порядок более сложные проверки с использованием функций и, кроме того, проверять одни ячейки, а форматировать — другие.

Выделение цветом всей строки

Главный нюанс заключается в знаке доллара ($) перед буквой столбца в адресе — он фиксирует столбец, оставляя незафиксированной ссылку на строку — проверяемые значения берутся из столбца С, по очереди из каждой последующей строки:

Выделение максимальных и минимальных значений

Ну, здесь все достаточно очевидно — проверяем, равно ли значение ячейки максимальному или минимальному по диапазону — и заливаем соответствующим цветом:

В англоязычной версии это функции MIN и MAX, соответственно.

Выделение всех значений больше(меньше) среднего

Аналогично предыдущему примеру, но используется функция СРЗНАЧ (AVERAGE) для вычисления среднего:

Скрытие ячеек с ошибками

Чтобы скрыть ячейки, где образуется ошибка, можно использовать условное форматирование, чтобы сделать цвет шрифта в ячейке белым (цвет фона ячейки) и функцию ЕОШ (ISERROR) , которая выдает значения ИСТИНА или ЛОЖЬ в зависимости от того, содержит данная ячейка ошибку или нет:

Скрытие данных при печати

Аналогично предыдущему примеру можно использовать условное форматирование, чтобы скрывать содержимое некоторых ячеек, например, при печати — делать цвет шрифта белым, если содержимое определенной ячейки имеет заданное значение («да», «нет»):

Заливка недопустимых значений

Сочетая условное форматирование с функцией СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF) , которая выдает количество найденных значений в диапазоне, можно подсвечивать, например, ячейки с недопустимыми или нежелательными значениями:

Читать еще:  Если то иначе в excel

Проверка дат и сроков

Поскольку даты в Excel представляют собой те же числа (один день = 1), то можно легко использовать условное форматирование для проверки сроков выполнения задач. Например, для выделения просроченных элементов красным, а тех, что предстоят в ближайшую неделю — желтым:

Счастливые обладатели последних версий Excel 2007-2010 получили в свое распоряжение гораздо более мощные средства условного форматирования — заливку ячеек цветовыми градиентами, миниграфики и значки:

Вот такое форматирование для таблицы сделано, буквально, за пару-тройку щелчков мышью. 🙂

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Excel 2003

Как использовать условное форматирование

Excel позволяет применять условное форматирование – форматирование, проявляющееся только тогда, когда данные в форматируемых ячейках удовлетворяют некоторым предварительно заданным условиям. Например, можно оговорить, что суммы свыше 1 млн. долларов должны выводиться зеленым цветом и с подчеркиванием. Условное форматирование позволяет выделить определенные значения из общей массы и сосредоточить на них внимание читателя.

Примечание
Подобно всем прочим типам форматирования, условное форматирование не исчезает при удалении содержимого ячеек, к которым оно было применено. Оно остается связанным с этими ячейками даже тогда, когда данные в них не удовлетворяют заданным условиям. Отменить форматирование можно только с помощью команды Очистить из меню Правка, выбрав из появившегося вложенного меню пункт Формат
.

    Выделите ячейки, к которым хотите применить условное форматирование.

Из меню Формат выберите команду Условное форматирование.

Примечание
Условное форматирование можно копировать из одной ячейки в другую, как и обычное, с помощью кнопки Формат по образцу. О том, как это делается, уже рассказывалось в этой главе
.

Появится диалоговое окно Условное форматирование, такое, как показано на рисунке. Помощник по Office может вмешаться и спросить, не нужна ли помощь. Если нужна, щелкните на кнопке Да, вывести справку. Помощник по Office описан в главе 6. Обратитесь к ней, если необходимо освежить в памяти сведения о нем.

В первом слева списке выберите пункт значение, если форматирование должно определяться величиной числа, содержащегося в ячейке. В следующем списке выберите оператор сравнения со значением в ячейке. В строке справа введите числа или формулы, определяющие условие, при котором осуществляется форматирование. Можно также щелкнуть на кнопке справа от этой строки и выбрать формулу непосредственно из таблицы. Например, можно выбрать оператор меньше и ввести 0 в следующем поле. После чего будут отформатированы все числа, меньше 0. Большинство операторов требуют лишь одного поля ввода. Если выбрать операторы между или вне, то появятся два поля ввода, в которые можно ввести верхнюю и нижнюю границы интервала.

Совет
Чтобы отменить условие, щелкните на кнопке Удалить в диалоговом окне Условное форматирование и в появившемся диалоговом окне Удалить условие форматирования выберите условия, которые хотите удалить, пос-ле чего щелкните на кнопке ОК
.

Условное форматирование в Excel

Условное форматирование ячеек листа MS Excel или OOo Calc позволяет автору электронной таблицы существенно улучшить визуальное представление информации. Пользователи кроме повышенного эстетического восприятия получают инструмент контроля.

. изменений информации в ячейках, происходящих в результате пересчета.

Термин «условное» не означает, что форматирование «как бы есть, и как бы его нет». «Условное» – это форматирование по условиям, которые задал автор таблицы для определенных ячеек рабочего листа. Этим инструментом почему-то не очень часто пользуются, хотя он очень и эффективен, и эффектен! (Почти как «масло — масляное»!)

При обычном форматировании вид, размер, цвет шрифта, обрамления и поля ячейки задаются один раз и навсегда или до тех пор, пока автор не решит их изменить. При назначении ячейкам условного форматирования происходит вот что: внешний вид ячеек изменяется автоматически, но только при наступлении определенных автором таблицы условий. Измененный внешний вид сохраняется исключительно в течение времени, пока выполняются назначенные условия! Как только условия перестают выполняться, внешний вид ячеек становится таким, каким он был изначально. Изменение вида ячеек в зависимости от результатов выполнения заданных условий – это и есть условное форматирование!

Предлагаю перейти к рассмотрению примера, который более наглядно, нежели пространные определения, поможет раскрыть нашу тему.

Пример условного форматирования.

В качестве примера будем использовать файл с расчетной программой из статьи «Расчет усилия листогиба».

Работать с файлом-примером будем в программе MS Excel 2003. Аналогичного результата можно достичь, работая в программе OOo Calc из пакета Open Office. Условное форматирование в MS Excel 2007 имеет гораздо больше интересных и разнообразных возможностей. Мы их немного коснемся в конце статьи.

Наша основная задача – разобраться с понятием «условное форматирование» и усвоить, что дает пользователю применение этого инструмента.

В файле примера выполняется расчет усилия развиваемого листогибочным прессом при свободной гибке деталей из листового металлопроката в «V»-образной матрице. Расчет ведется по двум различным методикам, и результаты сравниваются в конце. В качестве результатов расчета представлена таблица, показывающая зависимость усилия гибки от угла.

Предположим, у нас имеется в наличии листогиб, развивающий максимальное усилие 100 тонн. С помощью условного форматирования ячеек мы сможем при расчетах акцентировать внимание пользователя программы на возникновении недопустимых перегрузок листогибочного пресса.

Применять условное форматирование будем только к результатам, полученным по формуле №1 для визуального сравнения с результатами формулы №2, которые форматировать не будем.

Формулировка условий:

1. Максимальное значение усилия гибки должно быть выделено жирным шрифтом белого цвета на оранжевом фоне.

2. Если усилие гибки превысит 80 тонн, ячейка должна стать залитой розовым цветом.

3. Если усилие гибки превысит 100 тонн, ячейка должна стать залитой красным цветом.

Назначение условий форматирования:

1. Становимся курсором мыши на ячейку G12 (активируем ячейку).

Читать еще:  Excel 2020 удалить пустые строки

2. В строке меню нажимаем «Формат» > «Условное форматирование…».

3. В выпавшем окне «Условное форматирование» назначаем условия, которые мы сформулировали чуть выше. На скриншоте ниже показан результат, который необходимо достичь! Я уверен, что затруднений ни у кого не должно возникнуть. Все интуитивно достаточно понятно!

Функция «НАИБОЛЬШИЙ($G$12:$P$12;1)» находит в указанном диапазоне G12:P12 максимальное значение. (Если в конце выражения в скобках поставить 2 вместо 1, функция найдет второе по величине значение в заданном массиве.)

4. Закрываем окно «Условное форматирование» нажатием на кнопку «ОК».

5. Для распространения форматирования на другие ячейки диапазона, копируем содержимое вместе с форматированием ячейки G12 в ячейки H12…P12. (Условное форматирование можно назначать так же, как и обычное, выделив необходимый диапазон ячеек или при помощи специальной вставки, выбрав для копирования только форматы.)

Результаты работы условного форматирования:

Сразу после окончания назначения условий мы можем видеть, что ячейка J12 окрасилась в оранжевый цвет, а шрифт стал жирным и белым. Именно в этой ячейке находится максимальное значение усилия листогиба.

Изменим длину сгибаемого листа в ячейке D3 с 1000 мм на 1700 мм. Заливка ячеек I12 и K12 стала розовой, усилие пресса превзошло 80 тонн! Программа цветом ячеек предупреждает: «Внимание. Осторожно. »

Увеличим еще длину сгибаемого листа в ячейке D3 с 1700 мм до 2140 мм. Заливка ячеек I12 и K12 автоматически тут же превратилась в красную, усилие пресса превысило 100 тонн! Программа, как бы, кричит пользователю: «Внимание. Недопустимая операция. »

Итоги.

В Excel 2003 возможности условного форматирования многими считаются весьма скудными по сегодняшним меркам, даже размер шрифта нельзя поменять. К ячейке можно применить всего три условия, причем приоритет первого будет выше второго и третьего. Однако основную идею условного форматирования этот простой набор возможностей успешно реализует. Абсолютно аналогичные возможности предоставляет программа OOo Calc при почти полной идентичности интерфейса.

В Excel 2007 все выглядит красивее, изящнее, разнообразнее, но суть остается той же! Кроме возможности создания своих правил, Excel 2007 предлагает пользователю целый ряд встроенных правил форматирования. В ячейках вместо заливки можно поместить маленькие гистограммы, оформленные цветовыми градиентами или применить цветовые шкалы с плавным переходом от одного цвета к другому, где конечные цвета – это соответственно максимальное и минимальное значения форматируемого диапазона. В ячейки с числовыми значениями могут быть добавлены различные значки – стрелки, «огни светофора», разноцветные флажки, столбчатые маленькие диаграммы и другие дополнительные визуальные эффекты. Правил-условий форматирования может быть не три, а сколь угодно много. Приоритет «верхних» правил над «нижними» сохранен так, как и в Excel 2003.

Выглядеть условное форматирование в Excel 2007 может, например, так, как на рисунке ниже этого текста, где показана таблица выпуска и реализации некой продукции в разные годы.

Иногда, разбираясь в возможностях различных программ, начинаешь понимать, как сделать то или иное действие, но не понимаешь, для чего этот результат может быть с пользой применен. В этой статье рассмотрен лишь один из десятков или даже сотен вариантов использования условного форматирования при работе с файлами Excel. Жизненные ситуации и опыт помогут вам постепенно лучше освоить и использовать эту одну из массы возможностей Excel! Уверен, что инструмент «Условное форматирование» станет вашим повседневным удобным и мощным помощником при анализе табличных данных!

Гайд по использованию условного форматирования в Excel

Что такое «Условное форматирование» и для чего оно нужно?

Очень часто, работая в таблицах MS Excel, мы сталкиваемся с большими объемами информации. Согласитесь, работа с данными становится гораздо проще и приятней, если эти данные выделены визуально. Не обязательно вчитываться в текст или цифры, достаточно бросить взгляд и глаз отделит нужные строки по цвету.

Но что самое важное, условное форматирование может в разы Вашу облегчить работу при использовании правил фильтрации, которые также очень популярны при работе с большими объемами данных.

Как создать правило? ​

Студенты сдают тест по теме «Рыночная экономика», оценка за тест ставится в формате зачет/незачет. При этом «зачет» ставится, если набрано не менее 80 баллов. Необходимо выделить оранжевым цветом строки со студентами, которые провалили тестирование.

Рассмотрим, какими правилами можно воспользоваться для решения данной задачи.

Правила выделения ячеек ​

При нажатии на иконку «Условное форматирование» мы видим выпадающий список, первым в нём находится раздел «Правила выделения ячеек». С помощью этих правил можно выделить числовые значения (больше, меньше, между, равно), текстовые (текст содержит) или даты. Также правило даёт возможности найти повторяющиеся значения (все значения, которые встречаются в указанном диапазоне больше одного раза, но это правило не будет выделять разные значения разными цветами).

В данном примере у нас есть числовое значение – количество баллов. Давайте выделим цветом те ячейки, где количество баллов не дотягивает до зачета.

Для этого выделяем диапазон значений, для которого будем применять правило, и выбираем «Правила выделения ячеек» – «Меньше».

После этого видим открывшееся окошко для ввода данных. Вводим количество баллов, необходимое для зачета – 80.

Теперь осталось выбрать формат.

Можно выбрать из предложенного списка, а можно нажать на «Пользовательский формат» и задать его самостоятельно. Для этого в открывшемся окне нужно поменять параметры, в нашем случае – выбрать оранжевую заливку. При необходимости здесь же можно изменить формат текста, шрифт (цвет, начертание и т.д.), границы (цвет, тип линии).

Нажимаем «Ок» и видим результат: ячейки, значение которых было меньше 80, выделены оранжевым цветом.

Ту же процедуру можно повторить и с текстовыми значениями, в нашем случае с отметками зачет/незачет. Для этого необходимо выделить новый диапазон, зайти снова в «Правила выделения ячеек» и «Текст содержит».

Читать еще:  Как заменить знак в excel

В открывшемся окошке вводим текст, который нам необходимо выделить – слово «незачет» и задаем нужный формат точно так же, как делали ранее.

В итоге мы имеем подсвеченные ячейки с нужной отметкой.

Так мы посмотрели наипростейшее применение правил условного форматирования, которые Вы сможете использовать без особых затруднений. Но давайте всё-таки вернёмся к исходному заданию. Нас просили выделить строки со студентами, не сдавшими тест, а нам пока удалось выделить только отдельные ячейки.

Для того, чтобы выделить строку целиком, зайдём в раздел «Управление правилами».

В открывшемся окне выберемся из выпадающего списка «Этот лист» (чтобы увидеть, какие правила у нас применены на листе, а не только к ячейке, на которой в данный момент стоит выделение), и нажмём кнопку «Создать правило».

Здесь мы также видим список правил, которые нам предлагается применить.

Форматировать все ячейки на основании их значений ​

Первое правило в списке – «Форматировать все ячейки на основании их значений». Здесь можно выбрать двухцветную или трехцветную шкалу, гистограмму или набор значков. В нашем случае в этом нет необходимости, но посмотрим для себя на будущее, как это будет выглядеть.

Двухцветная шкала – от минимального значения в выделенном диапазоне к максимальному. Цветовую схему шкалы при необходимости можно изменить.

Трехцветная шкала выглядит поинтересней, здесь можно указать разные цветовые решения для минимальных, промежуточных и максимальных значений.

Гистограмма тоже вполне наглядна. Берет максимальное значение диапазона за 100% и пропорционально заполняет ячейку цветом (цвет также можно изменить).

Наборы значков – тоже интересное решение. Рядом с текстом в ячейке появляется иконка (или вместо текста если поставить галочку в поле «Показать только значок»). Стили значков можно поменять, а также задать для них параметры (какой значок за какой интервал значений отвечает).

Главное не забывайте указывайте диапазон, для которого данное правило будет применяться (это касается любого правила).

И еще важный момент: если в дальнейшем Вы будете использовать правила фильтрации, то важно выбрать такие правила условного форматирования, которые облегчат Вам дальнейшую работу. Например, есть возможность поставить фильтр по цвету или по значку ячейки, но по гистограмме отфильтровать не получится.

Примечание: о том, как правильно и продуктивно работать с правилами фильтрации, читайте в нашей статье «Правила фильтрации в MS Excel».

Форматировать только ячейки, которые содержат

Здесь мы не будем подробно останавливаться, так как это те же самые правила для числовых, которые мы рассматривали вначале: больше, меньше, между, равно и т.д.

Форматировать только первые или последние значения ​

Это правило не так часто применяется, но если Вам нужно выделить, например, 5 ячеек с наивысшим результатом (значения, которые относятся к первым 5), или, наоборот, 10 ячеек с наименьшим результатом (значения, которые относятся к последним 10), то используйте его.

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего ​

Аналогично, выбираем нужный параметр: выше, ниже, равно или ниже и т.п. Среднее значение для диапазона правило определит само, нам нужно только задать необходимый формат (и не забыть про диапазон, к которому будет применяться условие).

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения ​

Это правило, как понятно из его названия, покажет либо все уникальные, либо все повторяющиеся значения в диапазоне на ваш выбор. Например, применим его к столбцу с количеством баллов и увидим, с каким результатом прошли тест более одного человека.

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек ​

Ну вот и добрались до последнего пункта в этом меню, и, на наш взгляд – самого универсального. С помощью этого правила мы и выполним условие поставленной задачи.

Нам необходимо выделить всех студентов, у которых стоит «незачет». Для этого пишем формулу: выбираем первую ячейку в столбце «Оценка», пишем «равно» и нужное значение, т.е. «незачет». Настраиваем нужный формат.

Примечание: Если ячейка имеет текстовый формат, но значение ячейки в формуле нужно писать в кавычках.

И обязательно выбираем диапазон. Для этого меняем в выпадающем списке «Текущий фрагмент» на «Этот лист» и выбираем диапазон для созданного правила в графе «Применяется к». В качестве диапазона выбираем строки таблицы целиком, от порядкового номера до оценки. Нажимаем «Применить».

Примечание: Знак $ закрепляет столбец или строку, в зависимости от того, перед буквой (столбец) или цифрой (строка) он стоит. Написание $D$5 показывает, что в формуле будет использоваться только конкретная ячейка.

Так как нам необходимо форматировать всю таблицу, т.е. использовать в формуле весь столбец D, перед строкой символ $ убираем (перед столбцом убирать не нужно). В итоге остается $D5.

Примечание: Сразу убирать этот знак не стоит, т.к. после применения правила диапазон сдвинется по строкам. Самое оптимальное – применить, потом убрать его, затем применить снова.

И теперь мы видим результат: оранжевым цветом выделены строки со студентами, у которых оценка за тест – незачет. Задача выполнена!

Как изменить или удалить правило? ​

На одном листе может применяться более одного правила на один и тот же, либо на разные диапазоны.

По кнопке «Изменить правило» откроется меню, в котором можно отредактировать формулу, изменить параметры форматирования и т.д.

Кнопка «Удалить правило» удалит то, на которым в данный момент стоит выделение.

Также правила можно менять местами, нажимая на стрелочки в этом же меню «вверх» или «вниз». Выполняются правила снизу-вверх, т.е. то, которое сверху, перекрывает нижние (выполняется последним).

Галочка «Остановить, если истина» означает, что при выполнении условия этого правила, другие правила к этим ячейкам применяться не будут.

Вы можете скачать файл с примером, который мы разобрали, и потренироваться на нем самостоятельно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector