Light-electric.com

IT Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оптимизировать файл excel

Почему тормозит Excel? Как уменьшить размер файла Excel? Решения проблемы.

Всем привет!

Сегодня расскажу о проблемах самого популярного табличного офисного редактора Microsoft Excel, и как с этим бороться…

Бывает так, что файл книги Microsoft Excel содержащий несколько листов по 1000 строк, с простыми формулами и без связанных таблиц начинает весить непомерно много — 100 или даже 200 мегабайт, при этом открывается файл очень долго, иногда бывает даже сохраняться отказывается. Что делать в этом случае? Давайте разбираться.

Большой размер файла Micosoft Excel причина зависаний и торможений.

В этой статье я хочу предложить несколько вариантов борьбы с «тяжелыми» файлами Microsoft Excel, которыми пользуюсь сам. Так же, в комментариях с удовольствием почитаю ваши варианты борьбы с тормозами и оптимизацией размера .xls и .xlsx файлов.

Первое. Пустые ячейки с данными.

Такая ситуация может возникнуть в следствии копирования. Это так же может произойти, если данные в документ excel вставляются листами или столбцами/строками из файлов, созданных в ИНФИН, 1С, SAP и других подобных ERP-системах. Объясняется это тем, что они генерируют в файл «пустые» ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. Со временем файл становится очень объемным, так как забивается этими невидимыми глазу данными.
Для автоматического удаления этих пустых ячеек есть отличный макрос, который вычистит все пустые ячейки автоматически, после чего торможение при работе с файлом, а так же его размер сильно сократится:

Отработав, через какое-то время он очистит пустые ячейки, после чего можно сохранить документ и, как говориться, почувствовать разницу!

Второе. Очищаем неиспользуемый диапазон листа.

Если в вашей книге Excel есть таблица с данными, допустим 10 на 10, но это не значит что остальные ячейки листа пустые (особенно часто это происходит при копировании данных). Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Поправить ситуацию достаточно просто, для этого нужно:

    1. Выделяем первую пустую строку под вашей таблицей;
    2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз (после этого должны выделится все пустые строки до конца листа в книге);

    Поиск пустых строк в Microsoft Excel. Нашлось более 65000 пустых строк на листе.

  1. Удалите их, через меню ленты: Главная – Удалить – Удалить строки с листа (или горячей клавишей Ctrl+знак минус);
  2. Те же операции по удалению проделываем и со столбцами.
  3. Если ваша книга Excel содержит один лист, то пропускаем этот пункт и переходим к пункту 6, если у вас в книге много листов, то вышеприведенные операции нужно повторить на каждом листе, при этом, при нажатии комбинации клавиш Ctrl+End активная ячейка перемещается не на последнюю ячейку с заполненными данными, а в пустую ячейку, которая может быть ниже или правее.
  4. Сохраняем наш очищенный xlsx-файл. Теперь самое время проверить размер файла:

    Наш 111-мегабайтный файл Excel после очистки от пустых строк превратился в 1,23 Мб.

Как видите, достаточно несложные манипуляции могут помочь оптимизировать файлы Microsoft Excel, главное найти правильный подход.

Третье. Пересохраняем файл.

Бывает и так, что скрипт приведенный выше не панацея, и после того как он отработал размер файла не уменьшился. Переходим к варианту 2: попробуйте сохранить файл в бинарном формате Excel. Смотрите, что получилось у меня, на примере все того же 111-мегабайтного файла:

Сохраняем файл в бинарный формат .xlsb.

После сохранения наш файл сильно похудел и уменьшился в размере, при том что мы не проводили никаких дополнительных чисток:

«Похудевший» 111-мегабайтный файл Excel после сохранения в бинарный формат .xlsb.

Как видно из скриншота, наш файл стал занимать объем в почти в 22 раза меньший, просто при смене формата с .xlsx в xlsb. Открываться он стал быстрей, при этом мы не потеряли функционал файла, формулы, стили и оформление — все это сталось на месте.

Послесловие

Про Формат файла. Еще раз. Со всей внимательностью отнеситесь к формату файла. Если у вашего Excel-документа формат файла .xls, не поленитесь пересохранить его в новый формат .xlsx. И сейчас я кратко объясню почему это необходимо сделать:

Дело в том, что формат *.xls давно и безвозвратно устарел, Microsoft перетягивает поддержку этого формата от версии к версии лишь для устранения проблем совместимости со старыми документами.

Начиная с версии Excel 2007 компания-разработчик Microsoft ввела новые, современные форматы файлов.

Формат .xlsx — это структурированный, по сути заархивированный xml-файл, который при том же объеме данных способен быть в среднем 6 раз меньше устаревшего .xls.

Формат .xlsm используется для макросов.

Формат .xlsb — бинарный формат, который в 2 раза более компактен но уже по сравнению с .xlsx.

Если на работе или дома вы увидели, что коллеги или родные работают со старым форматом Excel-документов порекомендуйте им пересохранить их в новый, современный формат. Старый – это архаизм.

Заключение

На данный момент я рассказал вам о 3-х вариантах оптимизации и очистки .xls и .xlsx файлов от мусора, который увеличивает объем документа и приводит к торможению. Какой метод лучше и каким пользоваться? — В итоге решать вам.

Подписывайтесь на обновления! Всем удачи и добра!

Как уменьшить размер файла и ускорить его

Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам — возможно один или несколько из них укоротят вашего «переростка» до вменяемых размеров и разгонят его «тормоза» 🙂

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется.

Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.

Лечится это, тем не менее, достаточно легко:

  1. Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
  2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
  3. Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows) .
  4. Повторите то же самое со столбцами.
  5. Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а «в пустоту» ниже и/или правее.
  6. Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)

Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов — XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)

Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и — ваши файлы:

  • XLSX — по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
  • XLSM — то же самое, но с поддержкой макросов.
  • XLSB — двоичный формат, т.е. по сути — что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато размер — минимален.

Вывод: всегда и везде, где можно, переходите от старого формата XLS (возможно, доставшегося вам «по наследству» от предыдущих сотрудников) к новым форматам.

Проблема 3. Избыточное форматирование

Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.

Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить — Очистить форматы (Clear — Clear Formats) на вкладке Главная (Home) :

Особенно «загружают» файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств — кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting) :

Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.

Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик — Надстройки COM (Developer — COM Addins) .

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:

  1. нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
  2. найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View — Project Explorer)
  3. удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши — Remove — дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением — No):

Также код может содержаться в модулях листов — проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов — все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.

Проблема 5. Именованные диапазоны

Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas) :

Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) — они вам точно не пригодятся.

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format) :

Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane) .

Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) — вкладка Данные (Data) — снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):


Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:

В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную — на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard) :

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование — Доступ к книге (Review — Share Workbook) , то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.

Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:

Проблема 9. Много мусорных стилей

Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку «Слишком много форматов ячеек». Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home — Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо — и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.

Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.

Проблема 10. Много примечаний

Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке ГлавнаяОчистить — Очистить примечания (Home — Clear — Clear Comments) .

Почему тормозит Excel, 12 способов улучшить работу с файлами!

Добрый день уважаемый читатель!

Эту статью я хочу рассмотреть тему эффективности Excel и узнать почему тормозит Excel, а также предоставить 12 способов улучшить работу файлов Excel! Конечно, если вы используете небольшие таблицы или вам не интересно расширение границ использования Excel, тогда статья будет не интересна, а вот если всё наоборот, приступим….

Когда же возникает такие случаи, когда файлы Excel «тормозят» и их работоспособность стремится к малой величине. Возможно, присланный вам файл очень большой и тяжёлый и поэтому долго сохраняется или он маленький, но всё то же самое… Давайте выясним причины таких проблем и основные способы их победить.

Проблемы с «тормознутостью» MS Office это довольно распространённое явление в работе Excel. Проблемная работа Excel может возникать по многим причинам: излишнее условное форматирование, чрезмерное использование функций Excel, созданные из больших массивов данных сводные таблицы, дополнительные и ненужные строки и столбцы в таблицах, и многое другое.

А теперь перейдем от теории к действию и рассмотрим 12 способов, которые позволит вам, избавится от «тормозов» Excel и начать комфортно работать:

1. Уменьшаем размеры картинок

Самым первым способом уменьшения размера вашего файла, это поработать над картинками в нём. Но способ действителен, если изображения вы всё же использовали.

Когда вы добавляли картинку через меню на панели управления «Вставка» в блоке «Иллюстрации» нажимали «Рисунок», тогда в файл вшивался рисунок с полным объёмом. А вот теперь необходимо внести изменения, установите курсор на картинку, появится новая вкладка «Работа с рисунками» с под вкладкой «Формат». В блоке «Изменения» кликаете на кнопку «Сжать рисунки». В диалоговом окне «Сжатие рисунков» указываете подходящий вам вариант уменьшения размера и нажимаете «Ок». Не стоит забывать о том, что картинки могут скрываться и в примечаниях.

2. Заменим макросами большие формулы

В случаях, когда таблица большая, на десятки тысяч строк, и вмещает в себя много сложных формул, которые ссылаются на разнообразные книги и листы приводят к тому, что тормозит Excel. Для улучшения стоит применять созданные макрорекордерных макросов вместо написанных формул, так как они превратят формулы в скопированные как значения тексты, цифры и значения. Очень поможет в случаях множества действий с файлом, когда производится частое пересчитывание данных всего файла.

3. Убрать форматирование таблиц Excel

В случаях, когда к диапазону данных применено форматирование в виде специальной таблицы, а сами таблицы достигают большого размера, это может привести к значительным сложностям в работе Excel.

Определить как именно отформатированная таблица можно просто, установив курсор на абсолютно любую ячейку, появится дополнительная вкладка в панели управления «Работа с таблицами». Выбираете вкладку «Конструктор», ищете раздел «Сервис», нажимаете кнопку «Преобразовать в диапазон» и подтверждаете, что вам нужно преобразовать вашу таблицу в обычную.

4. Удаляем ненужные столбцы и строки

Это достаточно распространённая проблема при работе в Excel. При обыкновении пользователь случайно перемещается с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl + стрелка вправо или вниз, нажатых случайно, и переносится в конец листа, да так и сохраняет рабочую книгу, при этом значительно ее утяжеляет. Особенно это происходит, когда в конец книги добавляется случайный символ, знак или заливка.

Проверить такой вариант возможно по характерному признаку, это очень маленький ползунок.

5. Заменить формат рабочей книги на *.xlsb

В случаях, когда ваша работа связана с огромными таблицами и их размер достигает больших объёмов, то следует сохранять рабочие книги в формате *.xlsb. Это расширение хранится как двоичный формат, своеобразный специальный формат для создания и хранения ваших «баз данных» имеющих в основе электронные таблицы.

Когда сохранение будут произведены в этом формате, любой большой файл уменьшится сразу же в 2-3 раза, кстати, скорость вычислений также увеличится на несколько порядков, что будет вас радовать.

6. Убираем чрезмерное условное форматирование

Несмотря на всю полезность условного форматирования, его чрезмерное использование может и привести и к проблемам, ваша рабочая книга может подтормаживать. Это может произойти, даже без вашего ведома, просто в процессе работы вы копируете ячейки вместе с форматами и форматированием, а это не проходит бесследно, они накапливаются незаметно и тормозят работу файла.

Для удаления всего лишнего, для начала, выбираете необходимый диапазон, а можно и весь рабочий лист. Следующим шагом в панели управления, во вкладке «Главная» в разделе «Стили» выбираете пункт с выпадающим меню «Условное форматирование», дальше нужен пункт «Удалить правила» и выбираете нужный подпункт удаления.

7. Удаляем ненужные данных внутри структуры файла Excel

Я могу поспорить, что далеко не каждый пользователь знает, что файлы Excel представляют собой своеобразный архив и такая структура файла начала свою жизнь с 2007 выпуска. А это означает, что теперь файлы Excel можно открыть архиватором, таким как WinRar. А вот внутри файла и могут находиться файлы, которые, в некоторых случаях значительно тормозят Excel.

Для проведения процедуры по уменьшению размера, перестрахуйтесь, и сделайте резервное копирование вашего файла. Затем откройте файл с помощью контекстного меню, открываем файл, нажав на мышке правую кнопку и выбрав пункт «Открыть с помощью» и с доступных программ выбираете программу архиватор. Или, второй вариант, открываете архиватор и в меню «Файл» кликаете на пункт «Открыть внутри». Результатом любого из вариантов будет открытие файла Excel, как архива с файлами и папками.

В архиве, скорее всего в папке «xl», удалите папки «printerSettings» и «drawings». После всех мучений запускаем снова файл и на все системные возмущение соглашаемся кнопкой «Ок», файл восстановиться и запустится.

Обращаю ваше внимание, что если файл содержит рисованные объекты типа кнопок или фигур то удалять всю папку «drawings» не стоит, вместе с ней испарятся и фигурки. Достаточно в папке удалить vmlDrawing.vml который вмещает разнообразную информацию и может достигать больших размеров.

8. Неправильно настроенная печать на принтер

Когда вы не установили принтер по умолчанию и система не может определить настройки текущего принтера, необходимо чётко обозначить, куда будет происходить отправка на печать. Если принтер невозможно опознать, замените драйвер устройства.

Иногда случается так, что стирании настроек принтера из пункта 7, может привести к тому, что неправильные настройки принтера тормозят весь файл.

9. Сменить версию Excel на более позднюю

Ни что не стоит на месте, даже наша планета, так и Excel развивается, ведь совершенству нет предела. Меняется и развивается программный продукт, оптимизируется программный код, что позволяет, иногда значительно, повысить продуктивность работы с таблицами и расчёты формул, быстродействие может увеличиться до 20% в более новых версиях, например в 2016 относительно 2007.

Также частенько встречается ситуация когда Excel версии 2007 не может работать с текущим файлом, а вот в более поздних версиях никаких проблем нет и всё работает отлично.

Усовершенствуйте версию, переходите на более продуктивные продукты MS Office, желательно от 2013 версии и выше.

10. Сносим файл «Personal.*»

Основное назначения сего файла, это хранение информации о предыдущих работах в Excel. Он помогает записывать и запоминать макрос, хранить формат данных для ваших всех книг. Проще говоря он нужен для того что бы из раза в раз не делать те же самые действия по форматированию файла, а при первоначальном открытии все персональные настройки сохраняются в специальный файл и воспроизводятся при открытии.

Проблемы могут возникать, если начнет, тормозит файл персональных настроек. Для устранения проблемы, воспользуйтесь принципом, нет файла, нет проблем. Найдите С:. Application DataMicrosoftExcelXLSTART или С:. Microsoft OfficeOffice12 и где то в недрах этих папок ищете файл «Personal.*» и сносите его.

11. Производим оптимальную настройку сводных таблиц

Когда вы в сводной таблице ссылаетесь на огромные диапазоны от десятка тысяч строк, она начинает все результаты своих расчётов, которые становятся колоссальными, хранить в себе. И это становится причиной общего торможения при работе с файлом. Для устранения этой причины, установите курсор на таблице, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, потом выберите пункт «Параметры сводной таблицы» в диалоговом окне на вкладке «Данные» снимите галочку в пункте «Сохранять исходные данные вместе с файлом».

Этими действиями вы можете уменьшить файл практически в два раза.

12. Убираем ненужные объекты

Частенько когда вы переносите или копируете информацию из других рабочих файлов или сайтов, в структуре таблиц могут содержаться разнообразные скрытые объекты типа фигур, рисунков и прочее.

Для удаления таких ненужных объектов необходимо запустить макрос, кликните горячую комбинацию клавиш Alt + F11 для вызова редактора и вставьте код:

Оптимизация работы в Excel

Предлагаю услуги:
Создание отчетов в Excel.
Оптимизация работы с Excel.
Построение графиков в Excel.
Формирование бюджетов (план/факт БДР).
Расчет себестоимости.
Взаимодействие Excel c 1C.
Составление тех.задания для программиста для обработка информации в 1С.

Рекомендации предоставлю по запросу.

Т.к. вы неавторизованы на сайте. Войти.

Т.к. тема является архивной.

Девять малоизвестных фишек для бизнеса в Excel

Excel — не самая дружелюбная программа на свете. Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. Используя советы Excel-гуру, можно научиться сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов.

1. Супертайный лист

Допустим, Вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом — кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на > (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку. Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:
— Нажмите ALT+F11.
— Слева у Вас появится вытянутое окно.
— В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.
— В нижней части в самом конце списка найдите свойство Visible и сделайте его xlSheetVeryHidden. Теперь об этом листе никто, кроме Вас, не узнает.

2. Запрет на изменения задним числом

Перед нами таблица с незаполненными полями > и >. Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?
— Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт >.
— Нажмите на кнопку >. Появится таблица.
— В выпадающем списке > выбираем >.
— В графе > пишем =А2=СЕГОДНЯ().
— Убираем галочку с >.
— Нажимаем кнопку >. Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись.
— Также можно запретить изменять цифры в столбце >. Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.

3. Запрет на ввод дублей

Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор. В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.
— Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.
— Во вкладке > нажимаем кнопку >.
— Во вкладке > из выпадающего списка > выбираем вариант >.
— В графе > вбиваем =СЧЁТ ЕСЛИ($A$1:$A$10;A1) > и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты.
— Нажимаем >.

4. Выборочное суммирование

Перед Вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у Вас разные товары на определённые суммы. Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у Вас крабового мяса (Boston Crab Meat).
— В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.
— В ячейку G5 — название продукта Boston Crab Meat.
— Встаёте на ячейку G7, где у Вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу <=СУММ((С3:С21=G4)*( B3_B21=G5)*D3:D21)>. Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.
— Сначала вводим <=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.
— Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.
— Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.
— Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.
— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

5. Сводная таблица

У Вас есть таблица, где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер. Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, Вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов. Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы. Чтобы создать такую таблицу, Вам нужно:
— Во вкладке > нажать кнопку >.
— В появившемся окне нажать >.
— Появится окошко, в котором Вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие Вас данные.

Чтобы посчитать общую сумму заказа, можно поступить как обычно: добавить столбец, в котором нужно перемножить цену и количество, а потом посчитать сумму по этому столбцу. Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.
— Выделяем ячейку C7.
— Вводим =СУММ(.
— Выделяем диапазон B2:B5.
— Вводим звёздочку, которая в Excel ? — знак умножения.
— Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).
— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

7. Сравнение прайсов

Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у Вас есть два прайса, и Вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года. Часть товаров в них не совпадает — вот как узнать, что это за товары.
— Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса.
— Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.
— В меню выбираем > — > — >.
— В появившемся окне отмечаем три вещи:
а) скопировать результат в другое место;
б) поместить результат в диапазон — выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4;
в) поставьте галочку на >.
— Нажимаем кнопку > и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей.
— Удаляем первоначальный список товаров.
— Добавляем колонки для загрузки значений прайса за 4 и 11 мая и колонку сравнения.
— Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу.
— Осталось автоматически загрузить в колонки > и > значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР( искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр).
— > — это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию.
— > — это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа.
— > — это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них.
— Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой Вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована — пишете ЛОЖЬ.
— Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).
— В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том, и в другом прайсе. Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.

8. Оценка инвестиций

В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день. В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 >).
— Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3.
— В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.
— В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).
— В ячейке C6 тот же результат получен через формулу <=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))>.

9. Сравнение инвестиционных предложений

В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее. Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах. С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).
— В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 — учётная ставка, 12 — число месяцев в году, A8:A12 — столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 — необходимая сумма вложений.
— По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвест-проекта.
— Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.

Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее

Каждый, кто часто имеет дело с Excel и созданными в нем документами, рано или поздно сталкивается с проблемой медленной работы файла. «Файл тормозит, что делать?»

Такой вопрос часто можно увидеть на форумах, тематических сайтах или просто в списке запросов поисковика. Чаще всего подобная проблема сопровождается гипертрофированными размерами книги Excel. Из этой статьи вы узнаете несколько самых действенных способов уменьшения размера файла и ускорения его работы.

1. Уменьшаем размер используемого диапазона листа

Наиболее часто проблема увеличения размера книги и ее торможения бывает связана с разросшимся используемым диапазоном листа. Это тот диапазон, который Excel запоминает и с которым каждый раз работает. Если вы используете на листе всего несколько ячеек, но когда то у вас там была таблица в 1000 строк, то даже после ее удаления Excel будет обрабатывать все эти строки, тем самым замедляя работу файла.

Чтобы проверить, есть ли на листе лишние пустые столбцы и строки нужно нажать сочетание клавиш «Ctrl+End» . Вы попадете в последнюю ячейку, которую использует программа. Если она явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы стоит удалить. Для этого в столбце А встаем в ячейку ниже последней нужной нам строки и нажимаем «Ctrl+Shift+End» .

Выделятся все лишние строки. Удаляем их. То же самое повторяем для столбцов. Если их много – файл может зависнуть. В таком случае проще использовать небольшой макрос. Нажмите Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (как ее активировать — показывали здесь ), вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда код макроса:

For Each Sht In ActiveWorkbook.Worksheets

Чтобы запустить его — на той же вкладке (1) нажмите кнопку «Макросы» (2), выберите в списке «УдалениеЛишнихЯчеек» (3) и нажмите кнопку «Выполнить» (4).

После проделывания всех операций обязательно сохраняем книгу.

2. Пересохраняем файл в другом формате

Если кто-то еще пользуется файлами в старом формате XLS, но уже сидит на более новом ПО (Excel 2007 и новее), то есть смысл пересохранить файл в один из новых форматов: XLSX, XLSM, XLSB. Они более современные, лучше оптимизированы, весят меньше и работают быстрее. Самый компактный из них – XSLB. При сохранении в этом формате размер файла существенно уменьшится (даже если пересохранить в него «новый» XLSX).

3. Удаляем лишние объекты из книги

Часто при копировании в файл данных из сторонних программ (например, 1С) вместе с ними копируются лишние объекты (фигуры, картинки и прочее), которые не всегда можно сразу заметить на листе. Чтобы проверить, есть ли в файле лишние объекты, нужно найти на ленте команду «Найти и выделить» (1) и выбрать «Область выделения» (2). Откроется список объектов листа (3).

Удалить все объекты можно выделив их и нажав клавишу Delete . Чтобы выделить все объекты снова используем команду «Найти и выделить» (1), выбираем пункт «Выделить группу ячеек» (2) и в открывшемся окне выбираем «Объекты» (3).

Если объектов много, то имеет смысл удалять их простым макросом. Код — ниже. Его нужно запустить поочередно на каждом листе.

For each shp in ActiveSheet.Shapes

4. Уменьшаем размер сводных таблиц

Если в вашем файле есть сводные таблицы, то имеет смысл отключить хранение данных для них вместе с файлом. Это потребует обновления таблицы каждый раз при открытии книги, но уменьшит размер файла.

Для отключения этой опции выберите нужную сводную таблицу, перейдите в ее Параметры (правая кнопка мыши — Параметры сводной таблицы) и на вкладке Данные (1) снимите галочку с пункта «Сохранять исходные данные вместе с файлом» (2).

5. Заменяем формулы на значения

Если в файле содержится очень много формул, то нужно постараться везде, где это возможно, заменить их на значения. Постоянный пересчет сильно замедляет работу файла. И хоть его можно отключить (как — смотри здесь ), рекомендуем избавляться ото всех лишних формул на листах.

6. Удаляем лишнее форматирование

Красивые документы нравятся всем, но чем более пёстрый лист у Вас получился, тем медленнее будет работать файл. А условное форматирование сказывается на быстродействии еще больше, так как основано на формулах и постоянно пересчитывается. Рекомендуем удалять все лишние форматы, оставляя только то, что действительно нужно (как очистить форматы — смотри здесь ). Минимализм сейчас в моде.

Чтобы удалить лишние правила условного форматирования выбираем на вкладке «Главная» инструмент «Условное форматирование», кнопка «Управление правилами». В открывшемся диспетчере выбираем весь лист (1), выделяем лишнее правило (2) и удаляем его (3). Повторяем, пока не удалим всё лишнее.

И помните — никогда не используйте формат целиком для всего столбца или строки!

7. Удаляем лишние имена

Именованные диапазоны используют далеко не все, но обнаружить их в своем файле может каждый (например, они могли попасть туда при импорте или копировании данных). Весь список можно увидеть в диспетчере имен («Формулы» — «Диспетчер имен»). Там же можно и удалить все ненужные имена.

Иногда в книге могут оказаться скрытые имена. Для их удаления придется воспользоваться небольшим макросом.

For Each Nm In ActiveWorkbook.Names

If Nm.Visible = 0 Then

Заключение

Предложенные выше способы помогают решить подавляющее большинство «решаемых» проблем с быстродействием и размером книги. Однако, помните — если ваш рабочий файл содержит множество сводных таблиц, сложных формул, связи с другими документами, диаграммы и условные форматы — то вполне может быть, что и после всех проделанных операций он будет работать медленно и весить много. Это естественно, так как вычислительные способности компьютеров и самого Excel не безграничны. В таких случаях стоит задуматься о том, чтобы оптимизировать саму логику работы файла, подумать над перестраиванием всей модели вычислений. Если такая необходимость возникла, но самостоятельно решение придумать не удалось — можете обращаться к нам.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram :

Читать еще:  Оптимизирующие программы для компьютера
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector