Light-electric.com

IT Журнал
40 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оптимизация работы с электронной почтой

7 простых советов повышения эффективности при работе с почтой

Как часто вам приходят письма на электронную почту? Каждый день вы пытаетесь разгрести гору поступающей информации, отвлекаетесь на уведомления во время работы, но меньше непрочитанных сообщений не становится. Этот снежный ком увеличивается день ото дня и вместе с ним растет раздражительность, нервозность от страха пропустить важную информацию и как следствие — снижается ваша продуктивность.

В этой статье я хочу поделиться с вами конкретными советами повышения эффективности при работе с электронной почтой, расскажу о том, как сохранять контроль над информацией, поступающей к вам.

Итак, 7 простых советов для повышений вашей продуктивности при работе с электронной почтой.

1. Проверка электронной почты по расписанию

Уверенна, что почти каждый из нас проверяет свою электронную почту чаще, чем это требуется на самом деле. Мы находимся в плену мифа о том, что необходимо всегда быть на связи и реагировать на поступающую информацию мгновенно. Более того, многие из нас отмечают в таком поведении человека такие качества, как оперативность и эффективность. Однако, как известно, прерывания в работе ведут к снижению внимания и стрессу.

Поэтому первый совет для эффективной работы с электронными сообщениями — проверка почты по расписанию.

Большинству людей достаточно проверять свой ящик 2 раза в день. В зависимости от специфики вашей работы, рода деятельности возможны варианты с разной частотой проверки электронного ящика.

Главное четко определиться, сколько раз в день и в какое время, вы хотите проверять почту и четко следовать этому расписанию.

Я проверяю свою почту 2 раза в день: в начале и в конце рабочего дня.

2. Правило «пустого Inbox»

Основная идея этого правила заключается в том, что Inbox или, другими словами, папка «Входящие» вашего электронного ящика должна оставаться пустой после каждой сессии обработки электронной почты.

Папка «Входящие» предназначена только для временного хранения непрочитанных сообщений. При каждой проверке почты вам необходимо принять решение, что нужно делать с каждым поступившим сообщением.

Подробнее о процессе обработки почты читайте далее в совете 4.

3. Правило «2 минут»

Это правило очень простое: если ответ на сообщение займет меньше 2 минут, то отвечайте на это письмо сразу же.

Правило «2 минут» при работе с электронной почтой заимствовано из методики GTD Дэвида Аллена, применяемая при управлении задачами. Об этом можно прочитать тут.

Ценность этого правила заключается в том, что оно способствует существенному приросту производительности: времени уходит на работу с таким типом сообщений не на много больше, чем ежели мы отложим работу с данным письмом на потом, перекладывая его из папки в папку, затрачивая время на его повторное открытие и чтение.

Вообще, правило «2 минут» — условное, это может быть и 3 минуты и 5. Главное уметь отличать те сообщения, ответ по которым лучше не откладывать, ибо в последствии они займут у нас гораздо больше времени и энергии.

4. Обработка входящих писем по алгоритму GTD

Основная наша цель при обработке почты — свести к нулю количество писем в папке «Входящие». Обратите внимание «обработать» — не значит «прочитать». Обработка почты заключается в том, чтобы принять решение, что необходимо сделать с каждым сообщением.

Для начала создадим в электронном ящике три папки:

Папка «Подготовить ответ» предназначена для писем, ответ на которые требует более 2 минут.
Папка «Ожидающие» — для писем, ответ на которые вы ожидаете от других.
Папка «Архив» — для прочитанных писем, доступ к которым вам может потребоваться в будущем.

Теперь обработка папки входящих писем сводится к быстрому просмотру каждого письма и принятию решения о том, что следует с ним делать в соответствии с диаграммой.

Процесс обработки электронных сообщений также позаимствован из системы GTD.

Как видно из диаграммы, в процессе обработки сообщений применяется и правило пустого инбокса (совет 2), и правило 2 минут (совет 3).

При обработке почты используем следующие правила:

  • письма просматриваем по-порядку;
  • открытое письмо не оставляем в папке входящих, а перемещаем в соответствии с диаграммой;
  • письма просматриваем бегло, не более 30 секунд

Когда папка входящих писем опустеет, то можно переходить к более внимательной работе с письмами, содержащимися в папке «Подготовить ответ» и «Ожидающие».

Работа с папкой «Ожидающие»

  • Просматривайте письма не реже 1-2 раз в неделю.
  • Если вам не поступил ответ на ваше письмо в течение 24-48 часов и более, можно подготовить напоминание.
  • Если вы получили ответ на свое письмо, то письмо удаляем из папки «Ожидающие» и направляем его в папку «Архив».

Работа с папкой «Подготовить ответ»

  • Письмо, содержащееся в этой папке, требует от нас конкретных действий, поэтому желательно их превратить в задачи или проекты для выполнения.
  • Для этого каждое письмо из папки «Подготовить ответ» прочитываем внимательно и определяем конкретные действия или задачи, исходя из информации, содержащейся в письме.
  • Затем помещаем сформулированные задачи в ваш ежедневник, органайзер, планировщик или простой список дел.
  • После выполнения поставленной задачи, письмо перемещаем в папку Архив.

5. Настройка фильтров электронного ящика

Если вы ежедневно получаете большое количество писем, то советую использовать ресурсы почтового клиента.

Фильтры предназначены для автоматической обработки почтовых сообщений. Существует возможность создания большого разнообразия фильтров, которые существенно облегчат процесс обработки почты.

Ниже предложена программа минимум создания фильтров для автоматической обработки почты.

Применяйте фильтры для:

  • писем, которые не являются спамом, но вы их не читаете и удаляете вручную (оповещения соцсетей, интернет-магазинов и пр). Помечайте их прочитанными и перемещайте в корзину.
  • письма, которые не являются срочными, важными и прочитать их можно в любое удобное время (рассылки, которые вы читает ///от рассылок, которые вы не читаете отписываетесь). Помечайте прочитанными и перемещайте в папку «Для просмотра» (предварительно создав ее в электронном ящике).

Предложенные фильтры значительно уменьшат поток писем в папке «Входящие», сократят время на обработку почту, и тоже время сохраняет интересную для вас информацию, ознакомиться с которой можно в удобное время.

6. Обработка почты с разных адресов в одном аккаунте

Если у вас несколько электронных ящиков, то процесс обработки почты занимает значительное время. Возможно оптимизировать затраченные усилия и время на обработку каждого электронного ящика путем настойки одного из ваших почтовых аккаунтов на сбор почты с других электронных адресов.

7. Электронный ящик — средство связи, а не список дел

Часто письма, требующие от вас конкретных действий, остаются в вашем ящике как напоминание о том, что необходимо сделать.

Такие действия постепенно формируют у нас предпочтение использовать почту в качестве таск-менеджера и хранить все задачи в почте, не взирая на то, что почтовые клиенты мало приспособлены для этого. Это приводит к тому, что задачи, которые необходимо выполнить, смешиваются с другими письмами, тем самым размывая фокус на делах. К тому же, информация в письме не всегда содержит действия или задачу, что приводит к перечитыванию сообщения и повторному принятию решения о том, что необходимо с ним сделать.

Поэтому не используйте почтовые клиенты как списки дел, а вносите задачу из письма в свой календарь, бумажный ежедневник, to-do лист в виде простого бумажного листа или текстового документа, электронный органайзер.

Совмещайте процесс обработки почты с постановкой задач. Обрабатывая почту, заносите информацию с писем в свой список дел. Затем перемещайте обработанное сообщение в архив.

Читать еще:  Программы для оптимизации android

Таким образом, вы освобождаете папку «Входящие», задачу фиксируете в своей планировщике и оставляете письмо в архиве, сохраняя доступ к нему на случай необходимости.

Вот такие простые советы по работе с электронной почтой, применяемые на практике, значительно повысят вашу продуктивность, освободят от перегруза и помогут установить контроль за информационным потоком.

Безусловно, потребуется затратить определенные усилия для тренировки предложенных навыков по работе с почтой и будет возникать соблазн вернуться на круги своя, потонуть в пучине писем.

Не дайте возможности старым привычкам повлиять на вашу продуктивность! Дисциплинируйте себя и все получится!

Не откладывай реализацию прочитанного сейчас на потом.

Начни применять эти советы уже сегодня и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Оптимизация работы с электронной почтой

от Игорь · 17 января 2015

Все мы ежедневно используем электронную почту. Кто-то работает напрямую в браузере, а кто-то предпочитает использовать почтовые клиенты, которые позволяют более удобно использовать большое количество аккаунтов для продуктивной и оперативной обработки электронной почты.

Оптимизировать работу с электронной почтой и повысить производительность труда не так сложно, как кажется.

Стоит понять и начать воплощать в жизнь несколько правил, которые, несмотря на простоту и очевидность, помогут сэкономить много времени.

Отключите любые уведомления о новых письмах

На первый взгляд может показаться, что почтовый клиент должен сразу сообщать вам, как только в электронном ящике появился новое письмо. Но, лучше отключить любые сообщения, и согласно правила 2-2-2, взять себе за привычку проверять электронную почту в определенное время каждые 2 часа. Как правило, срочные проблемы и вопросы решаются по телефону, а большинство писем, которые поступают на электронную почту, не требуют мгновенного ответа. Поэтому, не стоит лишний раз отвлекаться от важной работы или деловых переговоров.

Включите автоматический спам-фильтр

Хитрые спамерские роботы пытаются всеми возможными способами увеличить свою базу электронных ящиков. Попав в эту базу, вы гарантированно будете получать ежедневно несколько рекламных писем.

Многие сайты, без вашего ведома, могут отправлять вам электронные письма со списком новостей. Рабочий день слишком короткий, чтобы собственноручно открывать каждое письмо и проверять его содержимое. Большинство почтовых серверов имеют функцию «Антиспам», которая довольно качественно выполняет эту работу автоматически.

Сортируйте все письма

Настройте для вашей электронной почты папки и метки, и сортируйте свои письма. Для каждого рабочего проекта заведите отдельную папку. После прочтения, сразу же перемещайте письмо в папку, а если оно вам не нужно, то удаляйте. Это значительно упростит поиск нужного письма в будущем.

Можно использовать общую папку для входящих сообщений в виде списка задач к выполнению, если письмо не требует от вас никаких действий — сразу перемещаете его в тематическую папку; если в письме просят выполнить определенную работу, то сортируете его, только после того, как сделали все, что было нужно.

Таким образом, вы всегда будете видеть на какие письма вы еще не успели отреагировать.

СС (Carbon Copy)

Ваш адрес в СС означает, что письмо адресовано не вам, а вас добавили только для ознакомления с темой переписки. Такие письма, можете перечитывать значительно реже, чем те, которые адресованы лично вам. Если вы пишете кому-то письмо, то чтобы заставить работника серьезнее относиться ко всему, что вы написали, добавьте в поле CC его непосредственного начальника.

Подпись под письмом

Создайте шаблон подписи и добавляйте его в каждое письмо. Здесь можно указать свою должность, номера контактных телефонов, адрес офисного помещения, веб — сайт компании. Эта информация облегчит коммуникацию с адресатом.

Автоответчик

Если вы в отпуске или длительное время не сможете проверять электронную почту и отвечать на письма, то настройте автоответчик. В нем укажите ваше отсутствие и контакты работника, который отвечает за ваши дела.

Наверно самый удобный способ работы с электронной почтой — это использование мобильных телефонов, планшетов и ноутбуков. Но кроме почты, также существуют удобные мобильные приложения для ведения бизнеса и организации учета. Сейчас вы имеете возможность сделать авансовый отчет онлайн, используя специальное мобильное приложение, которое можете запустить на своем смартфоне или планшете в удобное для вас время.

6 советов по эффективной работе с почтой

Электронная почта является одним из самых лучших средств коммуникации и, пожалуй, единственным, которым пользуются все пользователи без исключения. Вы можете любить или не любить мессенджеры, использовать Skype или чат Facebook, но адрес электронной почты у вас имеется наверняка.

Каждый день мы получаем в свой почтовый ящик не только сообщения от друзей и коллег, но и десятки рекламных писем, уведомлений, просто спам. Чтобы не утонуть в огромном количестве входящих сообщений, очень важно выработать и применять навыки эффективной работы с электронной почтой.


Copyright Shutterstock

Запланируйте время проверки почты

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во входящих все равно не уменьшается, то попробуйте более жестко распланировать время проверки своего почтового ящика. Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме интересную ссылку, переходим на сайт, оттуда на другой… а через полчаса вспоминаем и возращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определенное ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно, в зависимости от объемов своей корреспонденции. Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут. Самое главное — старайтесь строго придерживаться установленного для себя графика и не отвлекаться ни на что постороннее. Сознание того, что ваше время ограниченно, неминуемо приведет к увеличению эффективности обработки почтовых поступлений.

Каждое письмо означает действие

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, — каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы открыли письмо, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во Входящих. Вы должны либо сразу же ответить на письмо, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре — в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку Входящие. При соблюдении этого простого правила ваша папка входящих рано или поздно очистится.


Copyright Shutterstock

Фильтры и ярлыки

Если вы ежедневно получаете большое число писем, то их разбор требует от вас большого количества времени и усилий. Почему бы вам не использовать для этого ресурсы почтовой службы, тем более, что в большинстве сервисов эта возможность присутствует и отлично реализована?

Речь идет о настройке фильтров для автоматической обработки почты. Вместо того, чтобы вручную кликать по каждому сообщению, а каждый ваш клик — это тоже время и усилия, просто один раз настройте нужные фильтры. Например, все сообщения с адресов ваших родственников автоматически попадают в папку Семья и отмечаются маркером как важные. Все пресс-релизы уходят в отдельную папку минуя папку Входящие, а уведомления от социальных сетей сразу летят в Корзину.

Таким образом, вы можете распределить сообщения по основным темам и подготовиться соответствующим образом к их обработке. У вас не будет больше ситуации, когда ваш мозг при разборе почты переключается с домашних дел на служебные вопросы, а потом сразу же на развлекательные рассылки, и потом обратно.

Читать еще:  Скачать программу для оптимизации пк

Вариантов создания различных фильтров существует огромное количество и я уверен, что один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени. Кроме этого, с помощью присвоенных ярлыков или распределения по папкам, вы легко сможете найти нужные письма в архиве (вы ведь помните, что папка Входящие у нас совершенно пуста?).

Пользуйтесь поиском

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во Входящих, потому что им кажется, что при архивировании они больше никогда их больше не найдут. Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нем гораздо легче ориентироваться. Но не забывайте еще про строку поиска. Например, в Gmail система поиска писем настолько совершенна (кто бы сомневался!), что найти любое письмо не составит никакого труда.

Используйте отметки

Во многих почтовых службах имеется функция пометки сообщений специальными маркерами (в Gmail это звезды). С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания и поместить их в отдельную папку. В Gmail вы можете сами выбрать набор отметок и довольно гибко ими пользоваться. Таким образом, одного взгляда на содержимое вашего почтового ящика будет достаточно, чтобы выделить письма по степени их важности.

Используйте клавиатурные сокращения

Использование горячих клавиш может настолько ускорить обработку корреспонденции, что стоит потратить несколько часов для их изучения. Но перед этим загляните в настройки (в Gmail это Настройки — Общие — Быстрые клавиши) и убедитесь, что они включены. После этого достаточно просто нажать на клавиатуре знак вопроса и перед вами появится подсказка со всеми горячими клавишами Gmail.

Электронная почта является отличным средством коммуникации, но это не значит, что вы должны уделять этому процессу половину своей жизни. Максимальная автоматизация всех процессов, быстрые ответы или переадресация сообщений, планирование своего времени вместе с другими советами из этой статьи позволят вам довольно быстро справляться с любым количеством писем и сохранить больше времени для более приятной деятельности.

6 советов по эффективной работе с электронной почтой

Электронная почта остается одним из основных инструментов деловой (и не только) коммуникации в цифровую эпоху. И, поскольку работа с ней может занимать значительную часть трудового дня, очень важно организовать ее эффективно. Как это сделать? Воспользуйтесь следующими универсальными советами, отшлифуйте их под свои задачи и экономьте время, повышая свою продуктивность.

Изучите функционал

Большинство современных почтовиков имеют достаточно гибкие и детальные настройки, позволяющие выйти за рамки привычной отправки/получения писем. Если точнее – помогают сделать использование намного удобнее и значительно расширить функционал. Например, в настройках Gmail есть возможность включить горячие клавиши, что упрощает работу и сохраняет время. Но многими они не применяются, зачастую по незнанию. Поэтому оптимизацию работы с электронной почтой стоит начинать именно со знакомства с функционалом сервиса.

Режим и частота работы

Создайте индивидуальный режим работы с почтой и следуйте ему. Лучше это делать с утра (а также перед завершением трудового дня), но начинать стоит не с проверки писем, а с выполнения какого-то приоритетного задания или «проглатывать лягушку». Время на чтение и отправку e-mail нужно ограничить и стараться придерживаться этих рамок. После завершения – закрывайте клиент и не возвращайтесь к нему, проверяя новые входящие. Работая с почтой, занимайтесь только ею, не отвлекайтесь на другие задачи. Также помните, что серфинг по ссылкам из e-mail легко может превратить процесс обработки в ловушку времени. Поэтому часто рекомендуют при работе с почтой использовать специальные почтовые клиенты (например, Outlook).

Используйте разные почты

Лучше иметь несколько электронных ящиков для разных целей. Используйте несколько адресов для рабочей и личной переписки, для регистрации на сайтах и подписок на рассылки интересующих вас материалов. Это правильно с точки зрения цифровой безопасности и станет первичным фильтром писем, который позволит при работе сосредоточиться именно на нужной корреспонденции.

Что при этом также важно – обрабатывать почту с разных адресов можно в одном сервисе, не переключаясь между разными почтовиками. К примеру, в Gmail есть возможность настроить переадресацию с других почтовых ящиков. Присвойте им соответствующие ярлыки и обрабатывайте в выделенное для каждого время.

Оптимизируйте работу с почтой

Вот конкретные шаги:

  1. Фильтруйте письма, создавая разные папки. Разбивайте входящие на папки в зависимости от целей и задач, которые стоят перед вами, а также от требуемых действий. Обрабатывайте сразу те письма, ответ на которые займет у вас не больше пары минут. Заведите специальную папку для писем, ответить на которые необходимо позже и выработайте график работы с ней.
  2. Используйте шаблоны. Подпись с контактными данными можно настроить функционалом самого почтового ящика. Если вы рассылаете много однотипных сообщений – напишите для них шаблоны и просто копируйте их в будущем. Также существуют программы, позволяющие создавать и в дальнейшей работе на компьютере использовать сниппеты – специальные сокращения и аббревиатуры, вводя которые, вы получаете ранее присвоенный им текст. Они также способствуют экономии времени и повышают удобство.
  3. Отмечайте важные письма соответствующими маркерами. Это упростит навигацию и сделает работу более структурированной.
  4. Применяйте правило 5 предложений. Отвечая и составляя письма, будьте предельно кратки и ясны. Если это возможно – старайтесь уложиться в 5 предложений.
  5. Используйте горячие клавиши. Возвращаемся к пункту номер 1. С помощью клавиатурных сокращений нет нужды отвлекаться на управление с помощью мыши. Запомните их и в глобальной перспективе вы сэкономите значительное количество времени.
  6. Удаляйте и архивируйте. Большинство пользователей электронной почты после прочтения письма оставляют его во входящих. Но для тех, кто работает с огромным количеством входящей корреспонденции, такой подход будет не совсем эффективным. Лучше пользоваться правилом «1 e-mail = 1 действие». Оно значит, что после прочтения письма вы должны соответствующим образом на него отреагировать – ответить и архивировать, удалить, переместить в подходящую папку и ответить позже и т.п.
  7. Пользуйтесь поиском. Почтовые сервисы имеют отличный встроенный поиск, благодаря которому, вы легко можете найти интересующее вас письмо по таким критериям как отправитель, тема, содержание, маркировка, прикрепленные файлы. Это значительно проще, чем вручную искать необходимый e-mail.
  8. Не используйте мобильные версии и уведомления. Без надобности не устанавливайте оповещения и приложения почтовых сервисов на свой смартфон. Не стоит лишний раз отвлекаться, если работа с почтой для вас не является одним из основных инструментов, не носит массовый характер и не требует мгновенной реакции. Да и печатать с телефонной клавиатуры менее удобно.

Используйте органайзеры

Обрабатывая почту, держите наготове еженедельник/Google Календарь/To-Do List или любое другое подобное ПО и заносите информацию с писем в них. Таким образом лучше обрабатывать корреспонденцию с постановкой задач, а также содержащую информацию о встречах и мероприятиях. В итоге вы ничего не забудете, в нужное время получите уведомление и, кроме того, избавите себя от необходимости возвращаться к повторному чтению.

Выработайте с коллегами правила работы с электронной почтой

При переписке избегайте ненужной бюрократический возни. Если у вас есть вопрос, а человек, которому он адресован, находится в соседнем кабинете – зайдите и уточните ответ лично. Или позвоните. В целом – лучше всегда определять круг вопросов, решение которых требует отправки почты. В остальных случаях лучше не злоупотреблять возможностью, особенно в незначительных делах. Это позволит сэкономить время и усилия и вам, и тем, с кем вы работаете.

Читать еще:  Оптимизатор для ноутбука

Отзывы и комментарии

Дополняйте статью своими рекомендациями в комментариях. Продуктивной вам работы!

Как повысить эффективность работы с электронной почтой в 2 раза?

Когда Вы принимаете нового сотрудника в компанию, важно ознакомить его не только с рабочими обязанностями, но и с теми подходами, которые помогут ему выполнять cвои обязанности максимально эффективно. В этой статье мы обсудим, как помочь сотрудникам наладить эффективную работу с электронной почтой. Почему это важно?

Электронная почта — это один из наиболее распространённых пожирателей рабочего времени. В результате аудита рабочего времени, часто оказывается, что сотрудники тратят на разбор почты почти 2 часа в день. Завалы непрочитанных писем приводят к нарушениям сроков выполнения задач.

Улучшение работы с почтой можно разделить на два блока:

1. Знание и использование функций своего почтового ящика.

Это означает, что в первую очередь, персонал должен изучить возможности электронной почты и начать ими пользоваться. Вот главное, что надо знать, работая с email:

Как распределить информацию по папкам.

В электронном ящике есть ряд стандартных папок, например, таких как: “работа”, “счета”, “важные”, “личные” и др. Важно настроить свои папки. Рекомендации:

  • создать папки, куда будут попадать письма руководителя (проверять их в первую очередь);
  • от подрядчика (легко найти историю переписки);
  • с предложениями, прайс-листами (эти письма не требуют срочного ответа, при необходимости в будущем можно вернуться к предложению);
  • и другие папки.

Как использовать маркировку писем

Все почтовые сервисы используют разные способы дифференциации почты. Одни предоставляют возможность отмечать важные письма флажками, звездочками или другими значками. В некоторых, сообщениям присваиваются цветовые категории в зависимости от того, к какому ярлыку они будут прикреплены.

Визуальная сортировка входящей электронной почты также значительно упрощают работу с email и поиск нужной информации.

Как быстро искать нужные сообщения

Почтовые службы предлагают большие возможности расширенного поиска сообщений с помощью операторов расширенного поиска.

Операторы – это слова и символы запроса, которые помогают искать сообщения по разным критериям: отправителю, теме, ярлыку, письма с прикреплёнными файлами.

2.Правильное распределение времени на работу с электронной почтой

Лео Бабаута, автор нескольких книг по тайм-менеджменту и ведущий популярного блога об управлении временем, поделился своими 10-ю привычками для эффективной работы с электронной почтой.

Реже заглядывать в почту

Не держать окно почты открытым целый день. Лео Бабаута говорит: «Я пришёл к мысли, что если в моем ящике накопится 20-30 писем, то мир не рухнет, в то же время, именно такое количество мне несложно будет быстро обработать. Внимание! Я говорю «обработать», а не «прочитать».

Я открываю папку «Входящие», чтобы раскидать сообщения по другим папкам, а не для того, чтобы прочитать их и оставить тут же.

Раскидать по папкам

Я открываю почту и начинаю быстро принимать решения: удалить или архивировать, прочесть и ответить сразу (если это займет не более 2 минут) или архивировать, отправить быстрый ответ и затем архивировать, добавить в мой список дел, чтобы заняться этим позже (пометить звездочкой и затем архивировать).

В любом случае, во входящих НИЧЕГО не должно остаться.

Немедленно добавить всё в календарь

Если в письме мне приходит какая-то дата, о которой я должен помнить, я сразу заношу её в календарь. Личная встреча или разговор по Скайпу, тренировка или что-то, о чём я должен вспомнить только через неделю — всё немедленно отправляется в календарь. Сейчас это моя самая лучшая привычка, она доведена до автоматизма, и благодаря ей, я крайне редко про что-то забываю.

Писать короткие письма

Мой ответ на письмо составляет обычно 1-3 предложения. Редко когда я пишу письма длиннее 5 предложений. И для того должна быть веская причина.

Если мне действительно нужно написать много, я лучше сделаю это в Google Docs и предоставлю доступ нужному человеку. Короткое письмо означает быстрый ответ от получателя, ведь человеку не придётся пробираться сквозь дебри вашего красноречия, чтобы уловить и усвоить ключевую информацию.

Быстро добавлять задачи в todo-лист

Некоторые используют инбокс в качестве списка дел, но он мало приспособлен для этого, и вот почему:

  1. Дела, которые нужно выполнить, смешиваются с другими письмами, и потом их сложно выловить из общей массы.
  2. Повествование в письме не всегда содержит конкретное руководство к действию, но на основании письма вы можете поставить себе задачу. Когда вы соберетесь её выполнить, вам снова придётся перечитывать письмо, чтобы вспомнить, какую конкретную задачу поставили вы себе после его прочтения.
  3. Каждый раз, когда вы заглядываете в почту, чтобы выловить очередное дело, вы натыкаетесь на новые сообщения, которые привлекают ваше внимание и отвлекают от основных дел, сбивая рабочий ритм.

Простой и удобный todo-лист — это обычный текстовый документ, куда вы можете добавлять задачи из писем буквально в пару кликов. Да и во время работы такой лист будет более эффективным инструментом, ведь вам не придётся всё время заглядывать в инбокс.

Хранить во входящих только непрочитанные сообщения

Это фишка для продвинутых пользователей. Я хакнул мой Gmail-ящик таким образом, что в нём теперь не могут храниться прочитанные сообщения.

Это означает, что если я открыл письмо и не кинул его в любую другую папку, то оно просто исчезнет.

Это мотивирует меня принять решение о том, как поступить с этим письмом, немедленно, или я просто его потеряю. Благодаря этой специфической настройке, в моем инбоксе не копятся открытые сообщения, которые постепенно становятся мусором.

Отложить для прочтения

Частенько мне присылают ссылки на статьи. Их я тут же отправляют в закладки, чтобы почитать позже. Вот почему я стараюсь тратить меньше времени на почту, ведь у меня так много интересного для чтения, кроме неё.

Беспощадно фильтровать

Когда в моём ящике появляется письмо, которое я не хотел бы видеть, я расправляюсь с ним немедленно. Не ленюсь отписаться от рассылки или установить фильтр на данного отправителя. И это значительно сокращает поток входящих писем.

Я безжалостен в отношении писем, которые засоряют мой инбокс, и правило это применяю даже в отношение людей, которые слишком меня беспокоят.

Закрыть почту по окончании обработки писем

Разобрали сообщения — закройте почту и не открывайте несколько часов до того момента, пока там снова не накопится достаточное количество писем.

Завести для себя некоторые привычки для эффективной работы с почтой — это очень правильно. Вы сразу заметите, насколько спокойней вы стали выполнять более важные дела, избавившись от навязчивой проверки почты каждые 10 минут. Ваша голова освободится для свежих мыслей, как только ваш инбокс освободится от лишних писем.

Просмотреть статью Лео Бабауты в источнике можно по ссылке.

Чтобы эти советы не забылись, составьте кототкий чек-лист по работе с электронной почтой. Как составить эффективный чек лист мы писали в нашей прошлой статье.

Знание возможностей инструмента и тренировка навыков эффективной работы с почтой сделает работу значительно более эффективной.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector