Оптимизация excel для больших файлов

Работа с большими файлами Excel

Доброго времени суток. Имеется большой файл, сохранённый в «.xlsb», его размер 30Мб (вроде бы не так уж и велик), много страниц, формул и т.д.
При добавлении строки или (иногда) при сохранении пишет что недостаточно системных ресурсов (ОЗУ 3Гб), поискав нашёл пути решения этой проблемы — разбиение на несколько файлов (такой вариант не подходит) и добавление БД, по этой теме мне не удалось найти достаточно информации, т.к. Excel таблица в своём роде тоже БД и по запросу в google ничего толкового я не нашёл. Вопрос — как? и стоит ли игра свечь?

P.S.: Разного рода оптимизации существующего файла уже проводились. + Не исключено что есть другие пути решения проблемы.

Работа с файлами Excel
какой процедурой выплняется сборка информации с эксель файлов? Именуйте темы осмысленно.

VBA работа с файлами Excel
Здравствуйте! Вопрос в следующем: Как реализовать чтение и запись данных из другой книги? Т.е.

Работа с несколькими Файлами Excel
Привет всем. Задача такая, нужно заливать данные, вводимые в форме, в разные файлы Excel. Например.

Работа в Excel с текстовыми файлами
Подскажите пожалуйста как можно при нажатии на кнопку формы в excel запустить на распечатку.

Решение

Да, безусловно стоит. Excel не предназначен для работы с большими объемами информации.

В первую оченедь, вам надо организовать хранение уже имеющихся данных. Для начала вполне подойдет база Access, так как ее проще освоить, хотя по опыту работы с ним и с БД Oracle — особой разницы для Excel нет, он с обемими базами работает одинаково хорошо. При организации базы данных советую обратиться к т.н. «нормальным формам» (тут Гугл вам в помощь). В принципе, рано или поздно вы сами к этому придете, потому что иначе с базой данных очень тяжело работать. Но это произойдет через пару полных перекраиваний структуры с нуля, так что лучше учиться на чужих ошибках

Следующий шаг — настроить получение данных. В принипе, Access уже имеет табличное представление, формы и отчеты, хотя его функционал в этом плане, конечно, значительно хуже, чем у Excel. В любом случае, вам придется освоить язык запросов к базам данных SQL, потому что без него дальше никуда. Access умеет строить простые запросы в графическом виде, но как только вам потребуется что-то более сложное — придется все делать руками. Учтите, что SQL-редактор Access, настолько убог, что Блокнот по сравнению с ним просто межгалактический крейсер. Если у вас получиться ограничиться Access — просто замечательно. Если все-таки необходим Excel — придется настраивать обмен данных.

В Excel есть 2 встроенных способа получения данных из БД — это простая таблица и сводная таблица, связанные с определенным подключением. Первую можно создать с листа «Данные», вторую — с листа «Вставка». Сводная таблица — вещь во многих отношениях почти незаменимая, советую с ней познакомиться.

Ну и следующий шаг — передача данных из Excel в БД. Тут вам, скорее всего, понадобятся UserForms, функционал и внешний вид которых оставляют желать, но большинство задач с их помощью все-таки реализуема.

Здесь есть небольшой пример кода для работы с БД Access.

Почему тормозит Excel, 12 способов улучшить работу с файлами!

Добрый день уважаемый читатель!

Эту статью я хочу рассмотреть тему эффективности Excel и узнать почему тормозит Excel, а также предоставить 12 способов улучшить работу файлов Excel! Конечно, если вы используете небольшие таблицы или вам не интересно расширение границ использования Excel, тогда статья будет не интересна, а вот если всё наоборот, приступим….

Когда же возникает такие случаи, когда файлы Excel «тормозят» и их работоспособность стремится к малой величине. Возможно, присланный вам файл очень большой и тяжёлый и поэтому долго сохраняется или он маленький, но всё то же самое… Давайте выясним причины таких проблем и основные способы их победить.

Проблемы с «тормознутостью» MS Office это довольно распространённое явление в работе Excel. Проблемная работа Excel может возникать по многим причинам: излишнее условное форматирование, чрезмерное использование функций Excel, созданные из больших массивов данных сводные таблицы, дополнительные и ненужные строки и столбцы в таблицах, и многое другое.

А теперь перейдем от теории к действию и рассмотрим 12 способов, которые позволит вам, избавится от «тормозов» Excel и начать комфортно работать:

1. Уменьшаем размеры картинок

Самым первым способом уменьшения размера вашего файла, это поработать над картинками в нём. Но способ действителен, если изображения вы всё же использовали.

Когда вы добавляли картинку через меню на панели управления «Вставка» в блоке «Иллюстрации» нажимали «Рисунок», тогда в файл вшивался рисунок с полным объёмом. А вот теперь необходимо внести изменения, установите курсор на картинку, появится новая вкладка «Работа с рисунками» с под вкладкой «Формат». В блоке «Изменения» кликаете на кнопку «Сжать рисунки». В диалоговом окне «Сжатие рисунков» указываете подходящий вам вариант уменьшения размера и нажимаете «Ок». Не стоит забывать о том, что картинки могут скрываться и в примечаниях.

2. Заменим макросами большие формулы

В случаях, когда таблица большая, на десятки тысяч строк, и вмещает в себя много сложных формул, которые ссылаются на разнообразные книги и листы приводят к тому, что тормозит Excel. Для улучшения стоит применять созданные макрорекордерных макросов вместо написанных формул, так как они превратят формулы в скопированные как значения тексты, цифры и значения. Очень поможет в случаях множества действий с файлом, когда производится частое пересчитывание данных всего файла.

3. Убрать форматирование таблиц Excel

В случаях, когда к диапазону данных применено форматирование в виде специальной таблицы, а сами таблицы достигают большого размера, это может привести к значительным сложностям в работе Excel.

Определить как именно отформатированная таблица можно просто, установив курсор на абсолютно любую ячейку, появится дополнительная вкладка в панели управления «Работа с таблицами». Выбираете вкладку «Конструктор», ищете раздел «Сервис», нажимаете кнопку «Преобразовать в диапазон» и подтверждаете, что вам нужно преобразовать вашу таблицу в обычную.

4. Удаляем ненужные столбцы и строки

Это достаточно распространённая проблема при работе в Excel. При обыкновении пользователь случайно перемещается с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl + стрелка вправо или вниз, нажатых случайно, и переносится в конец листа, да так и сохраняет рабочую книгу, при этом значительно ее утяжеляет. Особенно это происходит, когда в конец книги добавляется случайный символ, знак или заливка.

Проверить такой вариант возможно по характерному признаку, это очень маленький ползунок.

5. Заменить формат рабочей книги на *.xlsb

В случаях, когда ваша работа связана с огромными таблицами и их размер достигает больших объёмов, то следует сохранять рабочие книги в формате *.xlsb. Это расширение хранится как двоичный формат, своеобразный специальный формат для создания и хранения ваших «баз данных» имеющих в основе электронные таблицы.

Когда сохранение будут произведены в этом формате, любой большой файл уменьшится сразу же в 2-3 раза, кстати, скорость вычислений также увеличится на несколько порядков, что будет вас радовать.

6. Убираем чрезмерное условное форматирование

Несмотря на всю полезность условного форматирования, его чрезмерное использование может и привести и к проблемам, ваша рабочая книга может подтормаживать. Это может произойти, даже без вашего ведома, просто в процессе работы вы копируете ячейки вместе с форматами и форматированием, а это не проходит бесследно, они накапливаются незаметно и тормозят работу файла.

Для удаления всего лишнего, для начала, выбираете необходимый диапазон, а можно и весь рабочий лист. Следующим шагом в панели управления, во вкладке «Главная» в разделе «Стили» выбираете пункт с выпадающим меню «Условное форматирование», дальше нужен пункт «Удалить правила» и выбираете нужный подпункт удаления.

7. Удаляем ненужные данных внутри структуры файла Excel

Я могу поспорить, что далеко не каждый пользователь знает, что файлы Excel представляют собой своеобразный архив и такая структура файла начала свою жизнь с 2007 выпуска. А это означает, что теперь файлы Excel можно открыть архиватором, таким как WinRar. А вот внутри файла и могут находиться файлы, которые, в некоторых случаях значительно тормозят Excel.

Для проведения процедуры по уменьшению размера, перестрахуйтесь, и сделайте резервное копирование вашего файла. Затем откройте файл с помощью контекстного меню, открываем файл, нажав на мышке правую кнопку и выбрав пункт «Открыть с помощью» и с доступных программ выбираете программу архиватор. Или, второй вариант, открываете архиватор и в меню «Файл» кликаете на пункт «Открыть внутри». Результатом любого из вариантов будет открытие файла Excel, как архива с файлами и папками.

В архиве, скорее всего в папке «xl», удалите папки «printerSettings» и «drawings». После всех мучений запускаем снова файл и на все системные возмущение соглашаемся кнопкой «Ок», файл восстановиться и запустится.

Обращаю ваше внимание, что если файл содержит рисованные объекты типа кнопок или фигур то удалять всю папку «drawings» не стоит, вместе с ней испарятся и фигурки. Достаточно в папке удалить vmlDrawing.vml который вмещает разнообразную информацию и может достигать больших размеров.

8. Неправильно настроенная печать на принтер

Когда вы не установили принтер по умолчанию и система не может определить настройки текущего принтера, необходимо чётко обозначить, куда будет происходить отправка на печать. Если принтер невозможно опознать, замените драйвер устройства.

Иногда случается так, что стирании настроек принтера из пункта 7, может привести к тому, что неправильные настройки принтера тормозят весь файл.

9. Сменить версию Excel на более позднюю

Ни что не стоит на месте, даже наша планета, так и Excel развивается, ведь совершенству нет предела. Меняется и развивается программный продукт, оптимизируется программный код, что позволяет, иногда значительно, повысить продуктивность работы с таблицами и расчёты формул, быстродействие может увеличиться до 20% в более новых версиях, например в 2016 относительно 2007.

Также частенько встречается ситуация когда Excel версии 2007 не может работать с текущим файлом, а вот в более поздних версиях никаких проблем нет и всё работает отлично.

Усовершенствуйте версию, переходите на более продуктивные продукты MS Office, желательно от 2013 версии и выше.

10. Сносим файл «Personal.*»

Основное назначения сего файла, это хранение информации о предыдущих работах в Excel. Он помогает записывать и запоминать макрос, хранить формат данных для ваших всех книг. Проще говоря он нужен для того что бы из раза в раз не делать те же самые действия по форматированию файла, а при первоначальном открытии все персональные настройки сохраняются в специальный файл и воспроизводятся при открытии.

Проблемы могут возникать, если начнет, тормозит файл персональных настроек. Для устранения проблемы, воспользуйтесь принципом, нет файла, нет проблем. Найдите С:. Application DataMicrosoftExcelXLSTART или С:. Microsoft OfficeOffice12 и где то в недрах этих папок ищете файл «Personal.*» и сносите его.

11. Производим оптимальную настройку сводных таблиц

Когда вы в сводной таблице ссылаетесь на огромные диапазоны от десятка тысяч строк, она начинает все результаты своих расчётов, которые становятся колоссальными, хранить в себе. И это становится причиной общего торможения при работе с файлом. Для устранения этой причины, установите курсор на таблице, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, потом выберите пункт «Параметры сводной таблицы» в диалоговом окне на вкладке «Данные» снимите галочку в пункте «Сохранять исходные данные вместе с файлом».

Этими действиями вы можете уменьшить файл практически в два раза.

12. Убираем ненужные объекты

Частенько когда вы переносите или копируете информацию из других рабочих файлов или сайтов, в структуре таблиц могут содержаться разнообразные скрытые объекты типа фигур, рисунков и прочее.

Для удаления таких ненужных объектов необходимо запустить макрос, кликните горячую комбинацию клавиш Alt + F11 для вызова редактора и вставьте код:

Оптимизация excel для больших файлов

Данный вопрос возникает периодически у многих и особенно на работе. Автор статьи решил написать некоторые рекомендации по уменьшению размера файла Microsoft Excel. Применив их Вы сможете понять – действительно ли Ваши данные настолько раздувают файл или же в файле имеется много лишнего.
Бывают ситуации, когда в файле всего один лист, данных на нем на 1000 строк и 20 столбцов. Никаких формул, только значения. Но размер файла непомерно велик – скажем 10 Мб и более. Это недопустимо. Или есть различные формулы, но Вы все равно считаете, что размер файла не соответствует тому, что должно бы быть по ощущениям. Следующие действия необходимо проделать на каждом листе книги:

1. Первое, что необходимо вспомнить – а не в общем ли доступе Ваш файл? Если в Общем, то есть вероятность, что Ваш файл раздувается именно из-за этого. Дело в том, что при установке общего доступа к файлу, по умолчанию ведется журнал изменений, в который записываются все действия, произведенные в книге за период, указанный в параметрах. Как избавиться или изменить период: Excel 2007-2010:вкладка Рецензирование – Доступ к книге;Excel 2003:Сервис – Доступ к книге. Переходим на вкладку Подробнее. Для начала активируйте пункт “Не хранить журнал изменений”. Сохраните файл. Затем установите кол-во дней, в течении которых хотите хранить журнал. По умолчанию – 30, но Вы можете сделать меньше, если файл сильно разбухает.
2. Перейдя на лист, нажмите Ctrl+End. Активируется последняя ячейка листа. Если она расположена ниже или правее последних данных таблицы(или просто данных) – то удалите все строки и столбцы после последних данных таблицы. Удалите полностью строки. Сделать это быстро можно так. Нажали Ctrl+End, попали на последнюю ячейку. Выделили эту строку, нажали Ctrl+Shift+стрелка Вверх. Выделились все строки вместе с последней строкой Ваших данных. Удерживая Shift жмете стрелку Вниз. Тоже самое и со столбцами.
3. Посмотрите лист на предмет форматирования. Необходимо избегать форматирования ЦЕЛИКОМ столбцов либо строк. Это приводит к раздуванию файла. Все форматирование, выходящее за границы таблицы необходимо убрать. А еще лучше – вообще избегать излишнего форматирования, особенно если книгой никто, кроме Вас не пользуется. Вместо Заливки ячеек – Белым цветом ставьте “Нет заливки”.Чтобы убрать все форматирование из ячеек: выделяете необходимый диапазон и: для Excel 2003:Правка – Очистить – Формат. В Excel 2007-2010:вкладка Главная – Очистить – Очистить форматы.
4. Удаляем объекты: В Excel 2003:меню Правка- Перейти – Выделить – Объекты. в Excel 2007-2010:вкладка Главная-Найти и выделить-Выделение группы ячеек-Объекты. Нажмите Delete. Все объекты на листе будут удалены. Правда есть небольшой шанс, что у Вас есть скрытые объекты. Тогда надо идти в редактор VBA(Alt+F11)-Ctrl+R. Отображаете окно свойств(F4). Находите в дереве слева объект ЭтаКнига(ThisWorkbook) и в нижнем окне свойств свойство – DisplayDrawingObjects и ставите там значение – -4104-xlDisplayShapes. После этого переходите опять на лист и повторяете операции по выделению и удалению объектов, описанные выше. Нахождение на листе объектов не означает, что Вы их видите. Как правило такие объекты попадают на лист в результате копирования из других файлов, содержащих объекты. Объекты в некоторых случаях переносятся с нулевой длиной и шириной. Как следствие – объект не видно, но файл увеличивается в размерах. И при каждом копировании он начинает увеличиваться в размерах в геометрической прогрессии. Мало того, файл начинает дико тормозить даже при выделении ячеек. Выделили ячейку, хотите выделить другую – файл задумался на пару секунд.
5. Еще в книге могут содержаться скрытые листы, на которых может содержаться ненужная Вам информация и с которыми можно проделать операции, описанные выше. Как их обнаружить можно узнать, прочитав эти статьи: Как сделать лист скрытым? Как сделать лист очень скрытым

После всех этих действий необходимо сохранить файл, чтобы изменения вступили в силу. Только после этого Вы сможете проверить – изменился размер файла или нет. Я бы советовал сохранять файл как копию, если не уверены, что удалили действительно ненужное. Ну вот, вроде, и все. Надеюсь данная статья помогла Вам.

От себя лично добавлю, что чаще всего встречаются 2 и 4 пункты. Таким образом был «вылечен» файл размером 35Мб. Теперь он имеет размер 1.8Мб.

Как ускорить работу в Excel в 3-5 раз

Как ускорить работу в Excel в 3-5 раз

Экономисты обычно около половины своего рабочего времени проводят в программе Excel. При этом многим из нас общение с программой доставляет не мало головной боли, т.к. выполнение рутинных операций отнимает кучу времени. Давайте поговорим о том, как работать быстрее в Excel.

Альтернативы Excel практически нет. Не удивительно, ведь Excel позволяет сделать практически всё. Он как пустой мольберт для художника. Ты садишься за него и начинаешь писать свою картину.

Мазок, ещё мазок. Проходит несколько часов и. Пару небольших табличек и график с стандартным оформлением. Грустно не так ли?

И у меня такое бывало. Работаешь, работаешь. Уже вымотался, а работа только начата. Что же с этим делать?

Выход есть! Правда далеко не все о нём знают и поэтому им приходится задерживаться на работе откладывать посиделки с друзьями, свидания с любимыми и просто выгорать на работе. Не знаю как вас, а меня это не устраивает и сегодня я расскажу вам свои секреты скоростной работы в Excel.

Интересно? Тогда поехали!

Совет по Excel номер РАЗ. Мышка

Первое что нужно сделать — выкинуть мышку!

Именно так вы всё верно прочитали. Чтобы работать быстрее в Excel нужно убрать мышку. ТОЛЬКО не спешите закрывать вкладку, сейчас всё станет понятно.

Я понимаю, что мышка вам очень дорога. Вы без неё жить не можете, но поверьте именно она вас и останавливает. Я не сошёл с ума просто знаю намного более удобный и быстрый способ перемещаться страницам Excel и попросту не использую этот замечательный гаджет.

Всё дело в горячих клавишах которые позволяют просто молниеносно переключаться между страницами, выделять, добавлять или удалять стройки/столбцы. В общем знание буквально 5-7 комбинаций ускоряет работу на порядок. Многие навигационные операции с помощью мыши делаются в 3-5, а то и 10 раз дольше.

Приведу пример. Чтобы добавить несколько строк в Excel есть три варианта:

1. Вариант 1. Взять мышь, навести её на соответствующий столбец или несколько столбцов в зависимости того сколько столбцов нужно вставить. Нажать правой кнопкой, в выпадающем окошке выбрать вставить.
2. Вариант 2. С помощью кнопок на вкладке Главная в группе ячейки. Опять же выделяем, идем на вкладку Главная. Щелкаем по соответствующим кнопкам для получения результата.
3. Вариант 3. Для выделения столбца нажать Ctrl + ‘Пробел’, для добавления столбца нажать Ctrl + ‘+’.

Вы можете сказать, что экономия не велика. Одним способом я сделаю за 15-20 секунд, другим за 3-5. И что я буду делать с освободившимися 12-15 секундами? И вообще сколько нужно выучить горячих клавиш чтобы почувствовать разницу?

Согласен! Время, сэкономленное одной горячей клавишей не велико, но вся наша работа в Excel — это монотонное повторение одних и тех же операций по сотне раз в разных последовательностях. Значит если условная экономия на одной операции предположим 10 секунд. При повторении одной операции 20-30 раз в день экономия от знания одной комбинации горячих клавиш — 3-5 минут. Значит знание 10 горячих клавиш экономит 30-50 минут времени. А вот это уже круто.

Совет по Excel номер ДВА. Горячие клавиши

Совет номер два вытекает из первого — учите горячие клавиши. Полезных горячих клавиш не так уж и много, поэтому выучив 10-20 сочетаний вы быстро почувствуете разницу в скорости работы.

«Хорошенький совет!» — возразите вы. — «И как их учить? Становиться на табуретку перед коллегами и рассказывать как стихи?»

Нет. Конечно же всё не так. попробуйте найти свой удобный для вас путь изучения горячих клавиш. Что для этого можно сделать?

Например, можно взять список горячих клавиш и выбрать 3-5 наиболее используемых функций. Попробовать отработать их, потренироваться как они работают. Привыкнуть нажимать их когда они нужны. Со временем пальцы сами лягут на клавиатуру так, чтобы быстро и удобно переключаться между листами. Выучили эти — переходите к следующим, а потом ещё и ещё.

Ну и конечно же вот вам список полезных быстрых и горячих клавиш:

Вычисления

• SHIFT+F3 Мастер Функций
• F4 Переключение между относительными и абсолютными ссылками при вводе формулы
• CTRL+

Переключение между отображением формул в ячейках и их результатов

Редактирование

• F2 Редактировать активную ячейку
• SHIFT+F2 Редактировать примечание к ячейке
• CTRL+Delete Удаляет текст от курсора до конца строки (при редактировании содержимого ячейки)
• CTRL+ALT+V Специальная вставка (после копирования)
• CTRL+ плюс Добавит выделенное кол-во строк или столбцов
• CTRL+минус Удалит выделенные строки или столбцы
• CTRL+D Заполняет вниз выделенный диапазон значениями/формулами из первой выделенной ячейки
• CTRL+R Заполняет вправо выделенный диапазон значениями/формулами из первой выделенной ячейки
• CTRL+H Диалог «Найти и заменить»
• SHIFT+F11 Вставить пустой лист
• CTRL+Z Отменить последнее действие
• CTRL+Y Повторить отмененное действие
• ALT+SHIFT+→ Сгруппировать выделенные строки/столбцы
• ALT+SHIFT+← Разгруппировать выделенные строки/столбцы

Форматирование

• CTRL+1 Диалог «Формат ячеек»
• CTRL+SHIFT+

Общий формат

Ввод данных

• CTRL+Enter Ввод сразу во все выделенные ячейки
• ALT+Enter Перенос строки внутри ячейки (при вводе)
• CTRL+SHIFT+4 Вставить текущую дату
• CTRL+SHIFT+; Вставить текущее время
• ALT+↓ Открыть выпадающий список (в пустой ячейке под столбцом с данными)

Навигация

• CTRL+Backspace Вернуться к активной ячейке (прокрутка)
• CTRL+PgUp/PgDown Переключение между листами
• CTRL+Tab Переключение между открытыми книгами
• CTRL+пробел Выделить весь столбец
• SHIFT+пробел Выделить всю строку
• ALT+; Выделить только видимые ячейки в диапазоне
• CTRL+A Выделить текущую область (до ближайших пустых строк и столбцов)
• CTRL+End Перейти к последней ячейке листа
• CTRL+SHIFT+End Выделить все до последней ячейки листа
• CTRL+стрелки Перейти до конца/начала строки/столбца
• CTRL+SHIFT+стрелки Выделить до конца/начала строки/столбца

Работа с файлами

• CTRL+N Создать новую пустую книгу
• CTRL+S Сохранить текущую книгу
• CTRL+O Открыть файл

Всякое разное

• CTRL+L Создание умной таблицы (с фильтрами, автоподстройкой размеров, дизайном, закреплением шапки и т.д.)
• CTRL+F2 Предварительный просмотр
• F4 Повтор последнего действия (любого, если вообще возможен)
• CTRL+K Вставить гиперссылку
• CTRL+F3 Диспетчер имен
• ALT+F8 Открыть диалоговое окно макросов

Горячие клавиши уж точно помогут вам рабоатать быстрее в Excel. Трениуртесь в их использовании и очень быстро скорость вашей работы существенно возрастёт. Но это ещё не всё!

У меня в запасе есть ещё несколько советов. Готовы? Поехали!

Совет по Excel номер ТРИ. Функции и их комбинации, которые обязатлеьно освоить

Может быть звучит и банально, но нужно знать функции, чтобы работать быстрее в Excel. Я уверен, что ты, мой дорогой читатель, прекрасно владеешь функционалом Excel и можешь сделать очень крутые отчеты и расчеты в Excel. Однако не исключено, что не все функции тебе подвластны, и есть к чему стремиться.

Также у каждой функции может быть множество особенностей использования. Так, например, заете ли вы что функция СУММ может сумировать значения из разных листов вашей книги и при этом не нужно выделять каждое из них по отдельности? Т.е.

=СУММ(Лист1!А1; Лист2!А1; Лист3!А1; Лист4!А1; Лист5!А1; Лист6!А1; Лист7!А1; . ЛистN!A1)

Формула будет выглядеть как

=СУММ(Лист1:ЛистN!А1)

Всё это к чему? Помимо богатого функционала Excel, который есть в его стандартных формулах, существует множество комбинаций, знание которых позволяет решать и не стандартные задачи. Так, у Excel совсем нет функции МИНЕСЛИ. Да, есть СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, а МИНЕСЛИ не сделали. Также МАКСЕСЛИ, МЕДИАНАЕСЛИ и т.п., но при этом всё это решается путем использования функций областей. Возможно вы видели, когда формула облачается в фигурные скобки.

Некоторые функции отлично работают только в связке. Это я сейчас говорю о ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Казалось бы, бестолковые функции по отдельности, но в паре дают отличный функционал.

В общем дамы и господа, рекомендую вам учить формулы и всякие трюки с этими формулами.

Что для этого нужно? Например, подписаться на нашу группу в Facebook и ждать выхода новых постов.

Также посмотрите список формул, на которые я рекомендую вам обратить внимание:

Как уменьшить размер файла Excel?

XLS таблицы могут весить несколько десятков мегабайт. Если для жесткого диска или даже самой небольшой флешки это не критично, то для скорости обработки самого файла – ощутимо. Более громоздкие файлы открываются медленнее, работать в них сложнее.

Предлагаем инструкцию, как можно уменьшить размер Excel-файла и ускорить работу с таблицами.

Уменьшить рабочую зону

Часто рабочая зона xls-файла не соответствует реальной. При открытии программа обрабатывает кучу пустых ячеек, которые не нужны для работы. Соответственно увеличивается и размер файла, и скорость работы в нем.

Откройте таблицу и нажмите клавиши Ctrl+End. Программа переместит вас на крайнюю строку, которую она считает рабочей. Сравните, где реально заканчивается ваша таблица и номер крайней ячейки.

Например, у вас таблица реально заканчивалась на 667 строке, а после нажатия клавиш Ctrl+End нас переместили на 1971 строку. Выходит, что 1304 строки нам не нужны, но программа считает их рабочими – и обрабатывает при открытии.

Нам нужно удалить лишние строки и ячейки. Кликаем на первую пустую ячейку под таблицей, нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+Shift и стрелку вниз. Так выделятся все пустые строки. Забавно, что у нас выделилось более 60 тысяч строк, а не до 1971.

Кликаем правой кнопкой мышки на выделенную область и нажимаем «Удалить». Пользуйтесь только таким способом удаления, не нажимайте клавишу Del. Потому что с клавишей Delete удаляется только содержимое таблицы, но не сама таблица.

После этого появится сообщение, где мы выбираем «Строку» и нажимаем ОК.

Размер файла должен уменьшиться, и время на его обработку тоже сократится.

Лишнее форматирование

Сделайте таблицу с минимальным форматированием. Если специфика работы не требует выделения ячеек другим цветом и другой наглядности, откажитесь от этого. Даже выделение текста жирным шрифтом или курсивом – уже на несколько десятых килобайт утяжеляет таблицу.

То же касается, если таблица с картинками. Удалите лишние изображения.

Сжатие изображений

Но если все-таки нельзя удалить картинку или фото из документа, ее можно сжать. Выделяем изображение и кликаем на вкладку «Формат». Здесь нам нужно выбрать пункт «Сжать рисунки».

Выставляем настройки так, как показано на скриншоте, и нажимаем «ОК».

Качество изображение почти не изменилось, но его размер сократился. Так можно проделать и с другими картинками в таблице.

Удаление ссылок

Внутренние и внешние ссылки таблицы утяжеляют файл. Избавьтесь по возможности от них. Но делать это нужно осторожно: если ссылки в таблице динамические и будут изменяться со временем, удалять такое содержимое нельзя. Если же таблица содержит статические данные, которые не будут изменяться, удалите ссылки (замените их на статические).

Выделяем область ссылок. Копируем их клавишами Ctrl+C, а затем кликаем правой кнопкой мышки по выделенной области. Выбираем в параметрах вставках пункт «Значение» (обозначено на скриншоте).

Сохраняем файл в другом формате

Формат XLS – несколько устаревший, потому что сейчас новые версии Excel используют сжатый формат XLSX (по аналогии с вордом – docx). Чтобы сохранить файл в другом формате, кликните вверху таблицы контекстное меню «Файл» и нажмите «Сохранить как».

Сохраните файл на компьютер, выбрав тип файла «Книга Excel». Таблица сохранится в новом расширении xlsx и будет весить меньше. Для сравнения: наш файл xls весил чуть больше 200 Кб, а новый xlsx более чем в два раза меньше – 78 Кб.

Сжатие файлов онлайн

Можно воспользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают сжать эксель файл. Один из таких – Wecompress (https://www.wecompress.com/ru/). Заходим на главную страницу и выбираем файл, нажав на плюсик.

Дождитесь окончания сжатия. Чем больше размер файла, тем дольше это займет времени.

В нашем случае сервис вообще не нашел элементов, которые можно сжать, о чем мы увидели сообщение.

Попробуем взять таблицу с изображением, чтобы посмотреть, как качественно работает сервис.

Мы загрузили файл размером 856 Кб, а вышло в итоге 356 Кб. Сервис быстро удалил ровно 500 Кб лишнего объема.

Кстати, можно установить расширение Wecompress для браузера Google Chrome.

Итоги

Итак, сжать таблицу Excel можно с помощью 6 способов:

• удалить лишнее форматирование;
• удалить пустые строки и ячейки;
• убрать ссылки или сделать их статичными;
• сжать изображения внутри таблицы;
• изменить разрешение файла на xlsx;
• воспользоваться онлайн-сервисом и сжать файл.

Воспользуйтесь одним из способов, чтобы уменьшить объем excel файла и ускорить работу с таблицами.

Читайте еще много полезных статей о программе Excel: